Builders agiliza la gestión de la Universidad Europea de Madrid

Con este proyecto la UEM finalizará en 2015 la puesta en marcha de una plataforma de Business Intelligence que permitirá al Comité de   Dirección, Decanatos y Jefes de Departamento acelerar la toma de decisiones estratégicas

La Universidad Europea de Madrid (UEM) ha puesto en marcha un innovador proyecto de renovación tecnológica diseñado para optimizar el acceso y análisis de la información corporativa y mejorar y acelerar la toma de decisiones estratégicas.

Como explica José Joaquín Loza, CIO de la Universidad Europea de Madrid, “considerando que la falta de información o su baja calidad generan ineficiencia en la toma de decisiones, hemos diseñado una estrategia global de mejora con dos objetivos básicos: actualizar y optimizar la actual plataforma tecnológica de acceso y análisis de la información corporativa y dotar al Comité de Direcc ión, Decanatos y jefes de Departamento de información de gestión básica y relevante para la toma de decisiones”.

Con más de 16.000 alumnos y una completa oferta formativa en titulaciones de grado, cursos de adaptación, másteres y cursos de experto en múltiples disciplinas, este proyecto de la UEM culminará con la puesta en marcha de una completa plataforma de Business Intelligence en el período 2013-2015, según lo establecido en su Plan Director de Sistemas.

Como pilar inicial del proyecto, la UEM seleccionó la tecnología de Information Builders, que ofrece una inmejorable apariencia, calidad y acceso a los datos, facilita el desarrollo e implantación de nuevos informes y suministra inform ación útil e inmediata con el fin último de simplificar la gestión, optimizar la toma de decisiones y fortalecer la gestión presupuestaria de las distintas áreas y departamentos.

Infraestructura tecnológica
En concreto, la Universidad se ha apoyado en la herramienta WebFOCUS para desarrollar e implementar un Data Warehouse donde almacenar y explotar toda la información operativa y financiera tanto de la UEM como de su Centro Adscrito de Valencia.

“El software de Information Builders nos permite incorporar consultas e informes predefinidos que facilitan el análisis de la información, así como diseñar una herramienta para que los usuarios avanzados puedan realizar sus propias consultas e informes”, informa Ruth Alcázar, directora de Planificación y Análisis Financiero, departamento que lidera la implantación a través de la Unidad de Información (UDI), adscrita al departamento de Planificación.

Igualmente y como producto más representativo, el Data Warehouse basado en WebFOCUS automatiza la entrega de informes operativos de gestión tanto a la dirección como a las distintas facultades y escuelas, “proporcionando una completa visibilidad sobre la marcha del negocio, el logro de objetivos operativos y estratégicos, la previsión de resultados, el seguimiento presupuestario y un sistema de alarmas centrado en los asuntos más críticos de la gestión”.
Usuarios y fases del proyecto
El nuevo Data Warehouse proporciona servicio a todos los departamentos de la UEM y del Centro Adscrito de Valencia, recogiendo información agregada de los sistemas de gestión académica, recursos humanos, CRM de ventas y contabilidad.

A la herramienta tienen acceso 150 usuarios de consulta con distintos niveles de responsabilidad y gestión, entre los que destacan el Comité de Dirección, los directores de Departamento Corporativos, decanos, directores de Área y Departamentos docentes y directores de las escuelas de Postgrado.

La pri mera fase del proyecto 2012 (los inicios datan de una versión básica del 2007) ha consistido en la actualización, cambio de versión y emisión automatizada de un set de información crítica: el Informe Operativo de Gestión.

Las siguientes fases consisten en la ampliación este set de información operativa y financiera de gestión a todas las áreas demandantes de información de la Universidad.

Principales beneficios
La UEM ya ha obtenido importantes beneficios: “Por un lado” -apunta  Ruth Alcázar- “hemos conseguido mejorar significativamente la calidad de la informaci&o acute;n en términos de integridad, unificación (misma fuente de datos), accesibilidad y compartición con los distintos departamentos y homogeneidad en los criterios y las fórmulas de cálculo”.

Por otro lado se ha optimizado la toma de decisiones, “estableciendo criterios de análisis objetivos, ayudando a poner foco en lo relevante, minimizando los riesgos por datos erróneos o incompletos y dotando de mayor autonomía a los responsables de negocio”.

La mejor monitorización del negocio es otro de los beneficios obtenidos, ya que permite medir la rentabilidad, eficacia y eficiencia en la utilización de los recursos, facilita la integración de información financiera y operativa, favorece la medición de los objetivos y las acciones puestas en marcha y promueve la identificación de acciones preventivas y correctivas.

En definitiva y como explica Ruth, “hemos logrado incrementar significativamente la eficiencia operativa, ya que la información se elabora una única vez mientras la automatización reduce tiempos de espera y minimiza errores facilitando también el análisis, la modelización de escenarios alternativos y la previsión de resultados”.

Como una de las Universidades más avanzadas tecnológicamente, el proyecto de la UEM también está ayudando a acumular know-how dentro de la compañía y a establecer las bases para evolucionar a modelos de informació ;n más completos como será la plataforma de Business Intelligence 2013-2015.