Cómo decidir de forma efectiva qué hacer

por José Miguel Bolívar

Como explicamos en nuestros talleres para la mejora de la efectividad personal con OPTIMA3 ^®, y también comento en mi libro, el proceso de toma de decisiones que sigue la mayoría de las personas para decidir qué hacer en un momento dado es muy simple: elegir aquello que tiene mayor "índice de tachabilidad", es decir, hacer primero la opción que parece más "tachable" de todas las disponibles.

A pesar de que esta sea la forma mayoritaria, aunque inconsciente, de elección, hay formas mucho más efectivas de decidir qué hacer en cada momento.

La ciencia nos explica que la decisión para llevar a cabo una acción debe depender, ante todo, de la situación. En línea con este hecho, veamos un sencillo modelo de 5 pasos para decidir cada vez mejor qué hacer en cada momento:

1º) Analizar tu capacidad real de elección en la situación en la que estás. Lo primero de todo es evaluar si puedes decidir realmente o si, por el contrario, te encuentras ante una emergencia (real) en la que la decisión ya te viene dada. También puede ocurrir que ya hayas decidido con anterioridad qué vas a hacer ahora, por ejemplo asisitir a un evento determinado. En este caso, es decir, cuando ya has decidido con anterioridad, existe un hábito muy útil y recomendable que es plantearte si podrías cambiar tu decisión previa y si tendría sentido hacerlo. Muchas de las cosas que hacemos las hacemos simplemente por inercia...

Hay tres principios básicos con respecto a las emergencias:

1. "Minimiza al máximo las emergencias". La mayoría solo existen en tu cabeza. Como decía Drucker, "aún estoy por encontrarme una emergencia que no pueda esperar noventa minutos".
2. "La falta de organización de los demás no es tu emergencia" (Bergonzini dixit).
3. "Evita planificar y, en general, reduce al máximo tus compromisos futuros con fecha". Decidir hoy - sin información - cuál va a ser en un momento futuro la mejor opción de entre todas las disponibles, resulta prepotente y muy rara vez sirve para nada.

2º) Si tienes capacidad real de elección, el segundo paso es obtener información útil y relevante sobre la situación en la que te encuentras. Esto significa, por una parte, ser consciente de qué posibilidades te ofrece estar donde estás ahora y, por otra parte, saber qué recursos tienes a tu alcance en ese momento. Por ejemplo, "en el AVE con el portátil y mala conexión".

3º) Lo tercero es evaluar qué opciones son factibles en tu situación, es decir, separar lo que son opciones reales de lo que solo son deseos. Por ejemplo, si tu situación es "en el AVE con el portátil y mala conexión", probablemente solo tenga sentido plantearte opciones que tienes que hacer con el portátil y para las que no necesitas conexión. Aunque tengas que hacer muchas llamadas de teléfono importantes, reunirte con tres clientes esta semana sin falta, imprimir antes de esta tarde un documento para una reunión, enviar la presentación por email a un colega antes de mañana y pasar por Correos a recoger un paquete urgente, es aburdo que te plantees cualquiera de estas cosas como opción cuando estás "en el AVE con el portátil y mala conexión".

4º) Una vez separadas las opciones con sentido de las que en ese momento no lo tienen, el cuarto paso es evaluar la contribución de valor de cada una de esas opciones, es decir, tener claro cuál de ellas contribuye más directamente y con mayor intensidad a tus resultados. A menudo, lo que más valor aporta es distinto de lo que más apetece hacer. De hecho, con bastante frecuencia, lo que más pereza da hacer es precisamente lo que mayor valor aportaría si lo hiciéramos, como bien saben los expertos en procrastinación.

5º) Este quinto y último paso es la clave para decidir cada vez mejor y consiste en hacer lo que se conoce como un análisis post-mortem de la decisión y la situación en la que la tomaste. Algunas preguntas potentes que te pueden ayudar a este análisis serían, por ejemplo, ¿qué opción me habría venido bien tener disponible y no tuve? ¿Qué debería hacer distinto la próxima vez para asegurarme de tener disponibles todas las opciones que necesito tener disponibles? ¿Hasta qué punto tome la mejor decisión posible? ¿Cómo podría haber decidido mejor? ¿Qué me habría ayudado a decidir mejor? ¿Con lo que he aprendido a partir de esta experiencia, qué voy a hacer distinto para decidir mejor la próxima vez?

Recuerda: la contribución de valor en el trabajo del conocimiento es desigual. Media hora dedicada a un tema genera distinto valor que media hora dedicada a otro tema. Cada email, cada conversación presencial o telefónica, genera distinto valor que las demás. Elegir de forma habitual la opción que mayor valor aporta es lo que disparará tu eficacia a otro nivel.

La eficacia consiste en dos cosas. Por una parte, elegir mejor qué hacer y qué no hacer. Por otra parte, de lo que has elegido hacer, elegir mejor qué hacer en cada momento. Con este sencillo modelo de 5 pasos, ser eficaz te resultará más fácil.

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