Categorías Organizativas en GTD: Acciones Delegadas

Si hay una categoría extremadamente simple y potente a la vez, es la de las acciones delegadas. Son muchas las personas que, al dar sus primeros pasos con GTD, me han comentado, entre sorprendidas y encantadas, los espectaculares resultados que el uso correcto de esta categoría organizativa puede llegar a producir.

Antes de nada, conviene recordar qué significa “delegar” en GTD, ya que se trata de un significado distinto al habitual. En GTD, delegar significa que la siguiente acción necesaria para que algo avance la puede, debe o tiene que hacer alguien que no eres tú.

Cuando compras algo online, estás “a la espera” de que ese comercio te envíe la mercancía. Cuando le pides una información a una persona, estás “a la espera” de que esa persona te envíe dicha información. Cuando le envías una factura a un cliente, estás “a la espera” de que el cliente te pague la factura. Cuando llevas el coche al taller a que le cambien el aceite, estás “a la espera” de que te llamen diciéndote que ya está cambiado. Los ejemplos serían inagotables.

Pues bien, en GTD, el envío de la mercancía por parte del comercio, el envío de la información pedida por parte de esa persona, el pago de la factura por parte del cliente y la llamada del teléfono avisándote de que el coche está listo para recoger son acciones delegadas.

La categoría organizativa que recoge todas las acciones delegadas recibe el nombre de “lista a la espera” y, como digo en los talleres, se trata de un “invento” equiparable a la rueda y el fuego. Bromas aparte, la “lista a la espera” es, con diferencia, la forma más sencilla, rápida y eficaz de tener controlados todos esos temas que esperas de otros, sin que se te pase ni uno solo por alto.

Una “lista a la espera” bien utilizada debe contener los recordatorios de todas y cada una de las cosas que estás esperando de otras personas o entidades. Esto debe incluir, necesariamente, todas las acciones y todos los proyectos que has delegado en los demás, todo lo que has pedido y no ha llegado aún, cualquier objeto prestado y cualquier respuesta, confirmación o información pendiente de cualquier tipo.

Con mucha más frecuencia de la que puede parecer, la siguiente acción necesaria para que un tema avance o pueda cerrarse no depende sólo de ti, sino de otros.

Tu responsabilidad es:

1. Descubrir quién o quiénes son esas personas
2. Confirmar que saben que tienen que completar dicha acción
3. Comprobar regularmente que la situación de cada una de estas acciones delegadas es la adecuada y, si no es así, actuar de la forma que sea necesario

Si ya usas una “lista a la espera”, me encantaría que dejaras un comentario para conocer tu opinión y experiencia y, si aún no la usas, ¿a qué esperas?

Este artículo, Categorías Organizativas en GTD: Acciones Delegadas, escrito por José Miguel Bolívar y publicado originalmente en Optima Infinito, está licenciado para su uso bajo una Licencia Creative Commons 3.0 España.
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