Cinco hechos desconcertantes de la administración del tiempo

Yo nunca me imaginé a mí misma vestida de blanco caminando hacia el altar. Ni siquiera se me pasó por la mente.

De niña nunca jugué a la “familia”, ni a la “boda”, ni a la “casita”… mi juego favorito era el de la “profesora” y mis hermanos menores (pobrecitos) eran mis alumnos.

Por algún motivo así sucedió. Hasta que… mi esposo apareció en mi vida. Bueno, el que hoy en día es mi esposo. Porque resultó que sí me casé.

Y todos los miedos y paradigmas que tenía en mi cabeza sobre cómo sería la vida en pareja, colapsaron. Todo resultó muy diferente, mucho mejor de lo que esperaba, con aprendizajes y experiencias de crecimiento inesperadas.

No siempre las cosas son como uno cree. No siempre las cosas son difíciles o graves o inalcanzables o abrumadoras.

Vale, pero este no es un blog de parejas… este es un blog de productividad personal.

Cierto. Hago esta comparación porque cuando realizo esa primera sesión uno a uno con un estudiante gran parte de lo que cubrimos es la disolución de viejos paradigmas.

Generalmente esta persona me busca porque se siente desesperada, siente que ya no tiene herramientas para seguir adelante, que da patadas de ahogado y aun así no puede liberarse de su interminable lista de tareas.

Y los siguientes cinco hechos de la administración consciente del tiempo siempre son recibidos con sorpresa e incredulidad… pero con esperanza y un gran voto de confianza.

Tal como me pasó a mí cuando me casé.

Entonces, déjame decirte que la administración consciente del tiempo puede no ser lo que esperas, puede no llevarte por el camino que imaginas o lucir de cierta manera.

Pero si tienes apertura para recibir estos conceptos, habrás abierto la puerta de par en par, para encaminarte hacia tu propia efectividad.

1. ¿Para qué administrar conscientemente tu tiempo?

He dicho en mi sitio web que tu jefe me importa un cuerno. Que a mí me importas tú.

Es una forma un poco polémica de decir que no te embarcas en un proceso de mejora de tu productividad para complacer a tu jefe, ni para que la empresa para la que trabajas venda más.

Ni siquiera se trata de que tu emprendimiento sea más rentable. No. Adquieres habilidades para administrar conscientemente tu tiempo con el fin de estar más presente en tu vida.

¿Has notado cómo a veces se te pasan los días como en piloto automático? ¿Has notado que a veces estás con alguien (tu pareja, tu hijo, tu hermana, tu amigo) y tienes la cabeza en la oficina?

“Tu jefe me importa un cuerno”

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¿Anhelas cumplir con algún sueño (viajar, cantar, ser voluntario) pero siempre la falta de tiempo es un obstáculo?

Todo esto pasa porque no estás aquí. Estás atrapado en el pasado o enredado en el futuro, dos momentos sobre los que no tienes influencia en este preciso instante.

El propósito es el poder estar aquí, ahora, ya, sin cargar con el peso emocional de tu larga lista de tareas.

Toma acción: Teniendo como inspiración un ejercicio planteado por Tony Robbins, imagina que has muerto y de alguna manera estás invisible presenciando tu funeral.

Ves a las personas vestidas de negro, recordando cómo eras, qué traías a sus vidas y extrañando las personas que ellos mismos eran en tu presencia.

Busca un papel y en él responde:

¿Cuántas personas impactaste en tu vida? ¿Qué dicen esas personas de ti? ¿Quiénes encabezan esa fila de personas? ¿Qué dicen ellos sobre cómo los influenciaste?

Al mirar hacia atrás ¿qué experiencias desearías repetir? ¿En qué momento te sentiste más vivo? ¿Cuál fue tu mayor contribución? ¿Qué es lo que más vas a extrañar ahora que no tienes cuerpo físico?

Sé que este ejercicio se puede sentir un poco mórbido y hasta te puede dar un poco de miedo, pero si te abres a las respuestas, encontrarás realmente qué es lo que te mueve y quiénes son las personas más importantes en tu vida.

Porque ¿sabes qué? Es para estar totalmente presente en esos momentos y con esas personas, que vale la pena adquirir habilidades para administrar conscientemente tu tiempo.

2. Tú no eres tu mente

Esta es otra de esas cosas que desconcierta un poco a mis estudiantes; no pretendo que me “creas”. Te pido simplemente que por un momento me “compres” la idea de que tú y tu mente son dos cosas totalmente separadas.

Así es como lo veo yo: Tu mente es una herramienta que te fue dada para procesar información, usar el lenguaje, realizar cómputos, resolver problemas y moverte en este mundo físico.

La mente es como un computador, es una herramienta. Pero este computador tiene un molesto virusillo. Este virus hace que te salgan mensajes en la pantalla.

Los mensajes generalmente dicen cosas del estilo de:

¡Qué bestia, ahora sí metiste la pata! ¿Pero por qué te sorprende? Tu siempre metes la pata.

Eres una persona débil y estúpida, todos son mejor que tú y no importa cuánto te esfuerces, siempre llegarás de último.

¿Para qué empezar ese proyecto? Bien sabemos que no lo vas a terminar… Si al menos te organizaras mejor, si por lo menos fueras la mitad de ordenado que Fulano, pero ni eso…

O cualquier cosa parecida. Es decir, mensajes supremamente negativos sobre ti mismo. Es como un error de código que hace que estas frases aparezcan con mayor frecuencia de lo que quisiéramos admitir. Pero… es posible elegir.

Es posible decidir creerle a esos mensajes o decidir no creerle. ¿Por qué? Porque tú no eres el computador. Tú eres el usuario.

Cuando reconoces que no eres la herramienta sino la consciencia que usa la herramienta, retomas tu poder para elegir diferente.

En mi experiencia el primer obstáculo que una persona enfrenta para mejorar en su administración del tiempo es el incesante flujo de mensajes negativos que su mente vomita y que la persona ha decidido creer.

Toma acción: Toma una hoja de papel y dóblala por el centro. Luego extiéndela. Tendrás dos columnas.

En la columna de la izquierda escribe todos los pensamientos negativos que tienes sobre ti mismo. Todos, incluso si salen cientos.

En la columna de la derecha escribe el total opuesto de cada sentimiento negativo. Mientras lo haces, registra cómo se siente tu cuerpo.

Por ejemplo:

Pensamiento negativo: Todo lo haces mal.
Opuesto: Me esfuerzo por dar lo mejor de mi y eso es suficiente.

¿Cómo te hace sentir el enunciar el opuesto? ¿Valdría la pena reemplazar conscientemente y a propósito todos esos mensajes inútiles y negativos emitidos por el virusillo de tu mente?

3. Es personal

Una pregunta que recibo mucho es ¿cuáles son las mejores apps para administrar conscientemente el tiempo?

Y yo tengo que responder: “La que usas”. Todos somos diferentes, tú tienes tu propio estilo, tus gustos, tus intereses… a lo mejor te abruma la tecnología y prefieres anotar todo con papel y lápiz.

Tal vez eres súper estricto… o prefieres más bien ser más flexible y espontáneo. De pronto necesitas un “compañero” a quién reportarle o quizás funcionas mejor por tu cuenta. A lo mejor aún no sabes cuál es tu “modo”…

Es muy importante entender que no todo funciona para todos. Cómo luce la implementación de un método para administrar tareas depende de cada persona.

“Es muy importante entender que no todo funciona para todos”

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A veces hay que ensayar varias opciones por un tiempo hasta encontrar la que mejor se te acomoda. No esperes que porque alguien “sí es organizado” lo que esa persona usa te va a servir a ti.

En gran medida embarcarte en un proceso para administrar mejor tus tareas se trata de encontrar las herramientas idóneas para tu caso, en este momento de tu vida.

Toma acción: Elige máximo dos herramientas (análogas y/o digitales) y prueba cómo es llevar tu lista de tareas en ellas.

Si sabes que te gusta la tecnología, investiga máximo dos apps y pruébalas.

Si sabes que no te gusta la tecnología, prueba con agendas físicas o cuadernos o libretas o pads de Post-Its y posiblemente lapiceros de colores.

Si no sabes si te gusta o no la tecnología o si prefieres la herramienta análoga del cuaderno, entonces prueba con ambas.

Comienza a decidir con qué te sientes mejor y usa esa herramienta por un tiempo. Lo primero es probar, tú te vas a dar cuenta de si te sientes cómodo o no.

No intentes meter un tornillo redondo en un hueco cuadrado. Si no funciona, no lo fuerces. Elige otra herramienta y date la oportunidad de probar de nuevo.

4. No hay que hacerlo todo

Tienes una lista interminable de tareas, me lo imagino. Se siente como una masa amorfa y pesada encima de tu pecho… de solo pensar en cuántas tareas son, como que no puedes respirar.

Esta es la lista de todas las cosas a las que les has dado el “sí”, mientras a ti mismo te diste un “no”.

Este proceso no se trata de que yo te enseño “a organizarte” y ahora sí (¡wow!) vas a poder hacer todas las 127 cosas pendientes en tu lista.

No… ¿qué me dirías si te digo que no es necesario cumplir con todas las tareas? ¿Me creerías?

Recientemente estuve hablando de cómo reducir tu lista de tareas en mi blog y básicamente puedes tomar acción con cuatro estrategias:

Toma acción: Revisa tu lista de tareas y decide:

1. ¿Qué puedes eliminar? (Mira objetivamente y sin emociones, qué puedes borrar de tu lista).
2. ¿Qué puedes automatizar? (¿Existe alguna forma de modificar, eliminar o acelerar pasos? ¿Existe software que pueda hacer esta tarea por ti?).
3. ¿Qué puedes delegar? (No todo lo tienes que hacer tú, ¿quién te puede ayudar, para quién hacer esta tarea constituiría una oportunidad?).
4. ¿Qué puedes aplazar? (No todo es para ya, hay cosas que pueden no ser relevantes para este preciso momento).

5. Administrar efectivamente el tiempo toma tiempo

Estás abrumado, claro, por eso estás tratando de aprender cómo ser más eficiente y efectivo. Pero no caigas en la expectativa errónea de que tomas un tallercito de cuatro horas y de repente ¡eres el Señor (o la Señora) Productividad!

Quisiera poderte dar mejores noticias, pero no funciona así. Yo comparo el ser más efectivo con bajar de peso. ¿Esperarías bajar esos 10 kilos extras sólo con haber ido a un taller de una tarde?

“¿Esperarías bajar esos 10 kilos extras sólo con haber ido a un taller de una tarde?”

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Sí, es posible aprender muchos conceptos, técnicas, estrategias y herramientas, pero luego tienes la tarea de implementar. Debes experimentar, probar qué funciona para ti de todo lo que aprendiste.

La diferencia está en que al bajar de peso es difícil ver resultados pronto; por lo general toma unos meses.

Al comenzar a aplicar estrategias para administrar más conscientemente tus tareas podrás notar alivio y comenzar a ver resultados desde la primera semana.

A lo mejor no le atinas en el primer intento, a lo mejor tienes que probar varias cosas hasta encontrar lo que te funciona, pero siempre sentirás que vas avanzando, cada vez mejor, cada vez pules más tu proceso.

Toma acción: En una hoja en blanco escribe cinco afirmaciones que te ayudarán a seguir motivado cuando estés que tiras la toalla. Léelas periódicamente.

Por ejemplo:

• Hago honor a mi naturaleza buscando la herramienta adecuada para mí.
• Cada día avanzo más y más.
• Se trata de progreso, no de perfección.
• Con compromiso diario logro cada vez más control, mientras abro espacio para mí y mi familia.

Crea las tuyas propias y quédate con las que más resuenen contigo.

Espero que estos conceptos te hayan sido útiles y te invito a que emprendas este camino de desarrollo personal con mucha energía y positivismo. ¡Sólo te esperan cosas grandes!

Imagen Felicidad cortesía de Shutterstock

Carolina Ayerbe

Carolina Ayerbe enseña Administración Consciente del Tiempo a través de coaching y cursos online.