Aumentar la productividad inmobiliaria con Basecamp.

Basecamp es una herramienta eficaz para aumentar la productividad de la agencia inmobiliaria, facilita el trabajo del equipo inmobiliario y permite que la organización interactúe de forma eficiente con terceros.

Basecamp puede resultar una plataforma muy efectiva para la gestión de los proyectos individuales de cada agente inmobiliario, aunque el verdadero potencial de la herramienta surge al momento del trabajo en equipo. El punto fuerte de la herramienta es la colaboración, el trabajo coordinado y el intercambio de información entre las personas que trabajan en la agencia inmobiliaria.

Generar sinergias positivas es un factor determinante para aumentar la productividad inmobiliaria, y la plataforma además de facilitar la gestión interna de la inmobiliaria, permite gestionar los vínculos con terceros (colaboradores, agentes inmobiliarios independientes u otras agencias inmobiliarias). Al mismo tiempo, Basecamp refuerza los vínculos con los clientes, porque su sistema se orienta hacia dicho objetivo.

Basecamp no es una plataforma de gestión específicamente diseñada para el ámbito inmobiliario, aunque como la gran mayoría de herramientas similares se puede adaptar. Una inmobiliaria no deja de ser una empresa, con lo cual podemos afirmar que prácticamente toda herramienta de gestión interna es adaptable a las necesidades organizacionales de una agencia inmobiliaria.

- Las principales características que ofrece Basecamp para la agencia inmobiliaria son las siguientes:

• Gestión de proyectos individuales y/o colectivos.
• Creación de calendarios de trabajo por tareas especificas.
• Establecer fechas de entrega con recordatorios automáticos de finalización.
• División de los objetivos según las tareas asignadas.
• Definir responsabilidades y competencias de cada miembro interviniente.
• Compartir y editar documentos entre los miembros de la inmobiliaria.
• Generar hilos de conversación para reforzar la comunicación.
• Publicar requerimientos y consultas para otros miembros del equipo.
• Notificaciones de actividades por correo electrónico.
• Sistema centralizado de flujo de información.
• Agenda incorporada para gestionar citas y reuniones.
• Registrar el tiempo invertido en cada tarea y de forma individualizada.
• Apps para plataformas móviles (Android, iPad, etc).
• Interfaz de usuario amigable y funcional.

- Beneficios que aporta Basecamp a la agencia inmobiliaria:

• Facilita la comunicación interna.
• Potencia los canales externos de comunicación.
• Mejora la eficiencia del equipo inmobiliario.
• Permite aumentar el nivel de productividad individual y colectivo.
• Sirve para evitar problemas y maximizar los recursos humanos.
• Ofrece una visión muy completa del desarrollo del proyecto.
• Facilita la supervisión del tiempo invertido por cada agente inmobiliario.
• Minimiza la tasa de incidencias de errores cometidos.
• Sirve como herramienta de respuesta inmediata a cualquier solicitud.
• Las sinergias positivas se refuerzan y favorece la mejora de los resultados.

- Aspectos negativos de Basecamp a tener en cuenta.

- Basecamp tiene características funcionales que eventualmente, aunque no siempre, pueden ser considerados como puntos débiles o incluso negativos. Todo dependerá de cada agencia inmobiliaria, y de cómo gestione sus recursos económicos, tecnológicos y humanos.

- Basecamp es una plataforma online, y por tanto la gestión de los proyectos de la inmobiliaria debe implementarse por dicha vía de comunicación.

- La curva de aprendizaje de la herramienta es un tanto pronunciada, y dependiendo del grado de experiencia y formación de los miembros del equipo inmobiliario ello puede representar una dificultad.

- Las tarifas de la plataforma se vinculan directamente a las funcionalidades ofrecidas, aunque probablemente para una agencia inmobiliaria con limitaciones económicas el plan básico sea la mejor opción. No obstante, para comenzar a utilizar el sistema de gestión de proyectos, el plan básico permite acceder a las principales funcionalidades.

- La capacidad máxima de almacenamiento de información que ofrece Basecamp es de 1TB, lo cual pude resultar algo limitado de acuerdo a las necesidades de las grandes agencias inmobiliarias.

Funcionalidades de Basecamp para la inmobiliaria.

- Basecamp y la comunicación inmobiliaria.

Para una agencia inmobiliaria es determinante conseguir buenos niveles de comunicación interna, gestionar de forma eficiente el tiempo invertido por cada agente inmobiliario, y conseguir que sus proyectos cuenten con un nivel mínimo de coordinación funcional. En tal sentido, Basecamp permite gestionar diferentes proyectos de forma simultánea e independiente, aunque también los mismos pueden vincularse. Por otro lado, los proyectos internos de la inmobiliaria resultan complejos de implementar, y los miembros del equipo de la agencia no solo son los agentes inmobiliarios, también es necesaria la intervención de otras figuras organizacionales.

- Los proyectos de la inmobiliaria definidos por roles y competencias.

Para los requerimientos de las complejas necesidades organizacionales de la inmobiliaria en la actualidad, Basecamp permite la gestión de equipos de trabo diferenciales; no solo establecidos en función de los proyectos, también en la vinculación directa con cada rol organizacional interno. La característica anterior de la plataforma de gestión interna, potencia todavía más la productividad inmobiliaria, porque utiliza las diferentes funcionalidades de forma diferencial, para lograr abarcar la gran mayoría de las necesidades actuales de una agencia inmobiliaria.

- Todas las acciones del equipo inmobiliario almacenadas.

Una característica destacada de Basecamp es su sistema de respaldo de la información generada. Todo proyecto implica generar información e intercambiarla, como también mantener la misma protegida mediante copias de seguridad como respaldo. En tal sentido, la plataforma almacena todo el flujo de información generado en las diferentes fases del proyecto de la inmobiliaria. Las acciones de cada agente inmobiliario o miembro involucrado en el proyecto, quedarán guardadas dentro del sistema, lo que permite una mejor gestión de los recursos para coordinarlos de forma efectiva. Implementar una intranet inmobiliaria es algo muy importante, tanto a nivel organizacional como empresarial, y Basecamp facilita dicha tarea. Cuando se gestiona un proyecto, si cada acción que se produce no queda registrada es como si no existiera.

El registro del intercambio de información producido entre los miembros de la inmobiliaria, vinculados al proyecto o no, también sirve como evidencia del trabajo realizado.

- Gestión del tiempo invertido en los proyectos de la inmobiliaria.

La efectiva gestión del tiempo dentro del ámbito inmobiliario es determinante para conseguir buenos resultados. En tal sentido, Basecamp permite supervisar de forma precisa el tiempo invertido por cada agente inmobiliario; tanto de forma individual como colectiva. Al mismo tiempo, facilita incluir en dichos registros de actividades los eventos inesperados, como también las eventuales circunstancias que puedan condicionar o alterar el desarrollo del proyecto. Cualquier proyecto inmobiliario puede verse afectado de forma incidental por circunstancias internas o externas, y es muy importante que las mismas queden registradas para su posterior valoración.

Cualquier elemento, tanto interno como externo, que afecte un proyecto de la inmobiliaria debe ser tenido en cuenta al momento de analizar los resultados obtenidos.

Los proyectos de la agencia inmobiliaria son un elemento determinante, desde lo organizacional como también desde lo empresarial, y Basecamp permite maximizar los recursos disponibles.

Mejorar la eficiencia interna de gestión en los proyectos de una agencia inmobiliaria es vital; y un proyecto debe considerarse a nivel organizacional una acción colectiva o individual. El equipo inmobiliario debe planificar e implementar proyectos, y también procede considerar como un proyecto las fases de un proceso de venta de una propiedad.

Es muy importante el cambio de perspectiva respecto de lo que representa la venta de una propiedad, y si lo valoramos como un proyecto, encontraremos que de forma constante dentro de la inmobiliaria se comienzan, desarrollan y cierran una gran cantidad de proyectos. La venta de propiedades, requiere hoy en día de un tratamiento completamente diferente al modelo tradicional de gestión; y si la inmobiliaria modifica su forma de gestión obtendrá mejores resultados.