Buenos hábitos para mejorar tu productividad personal en 2014

A pocas horas de terminar el 2013, es el momento de echar la vista atrás y ver los cambios que hemos ido experimentando en el último año, tanto en lo laboral como en lo personal.

Y al tiempo que ultimamos los preparativos para Nochevieja, también vamos preparando mentalmente nuestro ánimo para empezar otro año. Es el momento de los buenos propósitos de año nuevo.

El punto de partida debe ser preguntarnos dónde queremos estar en un año, y proponernos a nosotros mismos la receta para conseguirlo.

Nosotros en Utopía, desde nuestro terreno del coaching y la gestión de equipos de alto rendimiento queremos proponeros algo muy sencillo: ¿y si este año adoptas buenos hábitos para mejorar tu productividad personal?

Os dejamos algunos consejos de productividad para el día a día en la oficina que puedes incorporar a tu rutina desde mañana mismo:

1) Planifica el día siguiente

Al final del día, dedica 10-15 minutos a escribir una lista con las tareas para el día siguiente. Es el mejor momento, ya que aún tienes los detalles frescos en la memoria, de modo que te tomará menos tiempo que si lo haces a primera hora del día siguiente. Y más eficacia significa más productividad.

Es importante que escribas la lista a mano o en el ordenador, para que puedas verla completa una vez escrita. Esto incrementará tu compromiso hacia el objetivo de completar las tareas propuestas.

2) Tacha tus tareas

Otro detalle relacionado con tu lista de tareas: cuando te pongas manos a la obra, ve tachando las tareas completadas de tu lista. Esto activará psicológicamente un refuerzo positivo porque podrás ver en primera persona cuánto has avanzado, victoria a victoria, por pequeña que sea.

Ver que estás consiguiendo tu objetivo poco a poco, mejorará tu motivación y te animará a continuar sin abandonar o procrastinar, condición indispensable para ser productivo. ¿Que no sabes lo que es procrastinar? Es cuando posponemos una tarea que no nos apetece para otro momento.

3) La regla de los dos minutos

Se trata de una regla de David Allen, autor del conocido libro Get Things Done que describe un sistema de productividad basado en listas. La regla consiste en que «Si puedes hacer una tarea en menos de dos minutos, hazla ahora mismo. Si la tarea tomará más de dos minutos de tu tiempo, apúntala en tu lista.»

Las listas son estupendas porque podemos “depositar” en ellas aquello que tenemos pendiente para que no ocupe espacio en nuestra cabeza. Sin embargo, gestionar las tareas también tiene un coste de tiempo por lo que para tareas muy cortas no compensa. Y ahí entra la regla de los dos minutos, para asegurarnos el equilibrio entre gestión y realización de la tarea.

4) Consulta el email a horas fijas

No hay correos que no puedan esperar 30 o 60 minutos. Si tus clientes o tus compañeros necesitan algo urgente, ten por seguro que te llamarán por teléfono. Tener la bandeja de correo abierta solo conseguirá que te distraigas cada vez que entre algo nuevo, algo que sucede con mucha frecuencia y que te hará perder un promedio de 10-15 minutos por interrupción.

Evidentemente, este comentario es extensible a las redes sociales. A lo largo de una mañana, el icono de notificaciones de tu Facebook puede llegar a iluminarse varias decenas de veces y si dejas lo que estás haciendo para consultarlo, entonces puedes llegar a perder fácilmente 1 hora al día. ¿Por qué no lo dejas para la hora de la comida o para el final del día?

5) Haz pausas

Ninguna persona puede estar concentrada durante horas y horas. El cerebro necesita descansar para poder rendir adecuadamente, y esto es algo que está demostrado desde el punto de vista neurocientífico.

Existen numerosas técnicas de productividad basadas en esta premisa que ayudan a organizar la jornada en bloques de tiempo de trabajo/pausa, pero no vamos a entrar en ellas. Simplemente te proponemos que por cada hora de trabajo, descanses durante 5 minutos.

¿Qué entendemos por descanso? Si trabajas en una oficina con un ordenador, levántate de tu puesto de trabajo y deja la pantalla. Puedes aprovechar para cuidar tu salud mirando por la ventana a la lejanía para descansar la vista o hacer estiramientos, algo que tu espalda agradecerá si la sometes a ocho horas diarias de vida sedentaria frente al ordenador.

Lo malo de los buenos propósitos de año nuevo es que a veces se quedan solo en eso, en propósitos. Intenta adoptar los hábitos uno a uno ya que si tratas de modificar tu rutina diaria de golpe con todos estos cambios, lo más seguro es que los rechaces a los pocos días.

Además, ten en cuenta que adoptar un nuevo hábito no es cosa de una semana: está demostrado que toma unos 20 días de media, así que con esta lista tienes tarea para los primeros cinco meses del año. ¡Sé paciente contigo mismo! Nosotros estamos seguros de si te lo propones sinceramente, este 2014 conseguirás mejorar tu productividad personal.

Escrito por Laura Blanco