Bajar el nivel del agua como técnica de mejora

La ciudad de Brujas tuvo un importante éxito comercial entre los siglos XII y XVI gracias a la floreciente industria de la lana pero, sobre todo, por el canal natural que le conectaba con el mar.

Aunque ya existía una comunicación con el mar previamente fue en 1134 cuando usa serie de intensas tormentas cambiaron la línea de la costa y abrieron un canal desde el centro urbano de Brujas hasta el mar, 10 kilómetros más al noroeste.

La capacidad de dicho canal para la navegación fue la palanca que impulsó la prosperidad de la ciudad. Gracias a esta potencialidad la ciudad entró en la Liga Hanseática, una federación comercial de ciudades y comunidades de comerciantes de Alemania, el Báltico y Escandinavia convirtiendo Brujas en una de las ciudades más ricas de Europa.

Mantenimiento necesario

De manera natural el canal iba acumulando arena, fango, residuos, etc., en su fondo. Eso limitaba el calado de los barcos que podían llegar al puerto y, en consecuencia, su tonelaje y su capacidad comercial. La falta de mantenimiento del canal durante unos tiempos de incertidumbre política terminó por hacerlo impracticable e inútil para el comercio. Por ello, a partir del siglo XVI, finalizó el periodo de apogeo comercial de Brujas.

El canal se hubiera mantenido útil con un suficiente mantenimiento. En concreto sólo se requería identificar periódicamente los puntos de menor profundidad y actuar sobre ellos. Pero esos puntos no estaban ocultos bajo el nivel del agua. Si en el canal bajamos el nivel del agua irán apareciendo todas las rocas, bancos de fango, etc., que dificultan el flujo de agua.

Para la navegación por el canal el recurso básico es el agua. Se necesita tanta agua como para garantizar una cierta profundidad que permita navegar a los barcos mercantes. Sólo excavando el fondo del canal se puede conseguir la profundidad de agua necesaria. Si ese fondo se hace menos profundo, menos agua podremos utilizar y el canal no será eficaz, no servirá para la navegación mercante.

La compañía automovilista Toyota utiliza, dentro de su sistema integral de producción y gestión, una técnica de mejora continua denominada bajando el nivel del agua. ‘Bajar el nivel de agua’ consiste en reducir conscientemente los recursos utilizados en un proceso productivo (el agua para el canal de Brujas, el tiempo, el dinero, el material,… en cualquier otro proceso) para evidenciar las ‘rocas’, que son esos costes ocultos, cuellos de botella, actividades sin valor,… que existen en el proceso (el fango, los residuos acumulados,…, excesos de transporte, inventario, defectos,…). Las ‘rocas’ son oportunidades de mejora para ser más efectivos.

Eliminar ‘rocas’ en el trabajo de conocimiento

En el trabajo del conocimiento, el trabajo que hacemos con la cabeza, recibiendo, analizando, procesando y produciendo información, el recurso básico es el tiempo. Si tuviéramos siempre mucho más tiempo del necesario podríamos estar trabajando de modo ineficiente.

En la actualidad cada vez dedicamos más tiempo al trabajo en largas jornadas que terminan mucho más allá de la hora prevista. Además el avance de las tecnologías de la información y las comunicaciones facilita incorporar más tiempo aún a los procesos de trabajo, ya que estamos siempre conectados, también fuera del lugar de trabajo, en vacaciones,…

Pero esa enorme cantidad de tiempo que incorporamos al trabajo no es una forma de mejorar la productividad. Al revés: es un problema productivo ya que la productividad es la relación entre lo producido y los medios empleados para ello. Si con ‘echar más horas’ a nuestras tareas ya conseguimos los resultados deseados ¿qué sentido tiene dedicar esfuerzos en mejorar?

Tiene todo el sentido. Ese tiempo nos quita vida.

Reduciendo el tiempo disponible nos vemos obligados a ser más eficientes, enfocándonos en lo importante y eliminando lo accesorio. ¿No has tenido nunca la sensación de que, en los últimos días antes de una entrega de un informe o de un proyecto, se realiza la mayor parte del trabajo valioso?, ¿o que el último día antes de un examen importante has conseguido aprender, dominar o memorizar más que los anteriores?

Al reducir el tiempo a dedicar en un proceso se evidencian las ‘rocas’ del mismo. Veremos muy claramente qué porcentaje de nuestro tiempo se va en tareas que no aportan valor, como estar de ‘cháchara’ con compañeros, ‘pulular’ por Internet,… o que son directamente desperdicio, ‘tirar’ el tiempo, como ir a buscar un bolígrafo, buscar un papel entre el montón desordenado de encima de la mesa,… Es necesario conocer a qué estamos dedicando tiempo y cuánto. Así podremos compararlo con el valor que aportamos con ese tiempo.

Una vez identificados los puntos problemáticos, aquellos que más tiempo consumen para aportar poco valor, buscaremos sus causas raíces y definiremos un plan de mejora.

Conseguir el hábito de simular esa reducción de tiempo requiere fortaleza y madurez personal y supone siempre un gran esfuerzo. Estate seguro de que merece la pena.

Te propongo intentar reducir el tiempo destinado a realizar ciertas tareas:

• ¿Puedes tener reuniones más cortas?, ¿y menos reuniones?
• ¿Puedes reducir el tiempo dedicado a la burocracia interna de tu trabajo?, ¿de vedad necesitan moverse tanto ‘los papeles’ (físicos o electrónicos)?
• ¿Puedes elaborar informes más cortos?, ¿crees que sus receptores usan todos los contenidos para algo?
• ¿Puedes enviar emails más cortos?, ¿y menos emails? ¿Puedes automatizar el archivado de emails con reglas? ¿Puedes programar pasos rápidos?
• ¿Escribes mucho? ¿Puedes escribir memos? ¿Puedes hacerlo más rápido? ¿Puedes programar atajos de teclado para frases habituales?
• ¿Puedes reducir los montones de papeles de la mesa? ¿Los necesitas todos? ¿Los necesitas ahí?

¿Qué haces para reducir el tiempo dedicado a tareas de poca valor? Explicalo en los comentarios.

Imágenes Brujas y Agua cortesía de Shutterstock

Alberto Martínez Arribas

Alberto Martínez Arribas trabaja desde hace varios años en el departamento de comunicaciones corporativas en una administración pública española. Es un apasionado de hacer cosas, conseguir resultados, superar retos con el mínimo uso de recursos, con ‘lo justo’.

Su página web es www.impulsatupelicula.com