¡Atrévete a delegar!

por Alfredo Fernández Lorenzo. Delegar no significa solamente conseguir más tiempo para hacer lo verdaderamente importante, encargando a terceros la realización de las tareas más sencillas.

Una delegación eficaz implica repartir responsabilidades, proporcionando a cada miembro del equipo un objetivo, un plazo, unos requisitos económicos y de calidad y dejar que él o ella decida cómo hacerlo.

Para el directivo, las ventajas de delegar eficazmente, son incuestionables:

1. Le permite liberar tiempo para dedicarse a las tareas más importantes o críticas
2. Le permite conocer bien a sus colaboradores.
3. Le permite desarrollar sus capacidades de liderazgo.
4. Le permite ser mucho más eficaz en el desarrollo de su trabajo.

El proceso de la delegación

Donna M. Genett, en su libro de 2005 "¡Delega!, un modelo para crear equipos de alto rendimiento" (Ed. Empresa Activa - ISBN 8495787776), resume los 6 pasos para conseguir una delegación eficaz:

1. Prepararse con antelación. Antes de delegar una tarea, hay que reflexionar sobre el resultado que queremos obtener.
2. Definir y explicar con claridad cada tarea. Debemos definir sus parámetros y asegurarnos que se han comprendido perfectamente.
3. Determinar los plazos en los que se debe completar la tarea, y comunicarlos adecuadamente.
4. Definir los niveles de autoridad que el delegado puede emplear en la realización de la tarea. Los niveles pueden ser:

• Autoridad para hacer recomendaciones.
• Autoridad para informar y poner en marcha.
• Autoridad para actuar.

1. Establecer controles periódicos para analizar los progresos en la realización de la tarea y ofrecer pautas e información adicional si fuera necesario.
2. Establecer una sesión final de revisión. Para comprobar lo que ha ido bien, lo que se puede mejorar y lo que hemos aprendido.

"Generalmente, ganamos la confianza de aquellos en quienes ponemos la nuestra". Tito Livio

A estos pasos, le añadiría tres más que creo necesarios:

1. Seleccionar cuidadosamente a la persona en quién delegar cada tarea, en función de su capacitación, disponibilidad y motivación para ello.
2. Recoger sugerencias de las personas en las que vayamos a delegar.
3. Valorar el trabajo del colaborador, tanto durante su desarrollo como cuando se complete

Las tareas indelegables

No todas las tareas se pueden delegar. Por ejemplo, no es aconsejable delegar las siguientes tareas:

1. Las de dirección, propiamente dichas (fijación de objetivos, aprobación de planes relevantes, fijación de presupuestos de cierto nivel, control de cumplimiento de objetivos....).
2. Todo lo referido a tareas disciplinarias (amonestaciones, felicitaciones, asuntos de disciplina...).
3. Decisiones de planificación estratégica.
4. Tareas para las que no se cuente con colaboradores adecuadamente cualificados.

Y, por supuesto, nunca se delega la responsabilidad última de una tarea.

10 razones por las que se delega tan poco

Por Alfredo Fernández Lorenzo.

Escuela de Organización Industrial.

En una entrada anterior (¡Atrévete a delegar!), comentaba las indudables ventajas de todo tipo que generaba una delegación eficaz. Mi buen amigo Ramón, tras leerme con atención y probablemente con algo de escepticismo, me comentó que los conceptos que había expresado estaban muy bien, pero que, en la realidad, todo era mucho más complicado y no era nada fácil delegar.

¿Por qué se delega tan poco en la empresa? A mi juicio, varias son las razones:

1.- Querer mantener el control.

Se intenta evitar que algo importante se escape, por lo que se tiende a hacer las cosas uno mismo o, si en teoría se delega, se mantiene una supervisión tan detallada que invalida la supuesta delegación realizada. Normalmente, surge de una exagerada percepción del riesgo.

2.- Tener una mentalidad muy rígida.

Se establece cómo debe hacerse algo y es muy difícil aceptar otras maneras de hacerlo, que es un principio básico de la delegación.

3.- Malas experiencias anteriores.

Si se ha intentado delegar y las cosas no salieron como estaba previsto, es más fácil desanimarse y echar la culpa al concepto en sí, sin pararse a pensar si se hizo correctamente.

4.- Creer que las tareas son difíciles

Creer que las tareas que debemos realizar son tan difíciles que sólo uno las puede realizar correctamente. La verdad es que es difícil que alguien sea tan excepcional.

5.- No encontrar el momento para empezar a delegar.

Siempre estamos con urgencias o presiones, que muchas veces impiden que dediquemos tiempo a formar a las personas en quien queremos delegar y, más importante aún, que les dejemos suficiente tiempo para que se habitúen a las nuevas responsabilidades. Comenzar a delegar requiere de un tiempo que, a menudo, es un bien escaso en las empresas.

6.- No saber qué delegar.

Ya comentada en la entrada antes mencionada.

7.- Tener miedo.

Temer que si nuestros colaboradores hacen mejor que nosotros las cosas, nos dejen en evidencia.

8.- Que los colaboradores no se dejen.

En ambientes enrarecidos, los colaboradores pueden ceñirse a la descripción de su puesto de trabajo y negarse a realizar actividades adicionales. Esta actitud es típica de entornos casi sin promociones, en los que es difícil premiar a los que trabajan bien y, habitualmente, muy sindicados, como el sector público.

9.- Falta de práctica personal.

Si alguien no ha delegado nunca, probablemente le será más difícil comenzar a hacerlo en algún momento. Es un proceso que puede dar algo de miedo cuando falta conocimiento y práctica.

10.- Falta de cultura en la empresa.

Las formas de hacer las cosas en las empresas, su cultura, puede ser tan fuerte que resulte complicado romper la inercia existente.

Sería conveniente realizar un autoanálisis para descubrir las causas reales por las que no nos lanzamos a delegar y comenzar a hacerlo, aunque tratando de que sea de una manera más efectiva que el jefe de Dilbert (un pequeño homenaje a mi admirado Scott Adams).

Autor Alfredo Fernández Lorenzo - Economista y MBA. Soy consultor en estrategia empresarial y coach ejecutivo, además de profesor de EOI.

Fuente http://manuelgross.bligoo.com/20150521-el-arte-de-la-delegacion-17-conceptos-basicos-y-10-barreras-a-la-delegacion