Cómo armar un Tablero de control ágil

Un tablero de control es una herramienta infaltable en tu escritorio para poder manejar tu empresa profesionalmente. Conocé los cuatro pasos para armar uno.

Todos buscamos medir el rendimiento de nuestras acciones. Queremos saber si bajamos o subimos de peso, si gastamos más o menos dinero que el año pasado. En cuanto a nuestra empresa queremos saber si va creciendo, si las ventas van aumentando o los costos bajando, o incluso si los empleados están faltando más seguido. Muchas empresas tiene algún tipo de tablero de control que les da esta información, Pero son pocas las que realmente tiene una herramenta sencilla que puedan revisar continuamente. Hace falta Diseñar un tablero con objetivos compartidos por el personal y la dirección, basados en el plan estratégico.

Como decía Peter Drucker, No puedes gestionar lo que no puedes medir. El dueño de una empresa o un gerente gestiona la mayor parte de su tiempo, es decir, toma de decisiones: qué hacer y qué no. Y para que estas decisiones sean acertadas, debe tomar información de su tablero de control. Esta información se trata "indicadores claves" para cada cuestión importante de nuestro negocio, que nos "indican" justamente qué acciones realizar.

Qué son los indicadores o KPI

Un indicador, métrica o KPI es aquel cuyos resultados permitan saber cómo están funcionando nuestras acciones y mejorar aquello que estamos midiendo.

Representa una actividad que es crítica para la organización para lograr un objetivo

Los indicadores dan información para facilitar la toma de decisiones no intuitiva

Permiten medir cada proceso: el tiempo que se tarda en hacerlo, la frecuencia con que se realiza, el costo, el ingreso que genera, la tasa de error que tiene, la tasa de satisfacción.

Cuanta más información sepamos de cada proceso, más sabremos sobre cuál es el valor ideal que deberíamos tener mes a mes, y compararlo con el que tenemos realmente.

Por qué usar un tablero de control?

Hay numerosos beneficios por utilizar un tablero de resultados. Para el grupo, hay un sentido de trabajo en equipo, copropiedad y responsabilidad. Para la dirección, la actuación del equipo es más visible, comprensible y accionable. Es importante recordar que la información de los resultados e inspecciones debe servir para mejorar el proceso, no para encontrar culpables; de otra forma nadie va a querer involucrarse en la medición.

Cómo armar un tablero de control

Hay diversas formas de armar un tablero. Recomiendo una muy sencilla que incluye 4 pasos:

1) Mapear:

La técnica mindmapping nos permite "liberar nuestro cerebro", anotar nuestras ideas de una manera creativa y lógica al mismo tiempo. Se estructura desde el centro de la hoja hacia las bordes. Hacer entonces un mindmapping utilizando como primeras ramas de mapa las 8 áreas de influencia de tu empresa (más detalle sobre estas 8 secciones en el libro SOS pymes). Escribir el nombre de tu empresa dentro de un óvalo en el medio de una hoja blanca, y luego dibujar 8 óvalos conectados con el central que contengan los siguientes temas:

Plan, liderazgo, equipo, clientes, proveedores, procesos, resultados y mejora e innovación.

Continuar el mindmapping agregando nuevos ítems al mapa a cada una de esos óvalos. Estos ítems serían tareas pendientes. Por ejemplo, en el área de mejora e innovación se pueden conectar tareas o ideas relacionadas con nuevos productos a desarrollar.

2) Diseñar:

En una segunda hoja, hacer el tablero de comando. Una tabla donde colocamos en la primera columna las 8 áreas, y en la segunda vamos anotando las "tareas pendientes" relacionadas a esas áreas. Pueden escribirse o colocarse en un gran panel con post-its. Los post-its, o pizarras borrables son ideales para que el tablero se mantenga actualizado constantemente.

3) Agilizar:

Convertir el tablero en una herramienta ágil haciéndolo en forma de Kanban. El kanban es una herramienta japonesa que sirve para priorizar las tareas, balancear la carga de trabajo y evitar el multitasking.

El kanban se diseña agregando al tablero 3 columnas: Hacer, en proceso y hecho. Incluso en cada una de etas columnas se puede poner un número, que sería la cantidad límite de tareas que puedan estar en esa columna. Esto permite no sobrecargar el sistema, y que los que estén demorados estén visibles y reciban ayuda.

Una vez que estés acostumbrado a trabajar de esta forma, puedes agregar una cuarta columna incluyendo el objetivo, que es el dato final para que el tablero de comando permita controlar no solo la cantidad de tareas realizadas sino la calidad.

4) Cascadear

Distribuir las tareas del tablero de control a cada empleado. De cada tarea u objetivo pendiente, pueden desprenderse sub-tareas que tegan que hacer otras personas, quienes deberian a su vez tener su propio tablero.

Tips

• Empezar utilizando los indicadores que ya hay disponibles o que son normalmente utilizados para la industria.
• El tablero de control general y los que se van cascadeando o transmitiendo en cadena a cada empleado (cada empleado tiene su propio tablero con las métricas de las cuales es responsable)
• Con el tiempo, algunas métricas pueden dejar de ser necesarias y otras pueden surgir en su lugar, lo importante es que sean útiles y relevantes para alguien.
• Las métricas deben ser fáciles de calcular y entender; si llevan más tiempo que el ahorro que pueden generar, debe evaluarse su utilidad.
• Se pueden mostrar resultados diarios, semanales o mensuales, según sea necesario. Si el proceso tiene muchos errores o hay muchas quejas tanto de clientes internos como externos, cuanto más seguido sea el control es mejor.

Fuente: http://www.biztorming.com.ar/2017/08/27/como-armar-un-tablero-de-control-agil/

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