En este post voy a escribir sobre las buenas y malas prácticas al usar alarmas como recordatorios.
Las alarmas pueden tener un efecto muy distinto sobre tu efectividad, convirtiéndose en un aliado fantástico —cuando las usas bien— o en tu peor enemigo —cuando las usas mal—.
Porque, como ocurre en la mayoría de los casos, las alarmas ni son buenas ni son malas por sí mismas. Ya sabes que las cosas son como tú haces que sean.
Así que empezaremos definiendo a qué se llama alarmas en el campo de la efectividad personal e identificando de qué tipos pueden ser.
Después veremos cuáles son las malas prácticas al usar alarmas y por qué lo son, para continuar con cuáles son las buenas prácticas alternativas recomendadas y qué ventajas ofrecen en comparación.
Finalmente, aprenderemos cuál es la buena práctica al usar alarmas y los beneficios de aplicarla.
Definición y tipos de alarmas
En el mundo de la efectividad personal, una alarma es un recordatorio asociado a un instante temporal.
Desde el punto de vista físico, el recordatorio puede ser visual, acústico o ambas cosas a la vez.
Desde el punto de vista de su significado, el recordatorio puede recordarte algo que tienes que hacer o que ha llegado el momento de algo, es decir, puede recordarte un «qué» o un «cuándo».
Por otra parte, cuando hablamos de efectividad es importante diferenciar entre alarma y notificación.
Todas las alarmas llevan asociadas una notificación, pero no todas las notificaciones son alarmas.
A efectos de este post, cuando diga «notificaciones» me estaré refiriendo únicamente a las que no son «alarmas».
Vamos a ver ahora algunos ejemplos y voy a utilizar el mismo tipo de notificación en todos ellos —un pop-up—, para que queden aún más claras las diferencias.
Si el pop-up te avisa de que:
- Ha llegado un nuevo email → es una notificación.
- La videoconferencia empieza en 15′ — es una alarma que te recuerda «cuándo» empieza algo que tú ya sabes que va a tener lugar.
- Hoy tienes que entregar un documento → es una alarma que te recuerda «qué» tienes que hacer hoy.
Al usar alarmas hay una mala práctica y una pésima práctica. Veamos la primera.
La mala práctica al usar alarmas
La mala práctica es usar alarmas que te recuerden que tienes que hacer algo en un momento o circunstancia reales.
Imagina que necesitas llevar algo contigo al salir de casa, por ejemplo, una botella de vino para unos amigos que te han invitado a cenar.
En este caso, ponerte una alarma en el móvil sería una mala práctica porque no cumple con los requisitos de un buen recordatorio, que son:
- Liberar a tu mente del trabajo de acordarse y recordarte las cosas y;
- Recordarte las cosas únicamente en el momento adecuado, ni antes ni después.
Ten en cuenta que la probabilidad de que la alarma se active en el preciso instante en el que vas a salir por la puerta es nula. O se activará antes o lo hará después.
Si se activa antes, tu mente se verá obligada a acordarse y recordarte que tienes que llevar la botella de vino todo el tiempo, desde que se active la alarma hasta que salgas por la puerta.
Si se activa después significará que te has ido de casa sin la botella de vino. En consecuencia, o te tocará volver a por ella (trabajo extra innecesario) o tus amigos se quedarán sin el vino (la alarma no ha cumplido su propósito).
La buena práctica recomendada en este caso es ponerte un recordatorio visible que únicamente aparezca en el momento adecuado, es decir, cuando vayas a salir por la puerta.
Dicho de otra forma, si quieres acordarte, ponlo en la puerta.
La pésima práctica al usar alarmas
La pésima práctica es usar alarmas que te recuerden que tienes que hacer algo en un momento o circunstancia falsos, es decir, que te has inventado tú.
Imagina que tienes que preparar un documento y «decides» que lo vas a hacer mañana a las 10:00, así que te pones una alarma a esa hora.
Esto es una pésima práctica porque, además de incumplir los requisitos de un buen recordatorio, va a romper tu concentración y a generarte un estrés innecesario.
Al igual que antes, la probabilidad de que la alarma se active en el momento idóneo para hacer ese documento es nula.
Tú no tienes una bola de cristal para adivinar el futuro. Por tanto, decidir de antemano a qué hora concreta vas a hacer el documento es un acto de ingenuidad o de soberbia.
Cuando se active la alarma te «pillará» —con toda seguridad— haciendo cualquier otra cosa, lo que significa que te va a interrumpir. Primer atentado contra tu efectividad.
Además de cargarse tu concentración, esa alarma inoportuna va a añadir una dosis extra de estrés al que ya tengas en ese momento. Segundo atentado contra tu efectividad.
Y, si para empeorarlo todo, le das a la opción de «posponer» que ofrecen muchas alarmas, estarás asegurando que el círculo vicioso se vuelva a repetir al menos otra vez.
La buena práctica recomendada en este caso es ponerte un recordatorio visible en una mente extendida de confianza —es decir, completa y actualizada— y revisarla con la frecuencia necesaria.
La buena práctica al usar alarmas
Al usar alarmas, la buena práctica es que te recuerden que ha llegado el momento de hacer algo que tú ya sabes que necesitas hacer (y lo sabes porque revisas regularmente tu mente extendida).
Es una buena práctica —excelente, de hecho— porque te asegura «estar a lo que estás» en todo momento, sin necesidad de permanecer pendiente de cuándo empieza esa reunión o tienes que salir hacia la estación.
Además, estas alarmas se activan justo en el momento oportuno, cuando tú sabes que te serán útiles. Por ejemplo, 10′ antes de la reunión o cuando llegue la hora de salir hacia la estación.
Esto garantiza que liberan a tu mente de acordarse y recordarte. También te evitan estrés adicional o trabajo extra innecesario.
Y, por si todo lo anterior fuera poco, este uso concreto de las alarmas no constituye —a diferencia de las malas/pésimas prácticas anteriores—una «elusión de responsabilidades» por tu parte, sino todo lo contrario.
La entrada Buenas y malas prácticas al usar alarmas se publicó primero en Óptima Infinito.
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