Existen muchas formas de proceder cuando un usuario deja la organización, en cualquier caso va a depender de los requerimientos específicos del cliente.
Listo a continuación los requerimientos más comunes en este sentido:
- Bloquear el acceso a la cuenta en cuestión
- Mantener acceso al buzón en Exchange (ejemplo: usuario supervisor)
- El buzón no debe ser visible en las listas de direcciones
- El objeto no debe ser eliminado inmediatamente
Frente a esta situación podríamos proceder del siguiente modo:
1. Deshabilitar la cuenta de usuario en Active Directory Users and Computers (no en Exchange).
a. Opcionalmente mover a una OU dedicada a cuentas deshabilitadas
2. Otorgar acceso al buzón (ej: usuario supervisor):
a. Opcionalmente configurar redirección de correo
b. Opcionalmente bloquear la recepción de correo
3. Ocultar de las libretas de direcciones
Algo importante a tener en cuenta es que esto no es lo mismo que eliminar el buzón y asignar la dirección SMTP a un usuario distinto. Exchange internamente no utiliza las direcciones SMTP por lo que eso podría resolver la recepción de correo externo pero derivaría en NDRs (Non Delivery Reports) para los usuarios internos (en caso de que por algún motivo se mantenga la recepción internamente).
Por último, luego de un tiempo prudencial y acorde a los requerimientos de la organización habrá que tomar acciones adicionales como por ejemplo archivar la información y eliminar la cuenta, buzón, etc.
Les dejo algunos artículo que pueden resultar complementarios:
Cómo exportar un buzón de Exchange a PST?
Deshabilitar o remover un buzón de Exchange?
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