Archivado Office 365

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¿Cómo podemos archivar en Office 365?

Dependiendo de la licencia de Office 365 (ver tabla) , generalmente tenemos 50 Gb de tamaño de buzón de correo. Pero tenemos una opción de archivado con otros 50 gb.

El motivo de este post es ¡como podemos configurar esto!

Primer paso: Activar el archivado buzón usuario

Para empezar, tenemos que activar el archivado en el buzón del usuario, para ello vamos al panel administrador de Exchange y se activa el Archivado local sobre el usuario.

Veremos lo siguiente:

Con esto simplemente hemos configurado que el usuario tenga accesible una nueva carpeta de archivado.

En el Outlook, veremos lo siguiente:

Lo bueno que tiene este archivado, es que es totalmente accesible desde Owa.

Segundo paso: Traspasar o configurar

Una vez realizada esta tarea podemos o bien traspasar a este archivo manualmente los correos o bien podremos configurar una directiva para trasladar los correos a esta carpeta de archivado.

Creación de una directiva para el archivado automático.

Nos vamos a Centro de Administración Exchange:

Creamos una nueva regla (en el ejemplo una de archivado de todo lo más antiguo de 3 años)

Los nombres de la etiqueta de retención se muestran a los usuarios en Microsoft Outlook y Outlook en la web con el período de retención

Luego nos vamos al usuario que queremos aplicarle la directiva y :

Con esto ya está configurado la directiva y en los próximas horas se irá realizando automáticamente el archivado.

Inconvenientes

Al realizar esta configuración hay que pensar que nos archiva los elementos más antiguos de hace 3 años, uno de los elementos que también hace es el de notas.

Lo tendremos que tener en cuenta si el usuario las utiliza.

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