Cómo Cancelar los Contratos con los Proveedores

Una boda que se cancela o se pospone es un motivo de lágrimas y disgustos. Y de mucho trabajo también. Hay que comunicárselo a mucha gente: a la familia, a los invitados, al oficiante... y a los proveedores, que son muchos. Vamos a contar: catering, fotógrafo, vestido de la novia, traje del novio, flores, invitaciones, menús, DJ, regalos para los invitados...
Y si comunicárselo a la familia tiene un coste emocional, decírselo a los contratistas y proveedores puede tener un coste económico.
Para que ese no a los proveedores no se convierta en un verdadero problema, aquí tenéis algunos consejos útiles:
Cuando se cancela por voluntad de los novios
En este caso son los propios novios los que cancelan el contrato de servicios con el proveedor, tanto si la boda se anula como si se aplaza. Para actuar, antes habrá que tener presente qué tipo de relación nos une con quien nos iba a prestar el servicio.
Proveedores con contrato escrito
Si habéis firmado un contrato de prestación de servicios previamente tendréis que tener en cuenta lo siguiente:

• Debéis leer cuidadosamente el contrato para saber qué condiciones de cancelación o aplazamiento os van a aplicar según ese documento.

• Revisad los pagos a cuenta que hayáis efectuado antes de la cancelación. Y de los que deberíais haber guardado, sí o sí,  todos y cada uno de los resguardos, correos electrónicos o cualquier tipo de documentación que los acredite.

• Comprobad las penalizaciones que os pueden cobrar y en qué concepto. Cuanto más cerca esté la fecha de la boda de la cancelación, más alto será el recargo.

• Haced las cuentas detenidamente para que, cuando os comuniquéis con el suministrador, tengáis una cifra de referencia. Es fácil que os quieran cargar más dinero del que está estipulado en el contrato o que se les olvide el dinero entregado a cuenta.

Un buen seguro de bodas, ahorra dinero en estos casos

• Si habéis contratado un seguro de bodas (que deberíais), comprobad las  compensaciones a las que tenéis derecho en caso de cancelación o aplazamiento de la boda, y en qué circunstancias. Ojo, que para poder cobrar esas indemnizaciones tendréis que tener documentados todos los contratos y cantidades entregadas.

• Comunicadle al proveedor la cancelación o aplazamiento lo antes posible. Aunque es un momento desagradable, es mejor no dejar pasar más tiempo, por el bien de ambas partes. 

• Esa comunicación debe ser telefónica o personal, pero debe estar apoyada por un documento escrito, porque las palabras se las lleva el viento. Y, un consejos, elegid fórmulas en las que quede constancia de que el suministrador ha recibido la noticia de la cancelación. 

• Por supuesto, si la boda no se va a celebrar (por causas ajenas al proveedor), pedidle disculpas. Y que sean sinceras, porque es una situación de lo más incómodo para él.

La negociación: imprescindible

• En caso de que os vayan a aplicar penalizaciones, podéis intentar negociar de forma inteligente con el contratista e intentar que os rebaje la cantidad. Unas lagrimitas a tiempo...

• Si es un hueso duro de roer tenéis varias opciones: buscar a otra pareja que se case en la misma fecha y localidad y cederle el producto o servicio, por un precio algo menor; podéis vender lo que podáis a través de portales especializados, así podréis recuperar una parte de lo invertido; según de lo que se trate, podéis donarlo a personas necesitadas (un vestido o una buena comida, por ejemplo, siempre son bienvenidos); y, por último, si no podéis recuperar ningún dinero, siempre podéis aprovecharlo vosotros (haced una fiesta y aprovechad el banquete, regaládselo a una pareja amiga, vended lo que se pueda vender, etc.).

• En caso de que la boda se posponga, la negociación será más sencilla, puesto que no pierden un cliente totalmente, sólo aplazan la relación comercial.

Proveedores con acuerdo verbal

Si el encargo con el proveedor se ha realizado de manera verbal y no se ha documentado:

Guardad todos los tickets, facturas y recibos

• Recopilad recibos de pagos anticipados, en caso de que los haya. El mero hecho de tener un justificante de pago, ya acredita una relación comercial, lo que os puede beneficiar si queréis recuperar algún dinero.

• Si tenéis seguro, igual que en el caso anterior, comprobad si tenéis derecho a algún reembolso por este concepto.  

• En este caso, al no haber relación contractual, el proveedor se puede negar a devolveros el dinero adelantado. Y no hay mucho más que hacer, salvo que tengáis recibos o pruebas.

• Pedid disculpas, en este caso con mayor motivo.

• Si podéis pasarle el encargo a alguna otra pareja que se case en las mismas fechas, sería un bonito detalle con el suministrador. Y una forma de negociar para que os devuelva las cantidades entregadas a cuenta. 

Cuando se cancela por diferencias de criterio con los servicios del proveedor 
Si os veis obligados a cambiar de proveedor, porque no está prestando el servicio pactado, porque el producto no responde a las características o condiciones contratadas o porque hay diferencias de criterio o de caracteres entre las partes:

• Tened en cuenta todas las recomendaciones que os he dado anteriormente.

• Además, documentad todas las deficiencias y problemas que hayáis tenido con el contratista: fotos, documentos, testimonios, publicidad, folletos, etc. 

• Os aconsejo que, además de rescindir el contrato de forma escrita, le visitéis en persona para explicarle las razones de la cancelación y hacer valer las pruebas que las demuestran.

• La negociación en esta ocasión será más dura que en caso de que sea una cancelación por otros motivos, porque a nadie le gusta que le digan que trabaja mal y, probablemente, se ponga a la defensiva.  

• En caso de que no lleguéis a un acuerdo y el suministrador os quiera penalizar, aunque le hayáis despedido por no trabajar adecuadamente, probablemente tengáis que llegar a utilizar las hojas de reclamaciones, el arbitraje o, incluso, los tribunales de justicia. 

Siempre es mejor un mal acuerdo que un buen juicio...

Cuando se cancela por parte del proveedor

• Si es el contratista el que decide de manera unilateral no prestar el servicio o entregar el producto, debéis dar todos los pasos indicados anteriormente, pero teniendo en cuenta que los que tenéis la sartén por el mango en este caso sois vosotros. 

Si el que cancela es el proveedor, el daño es también moral

• Si el contrato es verbal, os aconsejo que pidáis todas las cantidades entregadas a cuenta. También podéis reclamar alguna indemnización por daños morales, pero será difícil que lo consigáis. 

• El proveedor negociará de forma muy dura, porque no querrá perder dinero, a pesar de haberos causado un perjuicio realmente importante; porque no es lo mismo que a un proveedor le cancelen un pedido, donde los daños son meramente económicos; que si se trata de unos novios a los que le dejan sin un producto o un servicio días antes de la boda, que ser verán perjudicados de forma económica y también moral. Así que, ataos los guantes y a por ellos.
  

En cualquier caso, os deseo de todo corazón que nunca os tengáis que ver en este tipo de situaciones. Pero siempre es bueno saber cómo actuar en todas las circunstancias.
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