Breve manual para organizar tus reuniones

Por Rubén Alzola.  

Vaya por delante que buena parte de mi jornada laboral consiste en asistir a reuniones y/o convocarlas y organizarlas y, quizás sea por eso, las odio especialmente o, maticemos, odio perder el tiempo en las mismas. Lamentablemente esto último es algo más frecuente de lo que se pueda uno imaginar.

“Hay personas que no saben perder su tiempo solas y se convierten en el flagelo de las personas que trabajan.”
(Jules Renard)

Si queremos ser productivos hemos de guardar nuestra cartera de los ladrones de tiempo principales. En mi caso, mis ladrones de tiempo más comunes son: las reuniones, el teléfono, y las interrupciones imprevistas. El email es otra herramienta que muchos catalogarían como ladrón de tiempo pero, al menos en mi caso, no lo es ya que es la principal herramienta de trabajo y lo tengo “medianamente controlado”.

Centrémonos hoy en las reuniones. Cuando analizamos el tiempo que dedicamos a reunirnos, hay cuatro criterios que no deberíamos perder de vista:

1. Optimizar el número de reuniones.

Una reunión tiene un elevadísimo coste para la organización ya que hay que multiplicarlo por el número de asistentes. Optimizar el tiempo invertido en reuniones es un elemento de ahorro y de aumento de la productividad y, en consecuencia, de aumento del beneficio empresarial.

2. Optimizar la duración de las reuniones.

Reuniones que superen los noventa minutos se han demostrado altamente inefectivas ya que la atención de los asistentes decae hasta un límite que convierte la reunión en improductiva. Si no tienes más remedio que superar los noventa minutos de duración, planea descansos de diez minutos.

3. Optimizar el número de asistentes a la reunión.

Como organizador pregúntate a quién vas a convocar y el motivo. Si una persona no es crítica para la reunión convócale en opcional o limítate a informarle de que se va a celebrar la reunión y a quién de su departamento has convocado explicándole los motivos de tu elección. Un asistente a una reunión que no debería estar en la misma es un peligro para el desarrollo de la misma ya que podría intentar justificar su presencia con intervenciones que dinamitarán la misma. Esto aplica especialmente a los “jefes”.

4. Documentar las conclusiones y fijar las acciones a llevar a cabo.

La redacción del acta de reunión es fundamental. Y debe recoger dos cosas: los acuerdos y las acciones pendientes. Lo demás es accesorio. De hecho si en lugar de un acta escribimos una novela el resultado será que no la leerá nadie. Un acta debe ser, ante todo, una herramienta y no una obligación que se convierta en papel mojado.

Desde el punto de vista del organizador de la reunión, he construido un pequeño guión que recoge los criterios citados. Para ello he dividido la labor de organización de la reunión en tres momentos en el tiempo: antes, durante y tras la reunión.

 a) Antes de la reunión.

a.1 – Definir el propósito de la reunión. ¿Hay alternativas a la reunión?

Es fundamental llegar a la conclusión razonada de que la reunión es “inevitable”. Si algo se puede resolver por teléfono o correo o con una breve visita a uno o más de los asistentes es que la reunión no es necesaria. Evítala a toda costa.

a.2 – Revisar las acciones pendientes de la anterior reunión.

Si la reunión es de tipo “seguimiento” y tiene una periodicidad es fundamental que cuando te pongas a planificar la siguiente tengas en cuenta las acciones pendientes del grupo. Un breve repaso debería ser suficiente ya que dichas acciones deberían haber formado parte de tu sistema GTD al terminar la anterior y deberían estar siendo perseguidas desde ese momento. No obstante, se hace necesario un “balance de situación”.

a.3 – Elaborar el orden del día.

Un orden del día se compone básicamente de:

- Los puntos a tratar en la reunión.

- La persona que expondrá cada unos de esos puntos.

- El tiempo dedicado a cada punto.

No hay que hacer nada muy sofisticado, todo el mundo sabe hacer una tabla de tres columnas. Personalmente acostumbro a incluir el orden del día en la propia convocatoria de la reunión junto con las acciones pendientes de la anterior reunión si las hay. Es muy conveniente incluir en el orden del día diez o quince minutos al final del mismo para cerrar conclusiones y acciones pendientes.

Si soy el responsable de redactar el acta de la reunión (algo normal en el convocante) me suelo reservar un tiempo en mi calendario para redactar la misma ya desde este preciso instante. Habitualmente basta con una media hora ya que se tratará de pasar a limpio las notas que he tomado en la reunión, especialmente en esos quince últimos minutos.

a.4 – Decidir quiénes asistirán y quiénes estarán en copia del acta.

Ya lo hemos anticipado antes. Es crucial diferenciar quién tiene que aportar algo en la reunión de quién tiene simplemente que estar informado de los resultados de la misma.

a.5 Enviar el material anexo a la convocatoria y con antelación suficiente.

Si vas a discutir un informe adjúntalo en la convocatoria. Ya hemos dicho que el orden del día y las acciones pendientes forman parte también de la misma. El plazo con el que convoques una reunión es crítico ya que tiene unos umbrales que no debemos superar. La antelación mínima son 24h. Tampoco conviene convocar con demasiada antelación ya que provocarás que los asistentes se olviden de la reunión hasta el último momento. Al final acabarán leyéndose el informe en el camino a la reunión.

Te aconsejo que no imprimas el material y lo repartas en la reunión. Es responsabilidad de los asistentes la lectura y preparación del mismo.

b) Durante la reunión.

b.1 – Cuidar la puntualidad.

Lo primero es que tú como organizador llegues siempre con antelación. Si el organizador no da ejemplo, mal empezamos. Si necesitas preparar un cañón de proyección, el portátil o lo que fuera no lo hagas durante el tiempo de la propia reunión. Si comienzas alterando el orden del día por tu propia ineficiencia es muy probable que la reunión acabe siendo un desastre.

Por otro lado es conveniente establecer un tiempo máximo de espera. Si transcurrido ese periodo no están los asistentes necesarios cancela la reunión.

No siempre es tan sencillo; a veces la sala está ocupada por jefes o personal visitante o la que llega tarde es el gerente de tu empresa…No te cortes y, educadamente, recrimina a quien sea su informalidad. ¿Para qué sirve un sistema de reservas si nadie lo cumple? ¿Para que preparas una reunión si va a ser dinamitada por una endémica falta de organización (que linda con la falta de respeto)? ¡Lucha por lo tuyo!

b.2- Mantener el orden del día.

El organizador de la reunión, durante la misma, debe convertirse en el moderador de la misma su principal objetivo es que la reunión sea útil. Eso supone:

- Tratar todos los puntos previstos.

- Acordar conclusiones por parte del grupo.

- Determinar las acciones a llevar a cabo.

Es conveniente limitar el nº de portátiles, PDAs, etc para evitar distracciones. Lo ideal es que sólo exista el portátil del organizador o de quién este redactando el acta (se puede hacer durante la propia reunión si tienes la práctica suficiente).

c) Tras la reunión.

c.1 – Elaborar el acta de la reunión.

Normalmente las empresas utilizan plantillas de actas de reunión. Se trata de pasar a limpio tus notas de reunión sobre este elemento. A fuerza de ser pesado, céntrate en dos elementos: las decisiones tomadas y las acciones a llevar a cabo.

Si como te decía en el punto a.3 te has reservado un tiempo para la redacción del acta estarás haciendo esto prácticamente acabada la reunión. Demorar esta labor burocrática (algo muy frecuente) conlleva que para cuando seamos capaces de enviar el acta ya no tenga ninguna utilidad la información contenida en la misma. Incluye las acciones a llevar a cabo en tu sistema GTD y síguelas. Dales vida ya mismo.

c.2) Enviar el acta.

Envía el acta a todos los que así lo hayas determinado en el punto a.4.

Organizar reuniones y ser capaz de llevarlas a buen puerto es todo un pequeño arte. Espero que el material aquí citado te ayude en este cometido.

Autor  Ruben Alzola

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