Cómo aceptar tarjetas de crédito en tu empresa

Aceptar tarjetas de crédito en tu empresa puede hacer una enorme diferencia en lo relacionado con tus ventas porque amplía de manera significativa el mercado potencial al cual puedes llegar.

Y es que cada día crece el número de consumidores que utilizan las tarjetas de débito o crédito para sus compras por los beneficios que ello les representa. Así que hoy te comparto esta guía para que puedas aceptar tarjetas en tu negocio.

Las tarjetas de crédito, también llamadas dinero plástico o dinero electrónico tienen las siguientes ventajas para tu empresa:

1. Incermentan tus ventas ya que abren a tus clientes las posibilidades para nuevos y modernos medios de pago. Se estima que el recibir tarjetas de crédito puede aumentar tus ventas hasta en un 30%.
2. Además, también son atractivas para los clientes por la comodidad y seguridad que representan ya que ayudan a reducir el manejo de efectivo (ventaja también importante para tu negocio).
3. Mercadológicamente hablando, la tarjeta de crédito puede aumentar tu facturación porque psicológicamente facilita la compra por impulso. Transmite al consumidor un sentido de facilidad de compra y sobre todo de "compra inmediata". Y desde luego por ser un medio autorizado en segundos, impide que el cliente pueda cancelar la transacción una vez realizada.
4. El crédito es ofrecido directamente por un banco o empresa emisora de tarjetas con lo que no tienes que utilizar capital propio para que tu cliente reciba el beneficio. Esto desde luego también significa que no tienes ningún riesgo en la transacción porque no es tu dinero el que está en juego ya que el cliente es el responsable ante el emisor desde el momento en que le fue concedido el crédito a través de la posesión de una tarjeta.
5. Otra ventaja es que los sistemas de autorizaciones permiten aceptar tarjetas las 24 horas del día con total seguridad lo cual amplía tus posibilidades de operación.

En cuanto a los pasos que necesitas para habilitar un sistema de autorizaciones de tarjeta de crédito en tu empresa o negocio, debes saber lo siguiente:

1. Generalmente estas empresas emisoras te proveen de toda la infraestructura necesaria para poder operar las transacciones como: POS (terminal de punto de venta), conexiones electrónicas, papelería, instructivos, líneas de acceso para soporte técnico y sistema de autorizaciones.
2. No tienes que hacer prácticamente ninguna inversión para poder comenzara ofrecer esta ventaja a tus clientes ya que los emisores te proveen de todo lo necesario, incluso entrenamiento.
3. También suelen proveerte de material POP (publicitario) para que puedas identificar tu negocio y dar a conocer la aceptación de los tipos de tarjetas de crédito que manejas. Esto es muy importante para que tu cliente pueda saber de inmediato que tiene esa opción de pago al momento de consumir en tu negocio.

En cuanto a los requisitos específicos para afiliarte a un banco o empresa emisora son los siguientes:

1. Debes contar con una empresa o negocio legalmente constituido.
2. Debes afiliarte a una institución bancaria o empresa emisora de tarjetas. Puedes para ello solicitar información a un ejecutivo de cuentas que te asesore.
3. Debes contar con una cuenta de cheques a donde se te acreditarán los fondos de las compras realizadas por tus clientes. Esto regularmente en períodos semanales o según lo establezcan las políticas de la institución emisora.
4. Llenar una solicitud de servicio y firmar el contrato correspondiente.
5. Disponer de una línea telefónica directa para la operación del sistema de autorizaciones a través de la terminal electrónica.
6. Deberás informarte correctamente sobre las políticas de uso de las terminales ya que en la mayoría de casos puede no tener costo sobre determinado número de transacciones mensuales o bien alguna comisión si tus transacciones no alcanzan el mínimo establecido.
7. Adicionalmente, si tu negocio es pequeño puedes solicitar que en lugar de una terminal electrónica te proporcionen un sistema manual o porteadora que te permite recibir las tarjetas y operar las autorizaciones vía telefónica. Esto es un poco más tardado para tu cliente pero te permite igualmente aceptar las tarjetas sin inconveniente y sin cobros adicionales.

Lo que Necesitas Saber sobre la Operación
Aceptar tarjetas de crédito una vez que cuentas con la infraestructura necesaria es relativamente sencillo y estos son los pasos:

1. El cliente te solicita comprar un producto o servicio en tu local con tarjeta de crédito o débito
2. Le solicitas su tarjeta la cual puedes aceptar siempre que esté en perfectas condiciones físicas: ni rota, ni maltratada, ni cortada ni alterada
3. Debes asegurarte que es del tipo de tarjeta que estás autorizado a aceptar: VISA, MASTER CARD, AMERICAN EXPRESS, etc.
4. Algunos emisores requieren que le solicites al cliente una identificación adicional que concuerde con el nombre que aparece en el plástico
5. Debes verificar que la tarjeta no esté vencida chequeando la fecha de vencimiento. Esto suele hacerlo el emisor en el proceso de autorización pero es conveniente que también lo verifiques
6. Si esto está en regla, procedes a pasarla por la terminal electrónica (POS)
7. El POS es una pequeña computadora que toma los datos del cliente registrados en la tarjeta, los envía vía telefónica al emisor y retorna con una AUTORIZACIÓN
8. Esta autorización representa que el crédito ha sido aprobado por el banco emisor con quién el cliente tiene un contrato. El manejo del crédito corre entonces por cuenta del banco.
9. La otra opción podría ser que la transacción fuera DENEGADA. Esto puede ocurrir porque el cliente alcanzó su límite máximo de crédito autorizado o por cualquier anomalía con su cuenta o sus datos con lo cual deberá ser remitido al banco emisor para resolverlo. En este caso, la compra es anulada y procedes a solicitar ya sea otra tarjeta o bien otro medio de pago.
10. Si la transacción es autorizada, la terminal te imprime un voucher que el cliente deberá firmar exactamente como aparece en su tarjeta.
11. Entregas una copia del mismo al cliente y conservas la otra. Esta copia del voucher es tu comprobante de reclamo de las transacciones operadas que el banco emisor deberá pagarte, previo descuento de su porcentaje de comisión.
12. Una vez autorizada y firmada la transacción, entonces puedes proceder con toda confianza a facturar y entregar al cliente el producto adquirido.
13. Posteriormente y de acuerdo a los procedimientos establecidos con el emisor de tarjetas, procedes a hacer una liquidación o reclamo de tus transacciones con el banco y recibir el monto correspondiente a tus ventas.

Finalmente, un par de consejos importantes para evitar transacciones fraudulentas con tarjetas de crédito que también son mucho más comunes de lo que te puedas imaginar pero que con las medidas y precauciones mínimas puedes evitarlas sin problema:

• No aceptes plásticos de tarjetas que no estén físicamente en perfectas condiciones o que te inspiren alguna duda o desconfianza. Es mejor un cliente enojado que una pérdida por un engaño o fraude.
• Siempre verifica que la firma coincida.
• No acepte tarjetas de clientes sospechosos que no posean identificación o que denoten nerviosismo en la transacción
• Evite confusiones y no acepte vouchers que no hayan sido impresos dentro de su local u oficina
• Si nota alguna alteración en la banda magnética o de cualquier otra clase, deniegue la transacción argumentando "problemas con su línea telefónica" o con "el emisor suspendido" o cualquier otro argumento que evite poner en riesgo a su persona
• Entrene adecuadamente a su personal para que conozca todos los detalles importantes sobre la aceptación y denegación de plásticos y transacciones fraudulentas.

Como un comentario final, debes considerar que desde luego, la implementación de esta clase de servicios conlleva un costo que se traduce en un porcentaje de comisión para el emisor de tarjetas que te brinda la infraestructura y que es quién corre con el principal riesgo financiero. Esta comisión suele redondear entre el 3% y el 8% y usualmente es la razón por la que algunos pequeños empresarios rehusan utilizar este servicio porque tienen la percepción de que su margen de utilidad se reduce al mínimo.
Sin embargo, lo conveniente es que consideres esta comisión dentro de tus costos de tal manera que la fórmual al final sea ganar un poco menos pero obtener ventaja en el volumen de venta promovido por la aceptación de medios electrónicos en tu negocio. Incluso puedes (opcionalmente) trasladar este costo al cliente bajo la premisa de la aceptación de sus tarjetas como medio de pago. Y en la mayoría de casos el cliente no tiene objeción porque gana el beneficio del crédito y las facilidades para pagar.