Burocracias

Muchos profesionales se lamentan en sus sesiones de coaching sobre la burocracia interna de sus organizaciones, mientras que otros echan en falta una mayor organización en este sentido.

La burocratización es sólo una de las diferentes formas de coordinar el trabajo en las organizaciones y lo hace centrándose en la normalización. La normalización permite coordinar a las personas a través de normas que regulan los procesos de trabajo, los resultados de la organización y las habilidades y los conocimientos que precisan los trabajadores. Así, conforme más regulados estén estos parámetros en la organización, está tendrá un mayor control de los resultados y quedará menor margen para el error y la improvisación.

Aunque no existe la organización burocrática pura, una organización es más burocrática conforme mayor es la normalización de sus procesos de trabajo, de sus resultados y de sus factores de producción. No es un término peyorativo, pues esta normalización ayuda en muchas ocasiones a asegurar estabilidad en los resultados así como a prevenir errores y reprocesos.

Las investigaciones muestran que las organizaciones más burocratizadas, ya sean públicas o privadas, funcionan muy bien en entornos cuyas circunstancias son estables y predecibles. En entornos como éstos, la normalización es una herramienta que permite que los profesionales necesiten menos supervisión directa y que no tengan que recurrir a canales de comunicación informales. Sin embargo, cuando las organizaciones están sometidas a un entorno cambiante necesitan estructuras alternativas, pues requieren de una dinámica de adaptación e innovación que es difícil de implantar en un mundo burocratizado y normalizado.

Diferentes estudios muestran que la excesiva burocratización de las organizaciones puede generar efectos poco deseables sobre las personas como el cansancio y la alienación, así como diferentes patologías organizativas. Crozier destaca la impersonalidad de estas organizaciones citando que el uso y el abuso de la reglamentación destruye las relaciones de supervisión entre jefes y colaboradores, genera rigideces en la comunicación y da lugar decisiones en las que no se tiene en cuenta la opinión de los profesionales. También cita la imposibilidad de controlarlo todo mediante normas y procedimientos pues, en ocasiones, es necesario emplear otras formas alternativas de coordinación y comunicación entre las personas.

Desde el punto de vista de los profesionales, existen personas que prefieren desarrollar su actividad en entornos más burocratizados y personas que prefieren tener una mayor discrecionalidad en su puesto de trabajo. Los estudios muestran que las personas que valoran más la seguridad y que toleran menos la ambigüedad prefieren ocupar posiciones en organizaciones más burocratizadas. Por el contrario quienes valoran más la flexibilidad y la autonomía y presentan una mayor tolerancia a la ambigüedad prefieren estructuras más flexibles y más dinámicas.

La burocracia no es ninguna panacea. Como todas las formas de organización soluciona unos problemas pero también deja otros sin atender. Como directivos necesitamos discernir dónde se requiere una mayor normalización de las operaciones y dónde es necesario que los trabajadores tengan un mayor nivel de discrecionalidad. Todo un desafío.

Notas

Puede conocer más sobre las organizaciones burocráticas en la obra de Henry Mintzberg La Estucturación de las Organizaciones. Está publicada por Ariel.