Como ahorrar tiempo y ser mas productivo

Alguna vez te has planteado como podrias ahorrar tiempo y ser mas productivo? Seguro que si. Si trabajas por cuenta propia o tienes un trabajo con horarios flexibles, seguramente pensaras que 24 horas no son suficientes para realizar todo lo que tienes programado a lo largo dia. Saber administrar el tiempo no es tarea facil, y menos cuando eres tu quien marca el ritmo. Hace falta una enorme disciplina para lograr aprovechar el tiempo con eficiencia y luchar contra distracciones, procrastinacion o excusas.
A continuacion os explico algunos de los trucos que he ido aprendiendo a lo largo de estos años para conseguir el maximo rendimiento con el tiempo que tengo a disposicion.  A mi me funcionan, espero que a vosotros tambien!

LEVANTATE PRONTOUna de las ventajas de trabajar sin un horario fijo es que no siempre estamos obligados a madrugar para acudir a nuestro lugar de trabajo a un hora precisa. Esto puede ser considerado una ventaja, pero la realidad es que si no madrugamos perderemos media jornada de trabajo. Cuanto mas tarde te levantes, menos tiempo te quedara para ser productivo, y ademas correras el riesgo de tener que trabajar con prisas, lo que aumentara tu estres y posiblemente tu mal humor. Mi consejo es que madrugues todo lo que puedas, y si consigues terminar todas tus obligaciones antes de lo previsto, te quedara el resto del dia para poder disfrutar haciendo lo que mas te gusta.
ESTABLECE HORARIOS PARA CADA TAREAEste es uno de los puntos mas importantes para sacar el maximo partido a la jornada. Debes programar todo con antelacion y establecer horarios detallados para cada tarea. Puedes utilizar una agenda, un calendario o hacerlo mentalmente, yo por ejemplo utilizo Google Calendar para organizar todas mis tareas a lo largo del dia y funciona bastante bien. La clave principal es que lo incluyas TODO, proyectos de trabajo, pausas para descansar, citas, tiempo de ocio o incluso el tiempo que pasas en Facebook, actualizando tu blog o navegando online.... el objetivo es tener controlado hasta el ultimo segundo del dia!
NO A LA MULTITAREACon frecuencia suele pasar que estemos trabajando en un determinado proyecto y paremos un momento para controlar el correo, escribamos un tweet o entremos a leer lo que han escrito nuestros amigos en Facebook. Cuantas veces hemos interrumpido nuestro trabajo para hacer una de estas cosas, y de repente hemos encontrado una conversacion divertida o un enlace interesante que os han hecho perder mas tiempo del debido? Seguro que la respuesta es MUCHAS. Si lo que buscamos es aumentar nuestra productividad, este tipo de habitos puede ser mucho mas peligroso de lo que parece, por eso debemos evitar la multitarea. Si establecemos un horario preciso para cada una de estas actividades perderemos mucho menos tiempo y nada robara tiempo a nuestras obligaciones. Ademas, al focalizarnos en una sola cosa, trabajaremos mucho mas concentrados y finalizaremos nuestro trabajo mucho antes.
ELIMINA LAS POSIBLES DISTRACCIONES
Puedes hacer esto colocando tu espacio de trabajo en una zona libre de elementos que puedan distraer tu atencion, como television, radio, ruidos, vistas a la calle, etc... Si trabajas cerca de otras personas, pideles que respeten tu horario de trabajo y te molesten solo cuando sea imprescindible.
TOMA PEQUEÑOS DESCANSOSIntenta levantarte de la silla cada cierto tiempo (el que tu consideres necesario). Puedes mover un poco las piernas, tomarte un cafe, charlar si tienes alguien cerca o asomarte un rato a la ventana. Esto hara que desconectes durante unos minutos y vuelvas al trabajo con tu mente mucho mas relajada. No importa que estas pausas sean muy pequeñas, poco a poco te daras cuenta de cuanto ayudan a recuperar energias y sobre todo a controlar el estres.
UTILIZA HERRAMIENTAS QUE TE AYUDEN A AHORRAR TIEMPOHoy en dia existen muchas aplicaciones en internet que pueden ayudarnos a ganar tiempo a la hora de realizar tareas que suponian un gran trabajo o que simplemente no podian realizarse.
Aqui os enumero las herramientas que yo utilizo con mas frecuencia, algunas de ellas marcan una gran diferencia en la cantidad de tiempo que empleo en mi trabajo:

• Dropbox: esta aplicacion nos permite compartir archivos y carpetas entre los equipos que decidamos, sincronizandolos automaticamente. Nos ayuda a evitaremos la ardua tarea de tener que adjuntar archivos para enviarlos por correo electronico.
• Instapaper: aqui podemos guardar todas las paginas webs interesantes que encontremos a lo largo del dia, para poder leerlas con calma cuando dispongamos de mas tiempo. Un gran invento.
• Google Reader: el lector de rss de Google nos permite almacenar todas nuestras paginas webs favoritas y leer sus contenidos en un mismo sitio, sin necesidad de entrar en cada una de ellas diariamente.
• Evernote: esta aplicacion nos permite capturar, ordenar y etiquetar todo tipo de informacion para despues trabajar con ella o simplemente conservarla. Una gran herramienta para tomar notas.

Y como no todo es trabajar, dedica en tu agenda tiempo para la diversion y el descanso, porque si haces caso a todos los puntos anteriores, te lo tendras mas que merecido! :)