Cómo aplico los principios de GTD aplicados a mi trabajo

Primera parte de un artículo con la finalidad de compartir mi forma de trabajar, tanto en lo profesional cómo en lo personal. En ediciones anteriores me he centrado en las herramientas y en cómo las utilizaba, en la presente pesan más los principios y hábitos dejando hueco – aunque menor – a las herramientas.

El artículo está dedicado a cómo gestiono mi flujo de actividad en mi trabajo por cuenta ajena. Sigo GTD pero no con la ortodoxia que lo hago en mis proyectos personales.

Soy programador. Trabajo en una oficina frente a un ordenador, desarrollando tareas complejas delegadas a través de un programa de tickets. Cada ticket es un problema a solucionar. Implemento GTD con Outlook pero hay una serie de factores que hacen difícil el encaje del método y a causa de los cuales me he tenido que adaptar:

• La actividad es demasiado compleja. Un ticket se asemeja a un proyecto GTD. A veces incluso lleva asociado un documento que da lugar a toda una implementación!.
• Dificultad para trabajar por contextso. Trabajo en una sola ubicación y las herramientas son reducidas para equipararlas a un contexto.
• Incorporación continúa de inputs en mi flujo de trabajo. Interrupciones, peticiones, nuevos asuntos generados por las mismas modificaciones que realizo. (Cambios que generar nuevos cambios o que dejan al descubierto nuevas necesidades)

Después de una etapa inicial de resignación y sin proponérmelo he ido aplicando algunos de los poderosos principios de GTD para conseguir una mayor asertividad en mi forma de actuar.

Capturar, no recopilar

Más que recopilar, capturo. No se trata de ir a buscar información o material necesario para mi actividad, el problema es capturar ideas y nuevas incidencias en medio del desarrollo aparcándolas para más tarde decidir qué hago con ellas.

Uno de los grandes problemas es mantener la continuidad de la actividad por los problemas que voy encontrando en el software (del entorno donde hago las pruebas u otros bugs que no tienen nada que ver en el propósito de la actividad que estoy realizando) y por las nuevas necesidades que se presentan (pulir el resultado final o corregir una nueva carencia).

Tengo la suerte de no recibir un gran número de llamadas o mails de clientes que me obliguen a cambiar prioridades o enfrentarme a grandes discontinuidades. Pero todo lo que se presenta termina anotado y enviado a mi bandeja de entrada en Outlook.

Transformar

Introducir el procesado de cada uno de los tickets a realizar ha supuesto un salto cualitativo. Me obligo a convertir la complejidad de una anotación en actividades más comprensibles y asumibles.

Implica leer con detenimiento para entender lo que se me pide, terminando con las omisiones creadas por el vistazo rápido o el sobreentender puntos no especificados.

Cada vez que cierro un ticket proceso mi bandeja de entrada. Tomo decisiones, muchas veces se trata de detalles con una mínima importancia, pero esta demora en gestionar lo que va saliendo me impide abandonar lo que debo hacer para tapar esa nueva vía de agua en el bote. Consigo tomar decisiones con la mente fría.

No atomizo la actividad hasta llegar a la acción física indivisible. Del mismo modo que en los proyectos GTD definimos un resultado a obtener y los dividimos en acciones. Trabajo en tareas, donde cada una es un frente abierto: Un problema a resolver o un asunto en el que trabajo.

Dentro de esta tarea (en forma de lista) defino acciones más complejas que una acción física pero lo suficientemente simples para resolver de una sentada y no dejarlas incompletas.

Outlook. Mi sistema de listas

Utilizo el apartado de tareas de Outlook para gestionar mi sistema de listas. Mantengo la estructura de listas de GTD:

• Una bandeja de entrada donde voy anotando todo lo nuevo que va surgiendo.
• En espera. Comunicaciones enviadas que esperan respuesta de algún cliente o compañero del departamento de apoyo.
• Algún día. Dividida en subcarpetas de asuntos en los que no trabajo durante esta semana, proyectos futuros y propuestas de mejora.
• Próximas acciones. Dividida en subcarpetas con contextos clásicos y de asuntos abiertos.

Agrupo las acciones en listas de llamadas, emails, ordenador (por cuestiones administrativas) o Word para escribir documentación y especificaciones. Los asuntos son frentes abiertos. Equiparo un asunto abierto a un contexto (la herramienta y la ubicación es la misma y el ambiente común es el propósito del asunto).

Para poner a punto mi Outlook me fue muy útil este post de Samuel Casanova sobre cómo configurar la aplicación para trabajar con GTD. Importante para evitar que la funcionalidad de correo interfiera y cree interrupciones innecesarias.

Continuidad

La programación te hace caer en la zona de forma frecuente, quedando absorto en lo que haces. Uno de mis objetivos es crear un entorno que lo facilite.

Mi principal preocupación son las interrupciones innecesarias generadas por mí mismo. Soy un adicto. No puedo evitar el cheking en mi mail o en mi cuenta de Twitter. Al llegar a la oficina cierro el dispositivo y lo abro al salir para volver llamadas.

La otra gran trampa es la conexión furtiva en Internet. Desconecto de mi trabajo para echar un vistazo a las noticias, me distrae, me pone de mal humor y me descentra. Entonces, ¿porque lo hago?

Creo que el problema es una mala gestión de mis descansos. No tienen la frecuencia ni la calidad necesaria. No me muevo de delante de la pantalla, lo que provoca un deterioro de la capacidad de atención progresivo.

Trabajar con otras personas

La gran diferencia entre gestionar mis proyectos personales y los profesionales es trabajo en equipo. Cuento con una gran libertad además de trabajar acompañado con coordinador de equipo con una gran inteligencia emocional y facilidad para gestionar un entorno volátil como el nuestro. Durante el día a día puedo recurrir a él para resolver dudas y acabar de definir mi actividad.

Revisar

No existe la revisión semanal y diaria como tal, pero una vez al día me paro para enviar los asuntos del contexto #personal, donde recojo aquello de fuera del ámbito profesional, por correo a mi sistema GTD personal implementado con Facliethings. Reviso la lista de próximas acciones y si es necesario el calendario para prevenir tensiones innecesarias.

Una vez por semana hay una reunión no-formal con el coordinador para definir los proyectos a los que me dedicaré la próxima semana. Lo complemento redactando un documento de uso personal donde recojo el punto de ejecución de mis proyectos para reenganchar el lunes por la mañana. Importante en fines de semana largos o vacaciones.

Ya ves, los que escribimos sobre productividad y eficacia personal tenemos una rutina alejada de la figura de Mr. Eficaz o Don Productivo que no comete errores o ya no cae en trampas. Somos humanos aunque por lo que escribimos a veces no lo parezca.

Publicaré el segundo puesto durante el mes de mayo y el dedicaré a cómo trabajo en mis proyectos personales y en cómo utilizo facilethings y Evernote.