Como aprovechar la información del ERP en la gestión del negocio.

 Por Alberto Reyes

Para poder explotar la información que se genera dentro del ERP, se necesita definir qué información se requiere,  a su vez para esto, se debe de haber definido cual es el objetivo del negocio para los distintos grupos que lo componen (shareholders), cuál será el uso de la información y para que se va a usar esta.

La implementación de un ERP (Enterprise Resource Planning), debe seguir los objetivos estratégicos de la empresa y ser capaz de generar la información necesaria para poder generar cuadros de mando que sirvan de guía para controlar, evaluar y dirigir los esfuerzos.

Si el ERP ya esta implementado, definir como aprovechar la información se convierte en una tarea prioritaria.

Primero para llegar al fondo de las necesidades se puede aplicar un  proceso deductivo, el cual mediante cuestionamientos permite diferenciar y definir de toda la información disponible, cuál es la que genera mayor valor al negocio.   La secuencia de preguntas puede ser como la siguiente:

1. ¿Qué información del ERP se necesita para la gestión? Para saber esto se siguen realizando preguntas
2. ¿Qué se desea obtener de esa información y su análisis?
3. ¿Cuál es el objetivo que se persigue cómo empresa?
4. ¿Es posible definir esa meta claramente?
5. ¿Cómo se mide el avance hacia ese objetivo?
6. ¿Qué información me permite evaluar el desempeño conforme al objetivo?
7. ¿El acercarse al objetivo genera beneficios? (gestión, ingresos o satisfacción del cliente)
8. ¿Dónde se genera la información que sea útil?
9. ¿Está lista para ser usada?
10. ¿La generación de la información es confiable y consistente?
11. ¿Se puede obtener de forma regular?
12. ¿Es considerada por todos los involucrados realmente como una guía?
13. ¿Es funcional en el tiempo?
14. ¿Permite realmente tomar decisiones y realizar ajustes?

Estas son algunas de las preguntas que se podrían hacer, algunas de ellas van a cambiar de una situación a otra o aparecerán nuevas.

Regresando al planteamiento inicial y basados en que en la mente del directorio o la gerencia se tienen pensamientos similares a: “Si se ha invertido recursos en la implementación del ERP, este debe ser capaz de generar información útil y contemporánea para la toma de decisiones”. Aunque en la realidad no siempre sea así.

Por eso, si esta en un proceso de implementación, este puede ser el mejor momento hacer un alto y definir.  Si ya tiene un ERP, valide que esta herramienta le permita medir y gestionar los recursos para materializar los objetivos corporativos.

Si se llevara este análisis al campo de las expediciones, y se hiciera una aproximación simplista se buscará  lo siguiente:

1. Visión (hacia donde se va, cual es el destino o el norte a seguir).
2. Se define cual es la realidad actual o el POD (del inglés Point of Departure).
3. Se identifican las brechas y el punto de arribo, POA (del inglés Point of Arrival).
4. La Ruta o actividades a realizar.

No necesariamente las actividades siempre son un avance directo hacia el objetivo, regularmente no es una línea recta. Así, sin perder la visión u objetivo utilizando los recursos restringidos se busca llegar de la forma más eficientemente posible.  Un ejemplo serían los distintos puntos de avance (indicados del 1 al 5). En forma individual pareciera que algunos se alejan, pero finalmente se llega al destino.

Una vez definidos estos aspectos es indispensable medir como los recursos que importan están medidos, así como el avance a los objetivos, esto a través de indicadores, que se reportan mediante una hoja de mando.

Como conclusión optimizar el uso de la información del ERP es primordial que de preferencia se definan desde antes, el uso y aplicación de la información, mediante lo siguiente:

• Definir el objetivo
• Identificar donde se está y con qué recursos cuenta para llegar al objetivo
• Aclarar el objetivo con los responsables
• Comunicar,  transmitir y hacer participes
• Llevar del dicho al hecho (traducir en indicadores y hojas de control)
• Medir adecuadamente
• Validar la capacidad de medir el avance hacia el objetivo
• Darle seguimiento
• Ajustar, afinar o desechar

Este es un proceso que requiere de una visión clara y poder ver a distancia las restricciones y limitaciones del negocio, por lo que se recomienda ayuda de alguien externo al negocio.

Autor Alberto Reyes – www.tecro.cl

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