Cómo acabar con las preocupaciones innecesarias

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Preocuparte. Dedicar atención y energía a un asunto antes de que te tengas que ocupar de él
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No es la definición canónica pero expone bien cuál es el problema. Enfocarse sobre un asunto cuando aún no es el momento de hacernos en cargo. El dispendio de energía y atención que supone te condiciona de forma negativa cuando te ocupas (de verdad) de tus asuntos actuales. Los que de verdad deben ocuparte plenamente.

Hay técnicas para gestionar y controlar las incidencias que se nos presentan pero no es tan fácil gestionar las emociones negativas que generan, sobre todo cuando llevas conviviendo con ellas toda la vida.

Demos un vistazo a cómo un sistema de efectividad personal, los hábitos y la atención plena te pueden ayudar disminuir significativamente su fricción.

Disponer de un sistema

El sistema es una parte del rompecabezas. Un sistema de eficacia personal que funcione te permite saber a qué atenerte en cada momento. Generas confianza y esta mata las preocupaciones que tienen como fuente el “¿Me acordaré? ¿Sabré que tengo que hacer?” De ahí la importancia de las revisiones al sistema Getting Things Done (GTD).

Es importante disponer de unas pautas para saber qué hacer en cada situación. Disponer de una lista de tareas o un conjunto de listas no es suficiente, se necesitan hábitos. GTD integra algunos muy importantes (Recopilar, procesar, organizar, revisar, hacer) pero es necesario  un cambio de actitud.

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La gente efectiva no es preocupa por sus asuntos, los anticipa y actúa
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Dejar de lado la preocupación implica dejar de lado la actitud reactiva y pasar a un modo proactivo. Anticipar los problemas con días o semanas de margen ayuda a mantener el control del día a día, alejando frustración y estrés.

Desapegarse de la emoción

Creía que implantando un sistema de productividad personal, con una infraestructura y pautas para apoyarme al afrontar las situaciones comunes del día a día era suficiente para evitar el estrés y la preocupación pero me faltaba algo más.

Tengo mis cosas buenas y malas. Siempre he sido una persona caótica que se dejaba arrastrar por cada frente abierto. Un apagafuegos. Implantar el mis sistema de eficacia personal y empezar a escribir en el blog para ordenar ideas sobre el proceso me hizo dar un gran giro pero seguía con ese poso dejado por años de reactividad.

Desde lo intelectual entendía los concepto de capturar, procesar o revisar para mantener bajo control mis asuntos. Me daba una quietud racional pero continuaba con intranquilidad – incluso ansiedad- en el plano emocional.

La intranquilidad vista como un ruido estático siempre presente en mi forma de actuar, comiéndose mi energía, mi atención y haciéndome dudar de las decisiones que tomaba.

Decisiones ordinarias tomadas para dar respuesta a situaciones cotidianas como cuando responder una petición, si había revisado todos los temas pendientes al final del día… Una presión menor pero persistente que me agota e iba descargando mi batería  cada vez más rápido.

Si en su día GTD actuó como un personal game changer el otro gran giro fue la práctica de la meditación.

Del mismo modo que GTD me aleja de la reactividad en la acción, el mindfulness me aleja de la reactividad en la emoción.

Se trata de meditar para educar mi mente, calmando el torrente de pensamiento que generó y crear la capacidad para desapegarme de las preocupaciones ordinarias (trabajos pendientes, conflictos, pensamientos ..).

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Una preocupación nace y si no la detienes tiene tendencia a comerse toda tu atención
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Tienes que saber separarte para ver su importancia real. Puedes hacerlo de forma racional, a través de tu sistema, pero si se trata de algo con carga emocional no saldrá de tu cabeza con tanta facilidad.

Cómo llevarlo a la práctica

Educar la mente e implantar un sistema para ordenar tu actividad. Pensar en grande pero actuar en pequeño. ¿Qué acciones concretas te pueden ayudar a que tus preocupaciones dejen de generar la ansiedad o el estrés que te generan? Aquí tienes las más destacables:

1. Establecer el mecanismo de captura y procesado diario. Repetido en el blog hasta la saciedad pero fundamental. Dar al asunto que te preocupa una salida, canalizándose hacia algún lugar donde sabes que será atendido, no en este momento pero si al final del día cuando dejes a cero tus bandejas de entrada. Preguntar y responder “¿Puedo esperar al final del día para saber que tengo que hacer con esto?” es el primer paso de mejora.
2. Revisión diaria y semanal para anticipar y no olvidar nada. Deja de lado notificaciones y recordatorios, sólo aumentan tu nivel de ansiedad. Revisa tus listas de acciones y la agenda cada día para saber que tienes que hacer mañana. Al terminar la semana vuelve a revisar la agenda a 4 semanas vista para saber qué asuntos se te vienen encima y prepararte.
3. Hacer esperar a la gente. Con unas palabras amables explica que te anotas su petición y que el atenderás cuando acabes el trabajo que tienes entre manos. Con eso basta. Enviar a tu bandeja de entrada y procesa ello. Si es un mail plantéate si debes responderlo hoy o mañana o si puedes esperar algunos días. Tú marcas tu pauta de respuestas no los demás.
4. Dedicarte exclusivamente a HACER. Créate tus propias sesiones para realizar tus acciones y proyectos, sin interrupciones, totalmente aislado. Te sacas trabajo de encima pero sobre todo te cierras asuntos ganando confianza en ti mismo y en tu capacidad de resolución.
5. Establecer una hora de desconexión. A partir de las 20:00 me desconecto de todo, del trabajo, del teléfono, de la red y me dedico a otras cosas. El agotamiento se acumula y te va quemando por dentro, lo que a su vez potencia emociones negativas y preocupaciones.
6. Dedica un tiempo diario para no hacer nada. Lo digo en serio, aprende a meditar, 10,15, 20 minutos al día fijando la atención en tu respiración te harán dar cuenta de cómo te enganchas a tus pensamientos y separando pensamiento / reacción para que la respuesta no sea automática.
7. Diversificar energía en las diferentes áreas de responsabilidad. Equilibrar los diferentes aspectos de tu vida para procurar que los problemas no se sobredimensionen por el exceso de peso en un área de tu vida. Si lo más importante es el trabajo, ¿qué pasa cuando tienes un problema laboral? Es imposible dejarlo atrás cuando te vas a casa.
8. Compártelas. Habla con tu entorno, exprésalas en voz alta. No se trata de fastidiar a la gente sino de sacarlo fuera sin la intención de obtener una respuesta. Ayuda a descomprimir, a aliviar la preocupación.

No te estoy diciendo que implantes GTD, quizás no sea para ti – aunque te recomiendo intentarlo – te hablo de aplicar cada uno de estos puntos de la lista para rebajar el nivel de presión que las interrupciones, imprevistos y otras incidencias te provocan.

La preocupación es buena como aviso. Cuando la utilizamos para darnos cuenta de un posible problema y el registramos para ocuparse de él más tarde. Debemos crear las bases para que preocupación no se transforme a intranquilidad y estrés.