Cómo ahorrar dinero en la empresa?

Ahorrar en la empresa, es uno de los términos menos usados por quienes emprenden ya que no ven la empresa como un ente financiero en el que entra y sale dinero; y que si no ahorra entonces puede caer, al igual que cualquier persona, en falta de dinero. Es por esto que en Finanzas & Proyectos te muestro la manera en que puedes ahorrar dinero en tu empresa.

Ahorrar dinero en la empresa: Una misión posible

Ahorrar dinero en la empresa debería ser una de los principales objetivos. Ya que, al igual que en las finanzas personales, cuando no se crean fondos de contingencia se corre el riesgo de caer en un estado de iliquidez que termina en detener el rango de acción en la persona y el de operaciones en la empresa.

A todo esto, son pocas las empresas que tienen un capítulo dedicado al ahorro como tal. Por lo general lo que se hace es que se va utilizando dinero de caja, para ir resolviendo asuntos puntuales. Sin embargo, lo que se pierde de vista es que el principio es el mismo: " El que ahorra es el que tiene " por ende, en la medida en que la empresa cree esos fondos tendrá la opción de avanzar.

En ese sentido, principalmente las PyMEs por sus niveles de riesgo, deberían apartar porciones que suplan necesidades puntuales de la empresa. Ya que tienden a tener economías riesgosas, las cuales pueden colapsar ante la realidad de las grandes empresas que tienen mayor capacidad de solventar situaciones difíciles.

Maneras en que la empresa puede ahorrar dinero

Partiendo de que es una movida estratégica e inteligente de las personas que tienen empresa, principalmente de las PyMEs, tener una porción de ahorros; quiero compartir algunas maneras en las que puedes ahorrar dinero en tu empresa, que luego puedes utilizar para capitalizarla.

Toma en cuenta que el dinero ahorrado es el más barato que puedes conseguir en el mercado. Solamente te cuesta tiempo, pero puedes extraerle la mayor rentabilidad, porque está libre de costos financieros; lo que significa que representa un gran nivel de retorno.

Por lo tanto, es determinante que veas esto, no necesariamente como un "sacrificio", sino como una alternativa de financiamiento blando, en donde apartas una porción mensual, quincenal o semanal, para dedicarla exclusivamente a dos cosas básicas: 1- Operaciones diarias y 2- Inversiones o capitalizaciones de la empresa.

Elaboración del presupuesto

Lo primero que tienes que tomar en cuenta en el proceso de la creación de un fondo de dinero en la empresa, es que debe estar sujeto a un presupuesto. Este te permitirá llevar a cabo la planificación, gestión y control del dinero de la empresa, que hará posible que ahorres dinero.

Para esto debes centrarte inicialmente en los ingresos, gastos y compromisos financieros de deudas. Estas tres categorías cubren tanto es Estado de resultados como el de situación o balance general; en función del flujo de dinero. Por lo que te permitirá ver la disponibilidad que tienes en términos del dinero líquido que puedes ahorrar.

Esta elaboración del presupuesto no es una camisa de fuerza, tiene la ventaja de que es moldeable y adaptable a la realidad de la empresa; de hecho, la sugerencia es a que lo hagas en una hoja de cálculo electrónica de manera que puedas ver los ajustes a través del tiempo e ir modificando partiendo de las realidades que se presenten.

Control de gastos

Luego de elaborar el presupuesto, tienes que entrar en una etapa de restricción de los gastos. Es decir, que veas ventanas que te permitan optimizar los recursos, gastando solo en lo necesario y que le aporte valor a la empresa.

Este es uno de los pasos de mayor envergadura a razón de que implica un cambio de mentalidad y gestión de los recursos disponibles. Por ejemplo, si solías utilizar hojas nuevas para cada impresión, bien pudieras reutilizar las que ya están escritas, para asuntos internos y así ahorrar en términos de materiales gastables.

De igual forma con el resto de los recursos, como la energía eléctrica, internet, etc. El punto es que tengas la capacidad de controlar lo que sale en dinero de la empresa, para que esto se traduzca en ahorros para tu negocio.

Predica con el ejemplo

Estas medidas, por lo general no siempre son del agrado de quienes colaboran contigo en la empresa. Lo usual es que haya un nivel de rechazo inicial. Sin embargo, como sabes que esto es para el bien de todos en la empresa, entonces la manera en que puedes incorporarlos a tu plan es sobre la base del ejemplo que les des.

En otras palabras, si les pides que reciclen hojas y no te ven a ti haciéndolo entonces habrá una dicotomía en la gestión de la empresa y el plan para ahorrar dinero en la empresa se irá por el retrete. Por ende, tienes que predicar con el ejemplo. Que tu equipo ve a que es un plan general para el beneficio de la empresa, y que esto les traerá beneficios.

Pero, al mismo tiempo, tienes que venderle la idea de cómo esto les va a impactar de manera positiva en sus finanzas. Por ejemplo, si se plantean una meta de ahorrar, digamos el 10% en temas de gastos y el uso eficiente de los recursos, el mes siguiente vas a repartir, de esa meta el 3% entre todos los empleados. Claro esto es una idea, no tiene que ser de esta manera, pero el concepto es comprometerlos sobre la base del beneficio mutuo.

Recomendaciones para ahorrar dinero en la empresa

Partiendo lo ya expuesto, quiero también compartirte algunas recomendaciones para ahorrar dinero en la empresa, de manera que no sea algo tortuoso para la gestión financiera de la misma y que realmente le aporte valor a toda la estructura de dinero que estás manejando.

Haz cambios paulatinos

El ser humano es un ente de hábitos, por lo tanto, hacer cambios drásticos en tu estructura no ayuda. Todo lo contrario crea resistencia y evita el compromiso de quienes colaboran contigo en la empresa. Por lo tanto, enfócate en hacerlo paulatinamente.

No hay prisa, si ya llevas un tiempo con un modelo, que en cierta medida te ha mantenido a flote, entonces pienso que puedes ir desmontándolo poco a poco de manera que el efecto del cambio pueda ser absorbido por tus iguales en la empresa.

Define las razones del ahorro

Al igual que en las finanzas personales, cuando ahorras sin propósito, lo que realmente estás haciendo es financiando la propia pobreza, porque el dinero que logras acumular es demasiado para lo que querías e insuficiente para tu nueva aspiración.

En ese sentido, tienes que

definir metas u objetivos para el ahorro que estas creando en tu empresa, de manera que le dé un sentido lógico a las diferentes acciones que vas a implementar en tu negocio. En otras palabras, que si quieres, por ejemplo, expandir la línea de productos o servicios, sepas cuánto necesitas y los requerimientos para lograrlo.

Elige una cuenta aparte para esto

Elige una cuenta especializada para esto. Las entidades bancarias tienen productos dedicados para el ahorro empresarial. En donde le brinda la oportunidad de obtener beneficios mayores a las cuentas de ahorro regular; usualmente vinculadas a un tiempo mínimo de permanencia, pero como tu intención es materializar un objetivo, entonces este tipo de productos puede ser una buena alternativa.

Y la razón de ser de esta cuenta aparte es que no sientas la "tentación" de acceder a este dinero. Además de que "formaliza" el propósito que te plantees para el dinero que estas ahorrando en tu empresa. Por lo tanto, si tu empresa tiene varias cuentas puedes usar la que menos utilices, o bien aperturar una nueva.

La lógica de todo esto es que materialices el crecimiento de la empresa. Esto no es para acumular y nada más. Por lo tanto, enfócate en que tan pronto logres lo que te propusiste como meta, estés preparado para invertirlo en tu empresa.

Recuerda que para crecer hay que invertir, y para invertir hay que tener dinero propio o prestado; y si ya estás haciendo el esfuerzo de ahorrarlo, entonces debes usar de él cuando llegue el momento apropiado que es el monto que te planteaste para desarrollar tu empresa.

Conclusión

Ahorrar dinero en la empresa es una alternativa de financiamiento con un costo financiero igual a cero. En esencia lo que te va a costar todo esto es tiempo, dedicación y ajustes; que más adelante recuperarás a través de las inversiones que lleves a cabo para el crecimiento de tu emprendimiento.

En ese sentido, debes elaborar un presupuesto que te sirva de como medida de planificación y gestión; iniciar un proceso de control de gastos en donde optimizas los recursos y por último, predicar con el ejemplo; que quienes te colaboran vean que tú también te estas ajustando al nuevo plan.

Para esto la recomendación es que hagas cambios paulatinos, definas las razones del ahorro, tengas una cuenta aparte dedicada exclusivamente a ese tema y tan pronto logres la meta utilices el dinero para invertirlo en lo que te propusiste.

Por lo que si esta entrada de blog sobre ahorrar dinero en la empresa te ha sido de utilidad, te invito a que nos dejes tus comentarios en el formulario más abajo, que compartas en tus redes y correo electrónico. Y si te interesa profundizar en el tema, adquiere el libro Ahorro Inteligente escrito por Iván Carcavilla, siguiendo el link que aparece en la imagen más abajo.