Lo importante cuando se opta por reducir costos en las organizaciones, no es eliminar la inversión en tecnología, sino aprovechar eficientemente las herramientas y aplicaciones que ofrecen las TIC´s porque ellas son fuente de productividad y competitividad.
La primera cosa que piensa un empresario en tiempo de crisis es reducir costos y buscar la forma de que el proceso productivo cueste menos; sin embargo, esta reducción tiene un límite que no puede dejarse en cero. Y en empresas con economías de escala, este es un factor crucial que trae consecuencias peores.
Aprovechar la tecnología
El hecho de incorporar tales valores a la empresa genera en consecuencia mayores ventas que se traducen en mayores ingresos y más clientes, y es allí donde la inversión en tecnologías de información causa un impacto positivo y genera un rendimiento operativo mayor que si se hubieran recortado la inversión en ese segmento.
El consejo entonces es no preocuparse por reducir los costos tecnológicos, sino aprovechar mejor las tecnologías de información.
Es en este punto donde los gerentes tienen interrogantes tales como ¿cuándo dejaremos de comprar tecnología?, ¿Es mejor tener un modelo de outsourcing para ciertos procesos?, ¿esta inversión tecnológica cuándo se volverá obsoleta?, ¿existen otras alternativas mejores eficientes en costos?
La tercerización es la salida.
La tercerización es una opción muy benéfica en tiempos de crisis para firmas que no requieren un departamento de tecnología complejo; tal estrategia debe ser considerada cuando se tienen costos elevados del personal que gestiona la infraestructura tecnológica, o cuando existen sobrecostos en suministros, mantenimiento, repuestos y contratos de garantía extendidos.
En los últimos meses, las pymes han incluido uno o varios modelos de servicios basados en el esquema de tercerización tales la “Computación en la Nube”, con la cual se obtiene acceso a infraestructuras genéricas de tipo industrial a costos muy razonables, o el modelo de Software como Servicio (SaaS, por sus siglas en inglés), en donde la empresa paga una tarifa mensual por acceder a un portal que brinda servicios de consultoría e implementación con aplicaciones listas para usar tal y como los clientes las requieren.
Se trata de soluciones que optimizan las condiciones operativas del negocio con pocos riesgos de soporte, mantenimiento y continuidad, y lo mejor: efectivas en costos
Por décadas, la pequeña y mediana empresa ha enfrentado el reto de justificar sus inversiones tecnológicas y de esclarecer los rendimientos derivados de su explotación. A todas luces, la informática mejora notablemente el desempeño corporativo y por esta razón no es necesario preocuparse tanto por reducir los costos tecnológicos sino por aplicar las mejores prácticas empresariales para generar valor con la aplicación de tecnologías y mejorar la rentabilidad.
La opción del outsourcing
Son muchas las empresas que han optado por eliminar todas sus impresoras y en su reemplazo contratan servicios de outsourcing de impresión en donde un tercero compra las máquinas, las instala, da servicio 24×7 con personal en sitio, coloca los insumos (papel y tóner) y cobra por el volumen de páginas impresas en el mes.
Los servicios tercerizados se están utilizando en el segmento de la seguridad de información, en donde una consultora ofrece servicios gestionados de seguridad con los cuales las empresas eliminan la necesidad de crear un departamento de seguridad IT, capacitar al personal e invertir en máquinas, aplicaciones y monitoreo continuo.
8 TÁCTICAS PARA REDUCIR COSTOS
1. Reducir los presupuestos de viaje y utilizar herramientas para comunicaciones unificadas, sistemas de telepresencia, videoconferencia y colaboración.
2. Utilización de de energías alternativas.
3. Optimizar los trámites ante entidades gubernamentales utilizando servicios en línea.
4. Hacer uso de recursos virtuales para educación y entrenamiento a empleados.
5. Reducir el consumo de papel y artículos de oficina.
6. Contratar por outsourcing algunos elementos operativos diferentes del núcleo de negocios para que sean gestionados por compañías especializadas.
7. Instalar sistemas de Voz sobre IP que reduce costos de llamadas y posibilita la integración de soluciones.
8. Gestionar eficientemente el consumo de energía: ventilación, aire acondicionado, agua, iluminación, control de mecanismos, entre otros.
Por Orlando Gómez Camacho
Especial para Latinpyme
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