Capturar y la «regla de los 2’»

La «regla de los 2’» es probablemente la característica más conocida y peor aplicada de toda la metodología GTD^®.

Aunque en GTD^® esta buena práctica se aplica al Aclarar, el principio en el que se basa es aplicable a cualquier otro aspecto relacionado con nuestra efectividad.

En este post quiero explicarte cómo puedes aplicarlo también al paso Capturar.

Pero antes vamos a hacer un repaso rápido de en qué consiste en realidad la «regla de los 2’».

Qué significa 2′

Dice David Allen que, al Aclarar cual es la siguiente acción de algo, si puedes hacerla en dos minutos o menos, la hagas en ese momento.

Los ejemplos que pone Allen en su libro ilustran muy bien esta buena práctica:

• Leer un email en menos de 30″ y responder sí o no a la persona que te lo ha enviado.
• Ojear rápidamente un folleto para ver si hay algo de interés en él o no.
• Dejar un mensaje de voz a alguien.

La lógica de esta buena práctica es que 2′ es el tiempo aproximado que marca una diferencia entre lo que tardas en organizar un recordatorio (de lo que tienes que hacer) y lo que tardas en hacerlo (aprovechando que en ese momento lo tienes en tus manos).

Con otras palabras, lo que la «regla de los 2’» nos dice es que existe un umbral de eficiencia.

Si tardas más en ponerte un recordatorio de lo que tienes que hacer que en hacerlo, hazlo ya; pero si tardas más en hacerlo que en ponerte ese recordatorio, ponte el recordatorio (y sigue Aclarando).

El problema es que muchas personas no entienden qué significa realmente esta práctica.

Esto ocurre porque a nuestro perezoso Sistema 1 le da pereza profundizar en los temas, y prefiere quedarse en la superficie, sin indagar.

En consecuencia, una buena práctica que es potentísima cuando se aplica correctamente, se convierte en una peligrosa tentación que puede llegar a dificultar enormemente la implantación con éxito de GTD^®.

Cómo se aplica la regla de los 2′

Allen explica que esta buena práctica es orientativa. Esta afirmación, aunque completamente cierta, me parece un poco peligrosa, porque incita a «tocar sin saber».

Lo que quiere decir Allen es que si tienes muy pocos elementos para Aclarar, o ya casi has terminado de hacerlo, puedes ampliar un poco más la ventana de los 2′, hasta los 5′ o incluso los 10′.

Del mismo modo, si tienes muchos elementos por Aclarar, deberías aplicar la «regla de los 2’» de manera más estricta, y dejarla en la regla del 1′, los 30″ o incluso los 10″.

La apliques como la apliques, lo importante es que tengas claro que el objetivo de Aclarar es vaciar la bandeja de entrada.

Si te pones a Aclarar y no vacías la bandeja, casi con toda seguridad es porque estás aplicando mal la «regla de los 2’».

Un observación fundamental que hace Allen es: cronométrate cuando empieces a aplicar esta buena práctica. Es lo mismo que recomendamos desde OPTIMA LAB en nuestras formaciones.

El motivo de esta recomendación es sencillo: la gran mayoría de las personas estima rematadamente mal cuánto tiempo es realmente «2’», lo que hace que esos 2′ en la práctica se conviertan en 5′, 10′, 20’…

La consecuencia directa de este grave error es que las bandejas de entrada no se Aclaran y sin Aclarar regularmente las bandejas de entrada, GTD^® es inviable.

La regla de los 2′ al Capturar

Aunque Allen explica la aplicación de esta buena práctica como parte del proceso de Aclarar, también deja claro que puede (y debe) aplicarse en otra situaciones, como por ejemplo al interactuar con otras personas o al gestionar cosas que surgen en un momento dado.

La práctica de Capturar tiene que ver en gran parte con «estar a lo que estás», evitando que las interrupciones te aparten de lo que estés haciendo, sea lo que sea, para ponerte con ellas.

La buena práctica cuando se está haciendo algo es seguir con ello y terminarlo. Por consiguiente, cualquier input que aparezca durante la ejecución de ese algo se debe capturar.

Ahora bien, y esto es muy importante, si te va a llevar más capturarlo, aclararlo, organizarlo y ejecutarlo, que hacerlo en ese momento, y no interrumpe nada, hazlo!

Dicho de otra forma, si hacerlo conlleva dejar de «estar a lo que estás», captura; pero si hacerlo forma parte de la actividad en la que estás y lo puedes hacer en menos de 2′, hazlo!

Por ejemplo, si estás revisando un documento conjuntamente con alguien y detectas una errata, no captures que tienes que corregirla, corrígela!

Si alguien te pide que le pases el teléfono de alguien, y llevas tu móvil encima, no captures que tienes que pasar el teléfono a la otra persona, pásaselo!

A menudo me sorprende como personas que son usuarias avanzadas de GTD^®, y que aplican bien la «regla de los 2’» al Aclarar, no la aplican al Capturar, cayendo en la ineficiencia de capturar elementos que deberían haber hecho en el mismo momento que aparecieron.

Conclusión

Efectividad es hacer bien las cosas correctas. Hacer bien las cosas significa hacerlas de manera eficiente.

Cuando exista más de una alternativa, es decir, más de una opción correcta, evalúa qué tiene más sentido o, dicho de otra forma, ten en cuenta el umbral de eficiencia.

Si ambas opciones te van a llevar al final al mismo sitio, elige siempre la opción más eficiente.

La efectividad personal va, sobre todo, de pensar.

Evita caer en el error de aplicar las buenas prácticas de manera acrítica y automática, como si fueras un mono de circo.

Si de verdad quieres llegar a dominar GTD^® algún día, esfuérzate por entender qué hay detrás de los «cómos»; indaga y reflexiona sobre los «por qués» y los «para qués».

La diferencia entre abordar GTD^® desde una actitud u otra es espectacular, y lo que puedes llegar a obtener de la metodología, también.