Capturar: El Primer Paso para Obtener el Control en GTD

Capturar, también llamado a veces Recopilar, es el primero de los cinco pasos para obtener el control en GTD.

Del mismo modo que decimos capturar o recopilar, podríamos decir “acorralar”, “recoger”, “cosechar”, “reunir” y algún otro sinónimo de los anteriores. En realidad la palabra concreta que uses da un poco igual ya que el sentido de todas las anteriores es el mismo: aislar de forma consciente lo que llama tu atención en un momento dado.

No se trata de decidir en qué centras tu atención sino en reconocer qué es lo que está llamando tu atención, por la razón que sea.

Hay muchas cosas, entre ellas todas esas a las que calificarías de “normales” o “cotidianas”, que es poco probable que llamen tu atención. Por ejemplo, que las bombillas se enciendan al accionar el interruptor de la luz.

Sin embargo, hay otras muchas que de algún modo rompen ese equilibrio y, cuando lo hacen, es en forma de interrupción. Por ejemplo, hace demasiado calor en el trabajo, la impresora imprime raro y te llega un email de un cliente en el que se queja mucho aunque no te acaba de quedar claro de qué. Con ellas la situación no es tan evidente como en las primeras ya que, aunque también se podrían considerar hasta cierto punto “normales” o casi “cotidianas”, si no haces nada al respecto, es posible que no solo no desaparezcan sino que acaben secuestrando parte de tu atención de forma más o menos permanente y, en muchos casos, molesta e inoportuna.

Porque el problema no acaba en que pasen los días y siga haciendo demasiado calor en el trabajo, ni en que la impresora imprima raro de cuando en cuando, ni en que ese cliente envíe emails de queja cada dos por tres. El problema es que todo eso se enquista en tu mente y comienza a incordiarte cuando no debe.

De repente, algo en tu cabeza comienza a interrumpirte de forma más o menos aleatoria, por lo general cuando no estás en circunstancias de hacer nada al respecto, y lo hace en forma de pensamientos del tipo “debería hablar con mantenimiento para que miren el aire acondicionado” o “a ver si llamo al técnico de la impresora para que la revise” o “tengo que llamar a este cliente y tener una conversación a fondo con él”.

Todas estas interrupciones son un torpedo hacia la línea de flotación de tu productividad, ya que afectan a tu estado anímico y mental, estresándote, y también a tu capacidad de concentración, reduciéndola.

Por eso, lo primero que se debe hacer al sentir sensación de falta de claridad y de concentración es “limpiar el ambiente” y, para ello, el primer paso es capturar lo que está perjudicando tu enfoque.

¿Cómo capturarlo? La respuesta es sencilla: sacándolo de la mente. Esto puede hacerse escribiéndolo en cualquier sitio, enviándote un email, grabándote un mensaje en el móvil y de muchas formas más.

Es importante que lo que escribas sea lo suficientemente concreto como para que la próxima vez que lo veas te recuerde exactamente qué era eso que sacaste de tu cabeza. Por ejemplo, si anotas “impresora” cuando ves que la impresora imprime raro, podría no ser suficiente para que luego recordaras que en realidad querías decir “llamar al servicio técnico para que vengan a revisar la impresora”. Sin embargo, si anotas “llamar servicio técnico impresora” es mucho más probable que sí recuerdes qué querías decir.

Llegados a este punto, es importante no confundir esas cosas que recopilas con los recordatorios que muchas personas distribuyen por su casa y por su lugar de trabajo para acordarse de cosas que tienen que hacer.

Y es importante porque el objetivo de recopilar es únicamente sacar las cosas de la cabeza para que dejen de afectar a nuestra claridad y a nuestra capacidad de enfoque. Así que si de repente has imaginado tu casa empapelada de post-it, relájate porque recopilar no consiste en eso. Recopilar es solo el primer paso, no el único. Más adelante veremos qué hay que hacer con todas estas cosas recopiladas y cómo es el proceso.

Pero, por ahora, quédate simplemente con que sacar de la cabeza todo lo que llama tu atención es el primer paso para obtener el control en GTD.