Y por ello, en algunas ocasiones nos han consultado sobre temas de Licenciamiento de Software porque a diferentes empresas les ha llegado un correo electrónico, si bien el texto es respetuoso también es amenazante, de parte de algún bufete de abogados, de la BSA o incluso directamente de "Microsoft" que indica aproximadamente lo siguiente:
"Estimados señores <empresa>.Además exigen que en el plazo de unos determinados días se les envíe una plantilla de Excel adjunta al email con datos referentes a cantidad de equipos, software, licencias, etc.
Cordial Saludo:
Nos dirigimos a ustedes con la finalidad de compartirles algunos puntos clave en relación al proceso de revisión de activos de software que estamos llevando con su compañía.
Como área de Licensing and Compliance de Microsoft, es nuestra responsabilidad el ofrecerles una correcta asesoría y poner a su disposición herramientas y recursos para avanzar adecuadamente en este proceso de revisión. Sin embargo, no hemos logrado culminar este proceso en tiempo y forma.
Las fechas establecidas para la culminación de este proceso ya se encuentran vencidas y al día de hoy no hemos podido acreditar al 100% su licenciamiento de Software Microsoft, siendo imperativo que logremos avanzar cuanto antes.
Con el objetivo de lograr avanzar y detener el involucramiento del área jurídica, le solicitamos nos pueda enviar la documentación necesaria para concluir su revisión en un periodo no mayor a 2 días hábiles después de recibir esta notificación.
Le reiteramos que estamos a su disposición para despejar cualquier duda y apoyarles con el cierre de este proceso."
¿Qué hacer luego de recibir una notificación de auditoría de Software?
Lo primero en hacer después de recibir un correo electrónico que amenaza con recibir cuantiosas multas y múltiples problemas legales es simplemente no asustarse, puesto que nadie está obligado a proporcionar información sobre los activos informáticos de una empresa, a menos que le presenten una orden judicial firmada por un juez competente. En nuestro país, el ente calificado para determinar si usted incurre en un delito de propiedad intelectual es el IEPI - Instituto Ecuatoriano de Propiedad Intelectual.Lo segundo es asesorarse correctamente, lamentablemente la mayoría de las empresas que nos consultan no disponen de un área específica que administre su parque informático (tanto hardware como software) y por tanto desconocen el procedimiento a seguir frente a este tipo de soluciones.
Cada empresa debería tener un documento actualizado que establezca un correcto inventario de hardware así como de sus activos de software para así determinar si se está incurriendo en la ilegalidad de mantener instalado algún "software pirata" en un determinado equipo. Pero dicho documento no es suficiente, puesto que muchas empresas al no disponer de personal que administre la infraestructura de cómputo permite a los usuarios instalar aplicaciones de dudosa procedencia, por ello es necesario también contar con políticas y procedimientos que eviten esta situación.
En Geekerds estamos a favor del software legal por diferentes razones:
- Es justo retribuir económicamente el esfuerzo de terceros por crear aplicaciones que hacen más fácil nuestro trabajo diario.
- Menos riesgo de infectarse por virus, troyanos, ransonware, malware, etc., al disponer de descargas desde una fuente confiable.
- Acceso a documentación, actualizaciones y soporte técnico.
- Tranquilidad al tener todo legalmente adquirido y evitar multas o sanciones.
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