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La gestión efectiva del inventario del almacén, entendido como recuento físico, es clave en cualquier empresa que trabaje con productos físicos, mantener el equilibrio entre oferta y demanda supone un control exhaustivo en el almacén para evitar desviaciones y mantener los costes en unos términos razonables.
Habitualmente en la gestión del almacén se realiza un control de existencias de modo periódico, generalmente aprovechando momentos de menor carga de trabajo o de cese del mismo, con el objetivo de tener conocimiento real de la situación del almacén.
Además se ha considerado la necesidad de hacer un control de existencias o inventario de modo extraordinario en situaciones excepcionales en las que se percibe un alto riesgo de mala calidad de los datos que se manejan en el almacén, como en la situaciones siguientes:
- Desconocimientos del nivel de existencias: Generalmente ocasionada por una falta de actualización de los datos y motivada por excesos de trabajo, falta de procedimientos regulados o formación de los operarios. También por necesidad de valoración del stock: Clave en el control financiero de la empresa, supone un importante activo de la misma y afecta a la toma de decisiones estratégicas.
- Roturas de stock reiteradas: Causadas por estimaciones erróneas de la demanda, errores humanos, picos de demanda, inventarios incorrectos o directamente inexistentes…
- Errores en las entregas, incumplimiento de plazos: Si de modo continuado hay problemas con el nivel de servicio a producción o a los clientes, a menudo el origen puede estar en la gestión de existencias del almacén, lo que hace aconsejable la realización de un inventario.
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