Digitalizar los procesos de firma de documentos como pedidos, albaranes, facturas o contratos, identificándose digitalmente de manera segura con herramientas de firma, es el nuevo paso para la consecución de este reto en España.
Con la puesta en marcha del plan Agenda España Digital 2025, el proceso de digitalización del tejido empresarial español y de los autónomos cobra impulso a partir de la implementación de un conjunto de reformas estructurales. Uno de los diez ejes estratégicos de la agenda es “acelerar la digitalización de las empresas, con especial atención a las micropymes y a las start-ups”. Incluso se fija como meta que en 2025 al menos el 25% del volumen de negocio de las pymes provenga del comercio electrónico.
Por otro lado, la crisis derivada de la pandemia por el Covid-19 puso de manifiesto que la digitalización y las nuevas tecnologías jugaron un papel clave en el sostenimiento de la actividad económica: desde la generalización del teletrabajo hasta la búsqueda de nuevos modelos de negocio “low contact”.
Está claro que para las medianas y grandes empresas son múltiples las posibilidades de modernizar sus procesos de negocio, desde la incorporación de software de ERP o CRM, el comercio electrónico y marketing digital hasta el aprovechamiento de la Inteligencia Artificial y el big data.
Sin embargo, no debe perderse de vista que casi el 99 % del tejido empresarial español está constituido por empresas de menos de 50 trabajadores, micropymes y autónomos. Y que según datos del Ministerio de Trabajo y Economía Social, en mayo de 2021, el número de trabajadores autónomos en España es de 3.308.618.
En este escenario, cabe preguntarse cuáles son las herramientas para agilizar procesos de negocio que están a disposición de este amplio sector, con una compleja situación económica tras la pandemia que reduce su capacidad de inversión en tecnología. En este sentido, es obvio que es necesario poner el foco en productos y soluciones que permitan ahorrar costes y tiempo, agilizando al máximo los trámites y gestiones cotidianas y permitiéndoles emplear su tiempo en desarrollar su negocio, que es lo verdaderamente importante.
Uno de los procesos que más se repite en el día a día de un autónomo es el de identificación y firma de multitud de documentos. Ya sea trámites con las Administraciones Públicas, como las obligaciones tributarias con Hacienda o gestiones administrativas con la Seguridad Social o los registros mercantiles (algunos de los cuales deben realizarse online de forma obligatoria), o bien gestiones con terceros, como clientes o proveedores: firma de contratos, presupuestos, facturas, albaranes y acuerdos, así como la contratación de personal.
Para atender a estas necesidades específicas y dar impulso a la transformación digital del sector, surgen herramientas digitales como el Certificado Cualificado de Autónomo, un nuevo certificado digital específico –diferente del certificado básico de persona física /ciudadano-, que incluye algunas características especiales para probar tanto su identidad como su situación como autónomo dado de alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE).
Esta nueva herramienta permite firmar documentos de forma electrónica e identificarlos en su condición de autónomo con plenas garantías legales, además de realizar otros trámites profesionales electrónicos con terceras personas, administraciones y organismos públicos: firma de contratos, tramitación de bajas laborales o subvenciones e incluso realizar el pago de la cuota de autónomos.
Hasta ahora, el autónomo ha utilizado el certificado digital principalmente para su validación ante las AAPP (pago de impuestos o consulta de notificaciones). En el resto de Europa, sin embargo, se utiliza para firmar todo tipo de documentos, desde pedidos, albaranes, facturas, contratos, etc. Digitalizar todos estos procesos pasa por identificarse digitalmente, y poder firmarlos de manera fácil y segura.
Con el rápido avance hacia la sociedad digital, la identidad se convierte en el epicentro de nuestra actividad en este nuevo mundo electrónico. Especialmente en el ámbito profesional, es vital adoptar herramientas y mecanismos que permitan establecer relaciones laborales o gestionar procesos con las AAPP con todas las garantías legales, probando la identidad del firmante y ahorrándole así una gran cantidad de papeleo.
En síntesis, los Proveedores Cualificados de Soluciones de Confianza Digital debemos continuar apostando por ofrecer servicios de excelencia, útiles y asequibles para empresas de todos los tamaños, profesionales y administraciones públicas comprometidos con dar el salto hacia la imparable transformación digital.
Fuente: Alfonso Carcasona, CEO de Camerfirma- emprendedores.es/gestion
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