Características de Insightly como CRM inmobiliario.

Anteriormente analizamos las características básicas ofrecidas por Insightly para ser utilizado como CRM inmobiliario; ahora nos centraremos en las funcionalidades avanzadas del CRM, orientadas al aumento de la productividad inmobiliaria.

Es muy importante tener presente, como en otras oportunidades hemos mencionado, que la gran mayoría de los CRM que se pueden encontrar en el mercado no están orientados al ámbito inmobiliario. Sin embargo, al ser plataformas flexibles y que permiten un alto grado de configuración, las mismas se pueden adaptar a las necesidades de cualquier agencia inmobiliaria en España.

Insightly ofrece cinco planes para ser utilizado como CRM inmobiliario; una variedad de opciones que comienza con la posibilidad de utilizar el CRM de forma totalmente gratuita, ideal para la pequeña y mediana agencia inmobiliaria en España, hasta la versión Enterprise repleta de funcionalidades y con excelentes prestaciones profesionales.

A modo orientativo, y sin entrar en detalles de los precios de cada plan ofrecido por Insightly, analizamos las principales funcionalidades avanzadas ofrecidas por dicho CRM.

- Calendario de tareas y eventos con Insightly CRM inmobiliario.

- Libreta de direcciones automática en Insightly CRM inmobiliario.

- Notas y comentarios con Insightly CRM inmobiliario.

Es posible que el agente inmobiliario desee apuntar alguna información u observación acerca de un cliente después de terminar una llamada telefónica, añadir una nota rápida para un proyecto en relación con un resultado específico o destacar un incidente. Insightly permite añadir notas, comentarios u observaciones de forma simple, y casi cualquier tarea o evento de la inmobiliaria (oportunidades comerciales, proyectos, correos electrónicos, contactos, etc).

- Campos y filtros personalizados en Insightly CRM inmobiliario.

Los filtros personalizados permiten filtrar la información en el CRM inmobiliario por diferentes criterios. Se pueden combinar varios criterios y asociarlos en un solo filtro, guardar los filtros para facilitar su posterior recuperación, e incluso compartir los filtros establecidos con otros usuarios.

Los campos personalizados capturan la información que se desea almacenar en el CRM de forma automática y, simultáneamente, se puede configurar para dejar de lado aquella información que no encaja en uno de los campos existentes. La inmobiliaria puede establecer qué tipo de información es necesaria de ser guardada en su base de datos y cuáles datos son irrelevantes, para que el CRM lo gestione de forma automática.

- Intercambio de archivos con Insightly CRM inmobiliario.

Insightly tiene una gran capacidad para el intercambio de archivos incorporados, y permite mantener los documentos importantes y la información adjunta asociada a la tarea o evento que se vincula (información de contactos, contenidos del blog inmobiliario, fotografías de propiedades en venta, datos de las captaciones realizadas, imágenes de viviendas en alquiler, documentos legales, vídeos inmobiliarios, CV del área de recursos humanos de la inmobiliaria, etc).

Para vincular cualquier documento solo hay que arrastrar y soltar el archivo desde el escritorio del ordenador a Insightly; y de forma automática se adjunta y/o se puede compartir con otros usuarios. La vinculación del CRM inmobiliario con otros servicios como Dropbox o Google Drive facilita el intercambio de archivos y documentos en tiempo real, permitiendo también que los miembros de la inmobiliaria accedan a los mismos desde diferentes dispositivos y en cualquier momento.

- Asignar etiquetas en Insightly CRM inmobiliario.

Las etiquetas permiten organizar cualquier elemento registrado en el CRM de la inmobiliaria, y vincularlo a una palabra clave que tenga un sentido o una finalidad específica. Las etiquetas pueden ser añadidas a los contactos, colaboradores, agentes inmobiliarios, captaciones, proyectos, correos electrónicos, ventas realizadas, propiedades, alquileres de viviendas, etc.

Ejemplos del uso de las etiquetas en el CRM inmobiliario:

• Segmentar los tipos de propiedades y vincularlas según una ubicación geográfica.
• Asociar ciertas propiedades captadas a un agente inmobiliario en concreto.
• Vincular un cliente a una propiedad en venta o a una vivienda en alquiler.
• Notificar los nuevos contenidos del blog inmobiliario a los agentes filtrados por idiomas.
• Actualizar el precio de venta de una propiedad y enviarlo automáticamente a cualquier contacto.

Añadiendo la etiqueta apropiada para una salida instantánea de referencia, la información o el envío de un documento se actualiza de forma automática y en tiempo real. Las combinaciones posibles de implementar o las asociaciones y vinculaciones que se pueden realizar son innumerables.

- Notificaciones y sistema de seguimiento con Insightly CRM inmobiliario.

Los usuarios del CRM inmobiliario pueden realizar el seguimiento de las tareas y de los eventos registrados en el sistema, introducidos por ellos o por otros miembros de la inmobiliaria. La capacidad de seguir objetos en Insightly, como tareas o contactos, y recibir notificaciones por correo electrónico cuando se realizan cambios o actualizaciones a esos elementos, queda establecida mediante las reglas de acceso predefinidas por el administrador del CRM inmobiliario.

Predefinir reglas de acceso es muy importante para una inmobiliaria, tanto para el acceso a la información que se actualiza en el CRM como para el intercambio de datos que se produce en el sistema. No todos los miembros de la inmobiliaria tienen por qué acceder a toda la información gestionada con el CRM inmobiliario; aunque, por ejemplo sí es muy importante que se notifique de eventuales cambios en los precios de las viviendas en venta a todos los agentes inmobiliarios.

Insightly permite la creación de relaciones jerárquicas mediante la implementación de permisos de acceso, y también ofrece la posibilidad de generar múltiples relaciones directas o indirectas entre cualquiera de sus usuarios y eventos gestionados.

- Formularios de contacto en la web inmobiliaria y en el blog inmobiliario.

El CRM inmobiliario cuenta con una característica que permite crear fácilmente un formulario HTML para la web inmobiliaria o el blog inmobiliario, el cual recogerá e indexará la información de los visitantes que eventualmente pueden resultar ser clientes potenciales. Una inmobiliaria en España puede conseguir clientes potenciales a partir de diferentes fuentes, incluyendo su página web o su blog inmobiliario.

Primero se deben seleccionar los campos que se desean capturar con el CRM, y crear el código HTML para colocarlo en la plantilla de la web inmobiliaria o del blog inmobiliario. Una vez colocado el código HTML en el sitio web de la inmobiliaria, y si un usuario envía su información, el CRM creará un nuevo contacto de forma automática con los datos introducidos y le asignará la etiqueta "Web Contacto". Si la inmobiliaria lo desea, también puede hacer que el CRM envíe notificaciones de correo electrónico, y también limitar la visibilidad de los nuevos contactos para los usuarios seleccionados.

Es una funcionalidad que permite hacer más eficiente el proceso de gestión de clientes potenciales. Cuando se obtiene información acerca de alguien que pudiera estar interesado en sus propiedades en venta o en sus viviendas en alquiler, pero aún no se han verificado su interés o intención, la inmobiliaria puede utilizar dicha función. La misma permite segmentar de forma automática a los usuarios que visitan los sitios en internet de la inmobiliaria, entre visitantes y/o potenciales clientes, generándose así más oportunidades de venta.