Claves para implementar con éxito un tablero de control

Por Eliana García Moretti

Cuando una empresa decide encarar el control de su gestión, ya sea para obtener un diagnóstico que impulse un cambio o sólo monitorear los resultados, puede apelar, entre otras herramientas, al tablero de comando o de control.

Se trata de un sistema que brinda información ordenada, destinada a hacer más eficientes los recursos de la empresa ya que, entre otras cosas, refleja el estado de áreas clave y además muestra la estructura y el grado de descentralización que posee la empresa puertas adentro.

Tanto las pymes como las empresas más grandes pueden implementar un tablero de control: no existen limitaciones en cuanto al tamaño de la compañía, ya que el punto de partida pueden ser los datos contenidos en una sencilla planilla de Excel.

Lo importante es tener información confiable, integra y ordenada. Este punto es clave dado que de otra manera los indicadores logrados no serán válidos o no podrán ser considerados para el proceso de toma de decisión.

Se debe definir una metodología para organizar la información y sumar valor, que se basa en el concepto de atribuir responsabilidades por los resultados obtenidos, de modo de poder analizar en qué áreas se deben introducir los cambios.

Tipos de tablero

Para elegir las variables por medir, hay que definir previamente qué aspectos se desea cuantificar, y cuáles son las áreas clave en el funcionamiento de la empresa. Por ejemplo: la calidad de un producto, las ventas, el rendimiento del personal, etc.

No hay un solo modelo de tablero, sino diferentes tipos según las variables que se quieren medir, y la estructura y organización de la empresa. Se puede resolver con un Excel o con un Business Inteligent, siempre y cuando dispongamos de información confiable e íntegra.

Si el tablero se ajusta a estos requerimientos, el resultado será un dispositivo dinámico que puede reflejar el estado general de la compañía. Por ejemplo, podemos pensar en distintos modelos:

1. Integral: agrupa la información más relevante dentro de la perspectiva general, destinado a los altos directivos/ejecutivos.
2. Estratégico: brinda información interna y externa respecto del posicionamiento en un largo plazo.
3. Directivo: monitorea a la empresa en su conjunto, y también a las diferentes áreas clave para visualizar los resultados internos a corto plazo.
4. Operativo: permite el seguimiento del estado de situación de un sector o proceso, para tomar medidas correctivas.

Atributos básicos

El tablero de comando nació como una herramienta de management para diagnosticar una situación y poder monitorearla constantemente. De este modo, para que resulte eficaz debe reunir una serie de requisitos:

• Ser dinámico, proactivo y brindar información en tiempo real.
• Contener información que anticipe fallas, y habilite a tomar decisiones oportunas.
• Poseer un lenguaje especializado para los niveles directivos, e indicadores específicos para los niveles operativos.
• Estar realizado con un diseño uniforme, que resulte de lectura rápida y sencilla.

Un tablero de control contiene valiosa información sobre los indicadores de desempeño de la compañía, de la que surge un diagnóstico que orienta las decisiones gerenciales.

Es por esto que la definición de objetivos es un punto neurálgico: obtener indicadores que no nos brinden información puede ser frustrante y nos lleve, tal vez, al abandono de la herramienta.

Por lo tanto, la medición y actualización debe ser constante y sistemática y, para realizarla, es necesaria una activa participación de los sectores involucrados (Compras, Producción, Ventas, RR.HH., etc.). Es fundamental lograr el consenso y el compromiso de todos los niveles de la compañía, no sólo para llevar a cabo el monitoreo, sino también para implementar los cambios que surjan de él.

El tablero de control no se debe tomar como un instrumento de "vigilancia": constituye, más bien, una síntesis precisa de las actividades que se monitorean, y permite acceder a un panorama amplio y abarcador del trabajo que se realiza en la compañía en un período fijado.

Fuente: http://www.buenosnegocios.com/notas/1499-claves-implementar-exito-un-tablero-control

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