Burocracia

La burocracia surgió como una necesidad al uso del poder de una forma más democrática, donde la legitimidad de la autoridad está basada en el imperio de las leyes. Por eso se habla de la burocracia en el sistema público, donde existen infraestructuras organizadas con normativas muy claras y mandatos legales que definen la misión institucional.

¿Qué es la burocracia?

Burocracia

Es la estructura organizativa que posee jerarquía, procedimientos y organización del trabajo fundamentados en normativas y leyes que rigen la actividad administrativa. La burocracia es necesaria para la centralización del poder, donde pocas personas toman decisiones y las organizaciones se apegan a ellas. La burocracia es necesaria para la gobernabilidad, porque el estado debe poner orden a las actividades económicas, políticas y sociales.

Las características de la burocracia:

Las normas y reglamentos están amparados en la ley:

Las instituciones públicas tienen una o varias leyes que justifican su creación, asimismo se define con claridad el reglamente interno y las funciones de los puestos más importantes. Lo mismo sucede con las grandes empresas que trabajan en base a políticas y procedimientos definidos que son conocidos por los empleados.

Las comunicaciones son formales:

Todas las solicitudes que provienen de los mandos superiores se consideran de estricto cumplimiento y en muchas ocasiones no hay espacio para el análisis como normalmente ocurre en el sector privado, aunque en muchos lugares se toman decisiones con más consenso y participación.

Clara jerarquía de la autoridad:

Los puestos están bien definidos y se conoce claramente cuál es el la jerarquía, en muchos casos estos puestos no son elegidos por la capacidad intelectual o experiencia, sino por las influencias políticas y las decisiones de quienes tienen el poder.

Procedimientos claramente definidos y estandarizados:

Las organizaciones burócratas tienen muy claro cuáles son sus procedimientos y como existe un estricto cumplimiento a la ley, entonces no pueden salirse de ciertos parámetros.

Dominio de los procesos, independientemente de quien los dirija:

Gran parte de la base de la burocracia se mantiene, entonces siempre hay personas con vasta experiencia que son capaces de hacer funcionar la organización independientemente de quien los dirija. En muchas empresas que apuesta a la continua innovación se pueden ver afectadas con la salida de un gran líder, porque él/ella estaba impulsando una GRAN TRANSFORMACIÓN.

Especialización:

En algunos sectores la burocracia brinda cierto nivel de estabilidad laboral, eso favorece la especialización. También se cuentan con convenios y recursos para capacitar al personal continuamente.

Las ventajas de la burocracia:

Los objetivos de la organización son claros:

Basta con leer los reglamentos para saber cuáles son los objetivos de la organización y las personas que laboran lo conocen muy bien. Esa claridad mental ayuda a realizar con más eficiencia ciertas tareas.

Mayor rapidez en la toma de decisiones:

Dado que las áreas de cada departamento y organización están bien delimitadas, al igual que sus funciones, eso facilita la toma de decisiones, ya se sabe quién debe tomar las decisiones y aquellos que van a realizar las tareas.

Cultura orientada a la subordinación:

El personal no pasa cuestionando las decisiones, está entrenado para cumplir órdenes, por ello hay una facilidad para la subordinación, incluso para las personas que recién llegan.

Es posible hacer carrera dentro de la organización:

Varias personas buscan formar parte de la burocracia con ese PROPÓSITO, ellos desean hacer carrera en una institución por la estabilidad o los beneficios a largo plazo, por supuesto que esa expectativa debes analizarla con cuidado.

La rutina lleva a la especialización y reducción de costos:

Cuando se trabaja por mucho tiempo en las mismas actividades se llega a la especialización y así se encuentran algunas estrategias que permitan reducir costos.

Los cambios lentos favorecen la eficiencia:

Los roles fundamentales de las organizaciones burócratas rara vez cambian, eso favorece la eficiencia en buena medida, al menos desde el punto de vista de hacer siempre lo mismo.

Las desventajas de la burocracia:

Un gran apego a los reglamentos puede volverse un atraso:

Cuando se cae en un apego súper estricto a los reglamentos, entonces la menor falla es un obstáculo para realizar un trámite. Mientras que la productividad busca soluciones y no deja escapar oportunidades, tal y como sucede con el servicio al cliente.

Los trámites o papeleos pueden ser excesivos:

Cuando se habla de burocracia, esta es la primera impresión en la mente de las personas. Muchas veces se crean una serie de instancias totalmente innecesarias para realizar un trámite, quizás porque los que redactaron las leyes y reglamentos no buscaron la simplicidad. En los aparatos estatales de muchos países se ha estado apostando a la modernización, porque se ha descubierto que la excesiva burocracia afecta la inversión.

Apatía y conformismo porque siempre se hace lo mismo:

Es cierto que hacer lo mismo puede generar eficiencia, pero también llega un momento en que surge el aburrimiento porque no hay nada interesante por aprender, entonces la gente puede caer en la apatía.

Gran resistencia al cambio organizacional:

Después de estar “encuadrado” por años haciendo lo mismo, es normal que surja la resistencia al cambio organizacional, se necesita mucho trabajo para superarlo.