Probablemente hayas estado en más de una reunión en la que te sentías en un barco a la deriva, sin saber exactamente el rumbo o el objeto de los temas tratados. Igual lo has observado también en conversaciones con otras personas, a las que les vienen a la mente efluvios de ideas que no retienen, colapsando todas a la vez en una misma conversación desdibujada, en la que desearías haber cerrado alguna idea o conclusión. Más aún, a solas contigo mism@, te habrás sorprendido a veces sin saber exactamente qué hacer con un email, o con anotaciones tuyas sobre algún proyecto.
Estos tres casos suceden por la misma razón: no sabemos separar INFORMACIÓN de ACCIÓN. Por contra, nos regalamos a nosotros mismos y a nuestros colaboradores una masa "informe" en la que no se distingue qué es información y qué es acción. A esta masa informe yo la bauticé en mis cursos sobre productividad para empresas como "informacción", y quiero compartir contigo este "palabro", porque es el responsable de que las empresas pierdan un montón de dinero en concepto de horas de sus trabajadores cuando se reúnen y, peor aún, cuando luego vuelven a trabajar sin saber qué acciones se derivan de la reunión mantenida.
Para evitar esto y aprender a separar el trigo de la paja, recomiendo un taller sobre reuniones eficaces, a ser posible dentro de un programa de coaching de equipos en el que haya varias reuniones acompañadas.
En cuanto a la productividad personal, lo ideal es un proceso de coaching ejecutivo para entrenarte en el uso del método 'Getting Things Done' de David Allen, si bien también es muy efectivo hacer un curso para toda la empresa o departamentos que lo necesiten. Te propongo el siguiente experimento: ve a tu bandeja de entrada y observa el primer email que encuentres. Oblígate a PROCESARLO, no dejes para más tarde tu decisión. ¿En qué consiste procesarlo? En decidir si corresponde a INFORMACIÓN, o si comporta una ACCIÓN (si ese email te recordará que debes realizar una acción concreta, como responder a ese mensaje, llamar a alguien, o realizar otra tarea).
- Si el email contiene información, por valiosa que sea, puedes "archivarlo". Ya encontrarás dicha información cuando la necesites en la carpeta del proyecto o cliente donde lo guardes, o mediante el buscador de tu editor de correo. No hace falta que guardes dicho email a la vista.
- Si el email comporta una acción, tampoco te recomiendo que lo dejes más de un día en tu bandeja de entrada (esto es "ruido" para tu mente). Mi consejo es que lo guardes en una carpeta que llames @_Acción (o algo similar, para que quede bien arriba en el listado de carpetas de tu editor de correo), y puedas ejecutar todas las acciones que se derivan de tus emails cuando lo programes en tu horario diario (te bastará con entrar en la @_Acción e ir ejecutando acciones; después archiva los emails).
Espero haber llamado tu atención sobre la importancia de no volverte loco/a con toda la "informacción" que nos llega a diario, y que vuelvas tu mirada y las preguntas a tus colaboradores dirigidas a separar lo que tiene la función de informar y lo que tiene la función de concretar una acción. ¡Te garantizo que lo disfrutarás y aumentarás la productividad propia y de tu equipo a raudales!
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