Cómo crear un usuario en tu software ERP: Guía paso a paso

En el mundo empresarial actual, la eficiencia es clave para el éxito. Los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) se han convertido en herramientas fundamentales para gestionar múltiples aspectos de una empresa, desde la contabilidad hasta la gestión de inventarios.

Uno de los pasos esenciales para aprovechar al máximo tu software ERP es saber cómo crear un usuario. En este artículo, te explicaremos de manera sencilla y detallada cómo hacerlo.

¿Por qué es importante crear un usuario en tu software ERP?

Antes de sumergirnos en los pasos específicos, es importante entender por qué crear un usuario en tu software ERP es fundamental.

Un usuario en un ERP es como una llave para acceder a la información y las funciones de la empresa. Esto permite una gestión más segura y personalizada de los datos y procesos.

Seguridad y control de acceso

La creación de usuarios en un software ERP permite establecer un control de acceso sólido y seguro a las funciones y datos empresariales críticos.

Cada usuario puede ser configurado con permisos específicos, lo que significa que solo tendrán acceso a la información y las funciones necesarias para llevar a cabo sus tareas.

Esto reduce el riesgo de accesos no autorizados y protege la confidencialidad de los datos sensibles.

Personalización y eficiencia

Un software ERP bien configurado puede adaptarse a las necesidades individuales de cada usuario. Al crear usuarios y asignarles roles y permisos específicos, puedes personalizar la experiencia de trabajo de cada empleado.

Esto significa que un contador puede acceder a las herramientas financieras necesarias, mientras que un gerente de almacén puede concentrarse en la gestión de inventarios.

Esta personalización aumenta la eficiencia y la productividad en todos los niveles de la organización.

Responsabilidad y trazabilidad

La creación de usuarios permite llevar un registro preciso de quién realiza qué acciones en el software ERP. Esto es crucial para la responsabilidad y la trazabilidad.

Si algo sale mal o se comete un error, es más fácil identificar la fuente del problema y tomar medidas correctivas.

Además, este registro puede ser valioso para el cumplimiento normativo y la auditoría interna.

Escalabilidad

Conforme tu empresa crece, es probable que necesites agregar nuevos empleados a tu sistema ERP. La creación de usuarios es esencial para este proceso de escalabilidad.

Puedes configurar nuevos usuarios de manera rápida y sencilla, garantizando que estén listos para comenzar a trabajar de inmediato sin comprometer la seguridad ni la eficiencia.

Colaboración y comunicación

Un sistema ERP con usuarios configurados adecuadamente facilita la colaboración entre departamentos y equipos.

Los usuarios pueden compartir información relevante de manera eficaz, lo que mejora la comunicación interna y permite tomar decisiones más informadas y rápidas.

Crear un usuario desde Cloud Gestion: Pasos a seguir

A continuación te explicamos los pasos a seguir para poder crear y configurar un nuevo usuario en Cloud Gestion. Podrás comprobar lo fácil y sencillo que resulta.

Acceder desde el panel de administración a usuarios App

Lo primero que tenemos que realizar para crear un nuevo usuario será ir al apartado de «Administración -> Usuarios App -> Nuevo».
Antes de seleccionar nuevo, en la parte superior del listado de usuarios creados, podemos ver los usuarios que se han utilizado y los que tenemos contratados.

Añadir datos del nuevo usuario que vamos a crear

Al seleccionar nuevo, se nos abrirá un formulario para añadir los datos del nuevo usuario. Donde asignaremos un nombre de usuario (En Cloud Gestion aconsejamos siempre poner el dni de la persona) y también asignar una contraseña.

Muy importante si el usuario utiliza la aplicación el acceso activo tiene que estar marcado como «Si», esta opción es para casos en los que por distintos motivos no queremos que ese usuario tenga acceso a la aplicación, por ejemplo si es un trabajador con contrato eventual, los meses que no esté trabajando, se puede quitar el acceso.

Y muy importante, un usuario no es lo mismo que un trabajador. Podemos tener usuarios que no sean trabajadores, por ejemplo puedes crear un usuario para tu gestor y que tenga privilegios para ver sólo las facturas.

Puedes tener trabajadores creados en la aplicación y que no tengan necesidad de acceder a la aplicación, por lo que no será necesarios crearles un usuario.

En el caso de que este usuario sí sea también trabajador de la empresa, existe un apartado donde te pregunta si es trabajador, marcaremos que si y tendremos que seleccionar el trabajador que previamente hemos creado.

Asignar privilegios al usuario

Una vez creado el nuevo usuario, ya nos aparecerá en el listado de usuarios, nos iremos al icono de «otras opciones» y aquí seleccionaremos el icono de «Gestionar privilegios»

Gestionar los privilegios

Una vez dentro de la gestión de privilegios, nos aparecen varias pestañas, en la primera podemos dar los distintos privilegios por los apartados del menú principal.

En visibilidad de campos podemos asignar los campos que queremos que le aparezcan a ese usuario en los partes de trabajo.

En la pestaña de restricciones, podemos seleccionar días de la semana y horas en las que el usuario pueda acceder a la aplicación.

Y por último, en agenda podemos dar acceso para que agendas puede o no ver el usuario, si solo la suya o la de otros trabajadores, y si puede o no editar.

Ver datos de acceso de los usuarios

En el listado de usuarios tenemos acceso para ver el usuario y contraseña asignado, esto en caso de que el usuario no lo recuerde se lo podemos facilitar nosotros.

Y también podemos ver el último acceso que ha tenido el usuario en la aplicación, así como un historial para saber desde que IP y navegador ha accedido a ella.

¿Qué más debes saber sobre la creación de usuarios en tu software ERP?

• Mantenimiento de usuarios: No olvides que la gestión de usuarios es un proceso continuo. A medida que cambien los roles y responsabilidades en tu empresa, es posible que debas actualizar los permisos o eliminar usuarios que ya no sean necesarios.
• Seguridad: La seguridad de los datos es primordial. Asegúrate de seguir las mejores prácticas de seguridad al crear usuarios y asignar permisos. Esto incluye el uso de contraseñas fuertes y la autenticación de dos factores cuando sea posible.
• Formación: Proporciona a tus usuarios la formación necesaria para utilizar el software ERP de manera efectiva. Esto ayudará a evitar problemas y maximizará la productividad.
• Registro de actividad: Considera la posibilidad de mantener un registro de actividad para los usuarios. Esto te permitirá rastrear quién ha accedido a qué partes del sistema y qué cambios se han realizado.

Conclusión

La creación de usuarios en tu software ERP es un proceso esencial para optimizar la gestión de tu empresa.

Siguiendo estos pasos, podrás configurar usuarios de manera segura y eficiente, garantizando que cada miembro de tu equipo tenga el acceso adecuado a las herramientas que necesita.

Te recomendamos probar nuestra DEMO de forma gratuita e ilimitada, y comprobar lo fácil y sencillo que resulta crear usuarios con Cloud Gestion.

Recuerda que, en el mundo de la tecnología empresarial, la formación y la seguridad son clave. Invierte tiempo en asegurarte de que tus usuarios comprendan cómo utilizar el sistema y mantén siempre un enfoque en la protección de tus datos y activos.

¡Buena suerte en la gestión de tus usuarios en tu software ERP!