Así trabajo: mi caja de herramientas

Hay una pregunta que siempre sale en mis cursos: ¿cuál es la herramienta que tu utilizas?

Como buen consultor, siempre explico a mis alumnos que esta pregunta no tiene sentido.

Primero, porque es mejor fijarte en la creación de hábitos en lugar de buscar la mejor herramienta. La otra razón es que cada persona es diferente: tiene otros conocimientos, otras preferencias, otros dispositivos, otras responsabilidades, otro trabajo y otras necesidades. Yo elijo mis herramientas con mucho cuidado, basándome en mis propias necesidades y preferencias.

“No te aconsejo dejar tus herramientas actuales y utilizar las mismas que yo uso.”

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Al final de esta explicación, cuando espero que he podido convencer a los alumnos de que mis herramientas no son importantes, viene casi siempre ele comentario Vale, lo entiendo. ¿Pero qué herramientas utilizas?.

Hasta ahora mi respuesta siempre ha sido una cara de desesperación, pero a partir de ahora simplemente puedo referirme a este artículo con los dispositivos, servicios y aplicaciones que uso habitualmente.

Aviso importante: Las herramientas de esta lista son muy específicas para mi trabajo, mi experiencia y mi manera de trabajar. No te aconsejo dejar tus herramientas actuales y utilizar las mismas que yo uso.

Verás que es una lista grande y poco minimalista. Eso es debido a mi preferencia para herramientas que hacen una cosa muy bien por encima de herramientas genéricas que hacen un poco de todo.

Dispositivos

iMac de 21,5 pulgadas

• iMac de 21,5 pulgadas a 2,7 GHz con 16 Gb de memoria y un Fusion Drive de 1 TB.
• iPad Air 2 de 64 GB, color blanco.
• iPhone 7 de 256 GB, color negro mate.

(Sí, todos mis dispositivos son de la marca Apple. Creo en los beneficios de optar por una plataforma — Apple, Google o Microsoft — en lugar de dispositivos sueltos)

Administración

You Need A Budget

• iCloud Drive es dónde tengo almacenado todos mis documentos y fotos para tenerlos siempre disponibles desde cualquier dispositivo.
• Quipu es una aplicación web que uso para la contabilidad. Además de crear los presupuestos y facturas, lo que más me gusta de Quipu es su buzón de gastos que me permite simplemente enviar mis tickets de compra por email a Quipu para que mi gestor les puede convertir en registros en el libro de gastos.
• You Need A Budget o YNAB es una aplicación para crear y gestionar mi planificación financiera personal.

Blogging

• ActiveCampaign es el mejor servicio de email marketing que he encontrado para enviar cada semana mi newsletter ‘La Revisión Semanal’ a miles de suscritores. Además uso este servicio para comunicarme con los alumnos de mis cursos.
• Hover es la manera más fácil de registrar tu propio dominio que además está completamente integrado con Squarespace. Incluso cuando no tienes un negocio te aconsejo comprar tu propio dominio, al menos para tener una dirección de e-mail que no depende de tu proveedor (gmail, hotmail, …).
• Pixelmator es mi editor gráfico preferido. Puede editar imágenes bitmap y vectoriales y es muy completo por una fracción del precio de Photoshop.
• Segment me permito ser el gran hermano, vigilando los visitantes del Canasto. Tengo que admitir que no lo consulto mucho — he dejado de preocuparme por las estadísticas hace mucho tiempo — pero de vez en cuando es útil saber qué artículos tienen más éxito.
• Shutterstock es la fuente de las fotos de alta calidad que utilizo en los artículos y en presentaciones.
• Squarespace es el servicio que uso para la web del Canasto. Es una plataforma todo–en–uno, para no tener que preocuparme por el servicio de alojamiento, el ancho de banda, el espacio en el disco duro, las actualizaciones del CMS, los plugins…

Escribir

• Byword es un editor de texto minimalista enfocado a escribir en Markdown. Casi todos los artículos publicados en el Canasto en los últimos años los he escrito en Byword.
• Editorial es una aplicación increíble: es un editor de texto para iOS que es más potente que las herramientas que utilizo en el ordenador. La posibilidad de crear flujos de trabajo personalizados convierte esta aplicación en la más usada cuando estoy de viaje.
• Evernote es una aplicación muy versátil para gestionar el material de referencia y las ideas para nuevos posts para el Canasto, además de listas de restaurantes, tiendas, bares y hoteles por ciudad, listas de control, etc. Actualmente tengo casi 3.000 notas en Evernote.
• Mindnode es una aplicación para crear mapas mentales sencillos. Habitualmente empiezo cada texto largo con un mapa mental para definir la estructura.

Formación presencial y charlas

Keynote

• Eventbrite es un servicio que uso para vender mis cursos en abierto y gestionar las entradas de los eventos que organizo.
• Keynote es genial para crear presentaciones personalizadas. Habitualmente creo mis presentaciones en el ordenador, pero al impartir cursos simplemente conecto mi iPad al proyector y utilizo el iPhone como mando de distancia.
• Mindnode la uso para crear la estructura de mis cursos y charlas. Una vez creada la estructura, puedo exportar los datos en formato OPML para usarlo en Keynote.
• Shutterstock es mi fuente favorita de material gráfico de alta calidad.

Producción de cursos online

• Blue Yeti es una bestia de micrófono USB — es mucho más grande de lo que parece — con una buena calidad para grabar audio.
• Camera Plus es una pequeña aplicación que uso para grabar vídeos en el iPhone que me permite usar el iPad como visor y mando de distancia.
• Keynote no sólo lo uso para crear presentaciones, sino también para generar las animaciones de introducción para los vídeos.
• Levelator sirve para ajustar automáticamente los niveles de audio, aplicando un compresor, un limitador y un normalizador a ficheros de audio. Oficialmente ya no está soportada, pero aún la puedes descargar desde Archive.org.
• MVpower Kit Iluminación son dos lámparas de estudio para asegurarme que mis vídeos están perfectamente iluminados.
• Permute es una sencilla aplicación para convertir ficheros de vídeo y audio en una gran cantidad de formatos.
• Pages, una de las aplicaciones de ofimática que Apple regala con sus dispositivos, es perfecto para crear las hojas de trabajo y otros documentos.
• Piezo es una aplicación minimalista para grabar el audio de aplicaciones o del micrófono.
• Rode SmartLav+ es el mejor micrófono de solapa que uso cuando tengo que salir en el vídeo con mi cara.
• Screenflow es una aplicación muy completa para grabar la pantalla del ordenador o de mis dispositivos móviles. También utilizo Screenflow para montar los vídeos que he grabado con la cámara.
• Sennheiser HD 202 II son unas auriculares sencillas, pero imprescindibles al grabar vídeos.
• Teachable es la plataforma e-learning que utilizo para publicar cursos online. Cuenta con todo lo que necesito para crear, gestionar y vender cursos y lecciones interactivas.

Redes sociales

• Buffer evita que mis seguidores en las redes sociales reciban un gran número de actualizaciones al mismo momento, cuando estoy leyendo y compartiendo noticias. En Buffer puedo especificar para cada red social en que momentos del día quiero publicar información, y luego el único que tengo que hacer es asegurarme de mantener la cola de publicaciones llena.
• Flare es una herramienta para crear y gestionar filtros de fotos, para que las imágenes que publico tienen todas el mismo ambiente.
• Instapaper es mi cola de lectura, dónde guardo todos los artículos interesantes que encuentro en mis feeds y redes sociales para leerlos en otro momento y decidir si los quiero compartir a través de Buffer o guardar la información en Evernote.
• Mention es dónde puedo ver todas las actualizaciones que hablan del Canasto o de mi, incluso cuando no mencionan mi id de Twitter. Es el entorno en que gestiono las conversaciones en las redes sociales.
• Pixelmator es un editor gráfico para crear todas las imágenes que acompañan mis publicaciones en las redes sociales.
• Reeder en iOS es la aplicación que utilizo para leer feeds. Permite enviar artículos a Instapaper para leerlos en otro momento o a Buffer para publicarlo en las redes sociales.
• SocialJukebox es otra herramienta para gestionar lo que publico en las redes sociales. En este caso sirve para los contenidos ‘evergreen’.

Productividad en general

OmniFocus

• 1Password gestiona todas mis contraseñas para que no tengo que recordarlas.
• Backblaze hace automáticamente copias de seguridad de todo mi disco duro y los guarde — cifrada — en la nube.
• Basecamp es mi solución preferida para colaborar en equipo — aunque no siempre puedo elegir yo qué herramienta usamos. En Basecamp puedo centralizar las discusiones, ficheros, listas de tareas y calendarios de los proyectos en que estamos trabajando.
• Bullet Journal es el nombre de la libreta que siempre tengo en la mesa para tomar notas y planificar mis días. También es el nombre de un método de tomar notas que estoy adaptando a mi manera de organizarme.
• Calendario viene por defecto instalado en mis dispositivos y tiene todo lo que necesito (y más).
• Calm me ayuda a mejorar mi capacidad de concentración mediante sesiones de meditación guiada (en inglés).
• Day One es una aplicación genial para mantener un diario. Lo tengo instalado en todos mis dispositivos y además publica automáticamente algunos tipos de eventos (fotos en las redes sociales, etc.) gracias a IFTTT.
• Faber-Castell Ambition es la pluma con la que escribo casi mis notas e ideas. Es elegante y escribe muy suave.
• f.lux es una pequeña herramienta que adapta la temperatura de color de mi pantalla a la hora actual. Porque las pantallas de los ordenadores han sido diseñados para parecer a la luz del sol, pero cuando ya está oscuro no es buena idea mirar a la luz del sol.
• Franz es la aplicación que uso para gestionar mis conversaciones de mensajería instantánea. Gracias a Franz he consolidado Slack, WhatsApp, Facebook Messenger, Skype, LinkedIn y Telegram en una misma aplicación. Cuando quiero concentrarme, sólo tengo que cerrar Franz.
• Hazel es una de estas aplicaciones que son invisibles, pero que echo mucho de menos cuando cambio de ordenador. Hazel permite de forma sencilla organizar los ficheros en mi ordenador, archivando automáticamente las facturas que descargo, vaciando la papelera, manteniendo mi escritorio limpio y muchas cosas más.
• iBooks. Ya casi no leo libros de non-ficción en papel, los leo en iBooks, perfectamente sincronizados entre mis dispositivos.
• IFTTT es un servicio que vincula varias aplicaciones web. Lo uso, por ejemplo, para guardar una copia de las fotos de Instagram en mi carpeta Dropbox, para crear informes de venta o para añadir suscriptores al newsletter.
• iTunes es una de las aplicaciones más usadas en mi ordenador, porque siempre escucho música mientras trabajo. Tengo un sistema demasiado complejo de listas inteligentes que me gusta tanto que difícilmente me cambiaré de servicio.
• Mail es otra aplicación estándar de Apple que funciona muy bien. Sólo he instalado el complemento Quotefix para que mis respuestas salgan debajo del mensaje original y el complemento Clip-O-Tron para convertir mensajes en acciones en OmniFocus.
• Mendeley es una aplicación muy especialista para gestionar literatura científica. Cuando guardo un documento PDF en esta aplicación, Mendeley automáticamente busca los meta-datos como autor y revista.
• Mindnode ya lo he mencionado más arriba. Es mi herramienta por defecto cuando tengo que pensar de forma creativa.
• Moleskine es mi libreta favorita para escribir notas más largas. El papel de alta calidad realmente invita a escribir. En este momento tengo una libreta con las páginas en blanco, pero estoy pensando en cambiarme a papel de puntos como mi Bullet Journal.
• OmniFocus es, en mi opinión, el mejor gestor de tareas y otra aplicación que mantengo siempre abierta. También la tengo en el dock del móvil y del tablet.
• Overcast es mi favorita para escuchar podcast y es la única forma que me permito de hacer multitarea cuando estoy haciendo tareas automáticas.
• Pause es otra aplicación que uso para meditar en mis momentos de pausa, cuando no tengo ganas de hacer una meditación guiada en Calm.
• Productive es una herramienta para planificar y hacer el seguimiento de mis nuevos hábitos. ¡No rompa la cadena!
• Sanebox organiza automáticamente mi correo electrónico en una bandeja de entrada ‘normal’ y otra para mensajes no importantes. Además me permite posponer la entrega de algunos mensajes y me avisa cuando los destinatarios no responden dentro del intervalo especificado en el mensaje que les he enviado.
• Siri es mi asistente personal. Cada vez más hablo con mi ordenador y mis dispositivos móviles para hacer tareas con una velocidad y eficiencia increíble.
• Toggl es la única forma de gestión del tiempo que reconozco. Con Toggl puedo registrar el tiempo dedicado a diferentes proyectos y clientes para poder calcular el rendimiento de cada actividad.
• Typinator es como la auto-corrección de los editores de texto, pero en nivel de sistema para que funcione en todas las aplicaciones y pantallas. No solo la uso para corregir mis errores de ortografía, sino también tengo snippets para muchos textos habituales, como mis firmas de correo, respuestas frecuentes, mi número de cuenta bancaria, etc.
• Uni Ball Jetstream es mi bolígrafo favorito para llevar conmigo y es según muchos expertos el mejor bolígrafo con un precio asequible.
• Vitamin-R es una aplicación que utilizo a veces para evitar que trabajo durante demasiado tiempo en una tarea sin tomar pausa.
• Workflow es la aplicación que ha convertido iOS en una plataforma que puede hacer cosas que son imposibles en MacOS. Tengo una serie de flujos de trabajo que me facilitan la vida haciendo varias tareas son solo un clic.
• Zapier es un servicio similar a IFTTT, pero más enfocado a aplicaciones profesionales. Uso Zapier para vincular servicios como Teachable, Squarespace, Basecamp, Slack y OmniFocus.

Estos son los dispositivos, aplicaciones y servicios que utilizo casi a diario para hacer mi trabajo.

¿Qué aplicaciones utilizas tu? ¿Alguna recomendación para los lectores del Canasto? Comparte tus herramientas favoritas en los comentarios de este post.

NB: algunos de estos enlaces forman parte de programas de afiliación, es decir, yo recibo dinero cuando compras la aplicación.

Imagen Caja de herramientas cortesía de Shutterstock

Jeroen Sangers

Fundador del Canasto, formador y consultor artesano especializado en mejorar el rendimiento de personas, equipos de trabajo y organizaciones utilizando las modernas técnicas y herramientas de efectividad y colaboración.