Capturar, el inicio del camino

Hace unos días te hablaba del último paso en GTD® y lo titulaba Ejecutar, la última frontera. Viendo el post finalizado, se me ocurrió hacer un breve recorrido por cada uno de los cinco pasos. Así que hoy volveremos al inicio del camino: capturar.

Capturar es el primero de los cinco pasos de GTD®. De hecho es un hábito que todos ya llevamos a cabo de manera natural. Si algo es relevante, nuestra mente, en un proceso más o menos inconsciente, se encarga de guardarlo. Te suena algo tipo: tengo que acordarme de comprar tinta para la impresora… pues eso es. Además de este proceso mental, también es habitual capturar físicamente cosas… mandándote un correo electrónico, escribiendo en unos post-it, etc.

Así, si ya lo hacemos, ¿qué es lo que falla? Pues varias cosas, como por ejemplo que capturamos aleatoriamente (unas cosas sí, otras no), o bien que no disponemos de un sistema fiable ni eficiente, y la información capturada se acumula en contenedores heterogéneos (o bandejas de entrada) y no acostumbra a estar disponible, ni ser analizada, en el momento adecuado… ¿Has comprado la tinta cuando has estado en la hipermercado? No, se me ha ido de la cabeza. ¿Vuelve a sonarte la situación?

Es importante saber también, que esta captura mental inconsciente significa una fuente muy importante de distracciones, ya que te resta capacidad de atención. Tu cerebro se preocupa y por lo tanto se distrae con todas estas cosas que intenta retener. Todo esto resulta también en un incremento del estrés.

De este modo, en GTD®, el proceso de captura se hace conscientemente, y se hace en un sistema de contenedores externos y fiables. Con esto, liberamos la mente para que se pueda dedicar a cosas más importantes y no sólo a recordar cabos sueltos. De ahí la famosa cita de David Allen: Tu mente es para tener ideas, no para mantenerlas.

Así, lo determinante de este paso es:

• Capturar todos las cosas en las que debas hacer algo. Cosas que por alguna razón no están completas. Se trata de sacar de nuestra cabeza todo lo que nos pueda crear ruido mental, eso incluye también ideas o información potencialmente útil.
• Disponer de herramientas para capturar en cualquier momento y en cualquier lugar. Debes estar siempre preparado para recopilar instantáneamente cualquier cosa que surja.
• Tener perfectamente identificados los contenedores externos donde recogeremos todo lo capturado. Debes tener todos los necesarios, pero no más que los necesarios.
• No debes pensar ni analizar lo capturado. Ya llegará el momento. Ahora sólo recógelo y guárdalo. La captura es un proceso rápido. Si no lo es, lo estás haciendo mal.