Cuando se trata de la gestión de flotas de vehículos, hay que tener en cuenta muchos costes. No importa cuántos vehículos tenga una empresa en su flota, desde el combustible hasta las tarifas de registro y las primas de seguros hasta los costos de servicio, los gastos vehiculares pueden acumular miles de libras por vehículo cada año.
Sin embargo, existe una manera confiable de reducir estos costos para las empresas de flotas calculando el millaje de su negocio y deduciéndolo de sus impuestos al final de cada año fiscal.
Las millas que se gastan conduciendo para reunirse con los clientes, entregando un gran botín, haciendo recorridos de suministros para la oficina o trabajos ocasionales conduciendo para la empresa pueden sumar rápidamente miles de millas durante un año.
Los dueños de negocios tienden a pensar que la deducción de impuestos solo les ahorrará dinero suelto, pero su negocio puede terminar con una deducción sustancial de los impuestos adeudados al estado. Si una empresa tiene las herramientas adecuadas para beneficiarse al máximo del servicio de deducción de millas , podrá reducir significativamente sus pagos de impuestos anuales.
La tasa de deducción por milla comercial la determina el HMRC anualmente y está sujeta a cambios cada año fiscal. El servicio de deducción de impuestos por millaje está destinado a compensar a las empresas de flotas por sus gastos operativos, como combustible, tarifas de servicio, depreciación y primas de seguros. Registrar el kilometraje de la empresa con precisión no es una tarea sencilla cuando se hace en papel, pero, gracias a los últimos avances en los sistemas de seguimiento GPS, ahora es más fácil que nunca.
Para decirlo sin rodeos, un vehículo de una empresa comercial que viaja 15.000 millas por año permite a una empresa deducir £ 5750 (45p x 10.000 + 25p x 5000) de los pagos de impuestos anuales. Esta es una cantidad significativa de dinero y es solo de un vehículo; ahora imagine tener de 10 a 15 vehículos en su flota, y la deducción de impuestos por millaje total ascenderá a decenas de miles de libras.
Eso es si tiene la documentación y los registros adecuados de los viajes de negocios realizados por los vehículos de la empresa con la información detallada requerida por el HMRC. El HM Revenue & Customs no permite a las empresas hacer conjeturas y estimar sus datos. Todos los registros comerciales de kilometraje deben ser precisos e incluir detalles como el destino, el propósito del viaje, la fecha y las millas recorridas.
Recopilar y mantener registros detallados de cada viaje de negocios puede parecer una tarea imposible, pero vivimos en una era de tecnología y los dispositivos avanzados como los rastreadores de vehículos pueden ayudar mucho con estas tareas.
Con un dispositivo de seguimiento a bordo del vehículo y la función Registro de viajes, las empresas pueden acceder fácilmente a la información de cada viaje individual y determinar cuáles de estos viajes son para fines comerciales con solo presionar algunos botones. Con una herramienta tan conveniente a la mano, los gerentes comerciales no tendrán ningún problema en proporcionar al HMRC los informes que contienen la información solicitada.
Los gerentes tienen una tarea importante y desafiante a la hora de identificar los viajes de negocios para los viajes realizados por los vehículos de la empresa. Pasar sin ayuda por cientos de recogidas, entregas, entregas o reuniones con clientes llevaría una cantidad de tiempo exorbitante y todo el proceso aumentaría la probabilidad de errores y errores de cálculo.
La tediosa tarea de distinguir los viajes de negocios de los viajes personales se puede trivializar con un simple dispositivo de rastreo de vehículos y Trip Log; una herramienta sofisticada que permite a los gerentes comerciales identificar el uso privado y comercial de los vehículos de la flota y mantener registros completos de reembolsos de impuestos.
HMRC tiene un conjunto de reglas para ayudar a los propietarios y gerentes de negocios, ya que necesitan estar informados sobre lo que califica para un viaje de negocios o un viaje personal. Enviar datos de kilometraje falsos o intentar deducir el uso no autorizado de vehículos es un delito y puede desencadenar una auditoría de la HMRC.
Las pautas son claras sobre el tema; Los desplazamientos de trabajo de una residencia permanente al lugar de empleo, los viajes secundarios como compras, visitas familiares y cualquier uso personal de los vehículos de la empresa no son elegibles para la deducción de impuestos por kilometraje. Por otro lado, los empleados que requieran un vehículo para realizar su trabajo como puede ser un repartidor o un camionero, los viajes que realizan estos empleados se consideran viajes de negocios.
También hay profesiones que requieren que un empleado viaje a un lugar de trabajo, como agentes de ventas, trabajadores solitarios y agentes de servicio. Estos viajes también se clasifican como viajes de negocios porque los empleados no pueden realizar sus tareas a menos que lleguen a los lugares de trabajo asignados. Trip Log reduce el tiempo que se tarda en separar viajes de negocios y personales y compila informes de kilometraje drásticamente. Cada viaje realizado por un vehículo de la empresa se registra y almacena en los servidores de seguimiento basados en la nube y se puede acceder a él a pedido.
Administrar y reducir costos se trata de encontrar los detalles pequeños y significativos para ahorrar dinero. Todo lo que se necesita para que una empresa se beneficie de la deducción de impuestos por millaje es mantener informes completos de sus viajes de negocios y proporcionar al HMRC pruebas de que estos viajes se realizan total y exclusivamente con fines comerciales.
La perseverancia es la mejor idea para emprender un negocio.
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