Carpetas de email para material de apoyo

GTD^® propone dos tipos distintos de carpetas específicas para el email. En este post voy a profundizar únicamente sobre las carpetas de email para material de apoyo.

En la práctica, a las carpetas de email para material de apoyo se les suele llamar simplemente «carpetas de apoyo» o «carpetas de soporte» (support folders en inglés).

Usadas de la manera adecuada, estas carpetas pueden resultar muy útiles a las personas que tengan mucho material de apoyo relacionado con su email.

El objetivo de este post es que aprendas a usar estas carpetas de apoyo o soporte, tengas claras las buenas prácticas relacionadas con su uso, conozcas sus ventajas y seas consciente de sus potenciales inconvenientes.

Cómo usar las carpetas de apoyo o soporte

Aunque pueda parecer una perogrullada, estas carpetas específicas contienen únicamente material de apoyo para tus siguientes acciones.

Este matiz es importante porque marca la diferencia con el otro tipo de carpetas específicas para el email: las carpetas de email tipo lista de recordatorios.

Si recuerdas, el material de apoyo de una acción es todo lo que necesitas —o te puede ser útil— para completarla, exceptuando el propio recordatorio, las circunstancias y las herramientas cotidianas (información incluida).

Por ejemplo, si te llega un email con un fichero para revisar, necesitarás recuperar ese fichero cuando vayas a completar la siguiente acción de revisarlo.

O, si te piden que respondas a una serie de preguntas que te hacen por email, necesitarás recuperar ese email cuando vayas a responderlas.

O, por último, te llega un email con los materiales didácticos y el enlace para acceder a una formación. También en este caso necesitarás recuperarlo cuando llegue el momento de asistir a la formación.

Como puedes comprobar en estos ejemplos, las carpetas de apoyo funcionan en realidad como un archivo temporal.

Es un archivo temporal porque, cuando hayas completado la siguiente acción relacionada, ya no tendrá sentido que ese contenido siga ahí. Tendrás que eliminarlo o moverlo a tu archivo general con el resto de tu material de referencia.

La diferencia entre su contenido y el contenido de tu archivo general (donde tienes tu material de referencia) es que, en este caso, ya sabes que lo vas a necesitar para completar las acciones de tus listas.

Ventajas e inconvenientes de las carpetas de apoyo o soporte

Tener identificado y a mano el material de apoyo de tus acciones relacionadas con el email es siempre una gran ventaja porque agiliza el trabajo.

La desventaja es que, una vez completada la acción relacionada, ese material de apoyo debe salir de ahí. Me refiero a que debe ir a la papelera o al archivo general con el resto de tu material de referencia.

La ventaja de tenerlo todo junto en el archivo general es que te ahorras tener que archivar el material de apoyo una vez utilizado.

La desventaja de mezclar el material de apoyo con el resto de tu archivo general, es que puede dificultar su búsqueda y revisión.

En mi experiencia, la decisión final que tomes tendrá mucho que ver con el volumen de material de apoyo relacionado con el email que gestiones habitualmente.

También tendrá mucho que ver con la facilidad con la que puedas acceder a él si finalmente lo guardas en tu archivo general.

Yo, por ejemplo, apenas tengo material de apoyo relacionado con el email (en OPTIMA LAB dejamos de utilizar internamente el email en 2015).

Gracias a las posibilidades de etiquetado y a la excelente capacidad de búsqueda de Gmail, recuperar el material de apoyo del archivo general de Gmail me lleva tan sólo unos segundos, lo mismo —o incluso menos— que recuperarlo de una carpeta de material de apoyo.

Así que actualmente lo tengo todo junto en el archivo general de Gmail, es decir, no uso carpetas de apoyo para el email.

En otros momentos, cuando mi volumen de material de apoyo para el email era muy superior al actual, sí utilizaba carpetas específicas para el material de apoyo.

Buenas prácticas relacionadas con las carpetas de apoyo o soporte

La estructura básica que recomienda la David Allen Academy como punto de partida es crear únicamente dos carpetas.

Estas dos carpetas son, una, para el material de apoyo de tus siguientes acciones (action support) y, otra, para el material de apoyo de tus siguientes acciones a la espera (waiting for support).

A partir de aquí, si quieres, puedes ampliar esta estructura para adecuarla a tus necesidades.

Por ejemplo, hay personas que crean también carpetas específicas para los emails de apoyo relacionados con los proyectos, las agendas o, incluso, con Algún día / Tal vez.

Es más, hay personas que crean carpetas específicas para cada proyecto, para cada agenda o para cada categoría Algún día / Tal vez.

Y todas ellas son opciones correctas si están bien implementadas y tienen sentido.

De nuevo, la buena práctica es tener la menor estructura posible y toda la necesaria. Lo importante es que puedas encontrar tu material de apoyo de manera efectiva cuando lo necesites.

Conclusiones

Si al final te decides por usar las carpetas de apoyo, la estructura que utilices debe ser tan sencilla como puedas y todo lo compleja que necesites.

Ten en cuenta que el nivel de granularidad que establezcas en tu estructura de carpetas de apoyo va a depender, sobre todo, de dos cosas.

Por una parte, de tus preferencias personales. Hay quien prefiere tener las cosas más separadas y quién prefiere tenerlas más agrupadas. Ambas opciones son igualmente válidas.

Por otra, del volumen real de material de apoyo que tengas. Cuanto mayor sea la cantidad, más estructura necesitarás probablemente para gestionarla de manera efectiva.

En general, la buena práctica es tener separado el material de apoyo de tus acciones y proyectos del resto del archivo. Por otra parte, nunca se puede perder de vista el principio de eficiencia.

Si vas a tardar más en guardar, recuperar y gestionar el material de apoyo en tu estructura de carpetas específicas que en recuperarlo del archivo general cuando lo necesites, usar carpetas de apoyo sería una mala práctica.

Como ves, la buena práctica concreta en cada caso depende de las circunstancias particulares de cada persona. Por eso te recomiendo que pruebes distintas opciones hasta dar con la más efectiva para las tuyas.

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