Cómo desarrollar la efectividad personal con GTD®

Durante el curso de certificación como GTD^® Master Trainer de Nivel 3, que tuvo lugar en Ámsterdam el pasado mes de septiembre, David Allen compartió una reflexión que capturé y que es el origen de este post.

David nos decía que «tener la información y tener la experiencia son dos cosas totalmente distintas» y eso me hizo recordar una herramienta que utilizamos los Master Trainers a la hora de evaluar el nivel competencial en GTD^® de las personas a las que estamos certificando.

El motivo por el que la recordé es porque en el desarrollo de cualquier competencia el primer paso es disponer de la información (correcta) y el último paso es contar con tanta experiencia que incluso se ha olvidado (competencia inconsciente).

La herramienta en cuestión es una sencilla matriz, estructurada de la siguiente manera:

• En su lado izquierdo hay tres filas, que se corresponden con los elementos que integran cada uno los tres niveles competenciales en los que se divide el itinerario formativo para el desarrollo competencial de la efectividad personal con GTD^®: Nivel 1, Nivel 2 y Nivel 3.
• En su lado superior, hay cinco columnas, que se corresponden con las distintas etapas en el desarrollo competencial de cada uno de los elementos de los tres niveles que he mencionado en el punto anterior.

Un tercer elemento, ausente en la matriz, pero muy a tener en cuenta, es la propia definición de competencia: conjunto de comportamientos habituales observables asociados a la consecución de resultados.

¿Cómo se usa esta herramienta? Tomemos como ejemplo el elemento «Aclarado correcto, con identificación de resultados y próximas acciones».

1. Si sé qué es (pero no sé cómo se hace), entonces estoy en la etapa de Información.
2. Si además de saber qué es, sé cómo se hace (aunque nunca lo haya hecho), entonces estoy en la etapa de Instrucción.
3. Si además de saber cómo se hace, sé hacerlo (porque ya lo he hecho en alguna ocasión), entonces estoy en la etapa de Instalación.
4. Si además de saber hacerlo, lo hago regularmente (porque me obligo a ello), entonces estoy en la etapa de Implementación.
5. Si además de hacerlo regularmente, lo hago de manera natural (sin tener que obligarme o acordarme de ello), entonces estoy en la etapa de Integración.

Evidentemente, se puede estar en etapas distintas para cada uno de los elementos de cada nivel.

[Si estás leyendo este post desde un móvil, tendrás que girar la pantalla y ponerla horizontal para poder ver correctamente la tabla]

Matriz del camino para dominar GTD®

Información

Tienes la información suficiente para poder actuar.

Instrucción

Sabrías cómo hacerlo, si quisieras o tuvieras que hacerlo.

Instalación

Tienes una estructura funcional con contenido real.

Implementación

Utilizas los elementos clave de manera consistente.

Integración

Te centras en los resultados que tu sistema de confianza te permite producir.

Nivel 1 - Fundamentos

• Hábitos necesarios para el control día a día.
• Aclarado correcto, con identificación de resultados y próximas acciones.
• Uso de las categorías básicas de recordatorios (proyectos, próximas acciones, a la espera, algún día/tal vez, referencia).
• Captura y gestión de capturas atrasadas bajo control.
• Revisión Semanal regular que mantiene el sistema fiable.

Nivel 2 - Sistema Totalmente Integrado

• Hábitos necesarios para el control semana a semana.
• Inventario de proyectos recalibrado con regularidad.
• Desarrollo de temas y habilidades de planificación de proyectos.
• Sistema sostenible de gestión integral de vida, en marcha y funcionando.

Nivel 3 - Orientación Dinámica

• Habilidad para navegar por los cambios.
• Capacidad de ejecutar cualquier resultado.
• Procesos y comportamientos alineados con todos los aspectos significativos de la vida y el trabajo.
• Capacidad para generar conciencia de la situación.
• Espacio y claridad para centrarse en lo que es más significativo.
• El día a día está alineado con el propósito y la visión.

Entender esta matriz es muy importante, porque ayuda a comprender muchas cosas.

Por ejemplo, hay un porcentaje significativo de personas que creen y afirman usar GTD^® cuyo nivel competencial es tan bajo que ni siquiera aparecerían en la matriz. Me refiero a personas cuyo conocimiento de GTD^® procede únicamente de haber leído algunos post o escuchado un par de podcasts.

Para poder considerar que alguien ha completado la etapa de Información tiene que, al menos, haber leído entero el «Organízate con eficacia», de David Allen, y haberlo hecho más de una vez, con calma y tomando notas.

Aquí el problema es que es difícil llegar a la información adecuada si únicamente vas por el camino autodidacta. Aunque al final se consigue, el proceso es largo e incómodo.

Digo esto porque hay cosas, como por ejemplo la gestión de capturas atrasadas, que no se abordan directamente en el libro, por lo que difícilmente vas a tener esta información. También hay muchas cosas que se malinterpretan al leerlas.

Probablemente después de un par de años «pegándote» con el método, vas a estar en algún lugar entre Instrucción e Instalación, siempre hablando únicamente de Nivel 1, y con bastante diversidad según qué elementos del nivel.

Si tomamos como ejemplo lo de la «Revisión Semanal regular que mantiene el sistema fiable», es muy probable que incluso estés más en Información o Instrucción que en Instalación, aunque lleves tiempo usando el método. Y algo parecido ocurre con el tema de aclarar bien las siguientes acciones y proyectos o con usar bien las categorías básicas de organización.

Una persona no está cerca de «dominar GTD^®» hasta que no se encuentra como mínimo en la etapa de Implementación en los tres niveles, así que, como ves, hay muuucho recorrido.

La formación GTD^® oficial te permite acelerar enormemente el proceso.

Por ejemplo, del curso de Nivel 1 «GTD^® Fundamentals & Implementation Lab» sales directamente en la etapa de Instrucción para todos los elementos y en la de Instalación para la mayoría de ellos.

Una inversión de día y medio que te ahorra un par de años de aprendizaje autodidacta 😉 ¡Y lo mismo aplica a los cursos oficiales de Nivel 2 y Nivel 3!

Como puedes comprobar, la mayoría de la gente que cree estar usando GTD^® apenas ha empezado a recorrer el camino, ya que no ha llegado ni a las últimas etapas del Nivel 1.

Por eso hay mucha gente que dice que GTD^® es difícil o no funciona: solo han dado los primeros pasos, y a menudo mal, por lo que ni siquiera saben qué es GTD^®.

¡Ah! Un detalle importante. Todos esos supuestos expertos en GTD^® que ofrecen «formación garrafón», carecen incluso de la Información correcta en la gran mayoría de los casos, así que puedes imaginar la calidad de sus «enseñanzas». La ignorancia es muy osada…

Dejando este «detalle» al margen, si yo hubiera tenido la opción de contar con ayuda experta cuando empecé con GTD^®, me habría lanzado de cabeza sin dudarlo un instante. De hecho, lo intenté, e incluso asistí a muchos webinars de la David Allen Company, pero no pude asistir a ningún curso, porque por aquella época no los había.

Tú lo tienes mucho más fácil. Puedes recorrer todo el camino de la mano de personas que son auténticas expertas en la metodología, y que están avaladas por David Allen, el autor del método.

En línea con esto último, comentarte que ya está aquí el módulo «GTD^® Weekly Review Lab», en formato webinar (en breve tendrás los detalles en el Blog de formación GTD^®), y que a la vuelta del verano facilitaré personalmente el primer curso abierto «GTD^® Projects & Priorities», de Nivel 2, en Madrid.

Por cierto, la herramienta de desarrollo competencial que he comentado en el post se explica y trabaja durante el curso de Nivel 2, «GTD^® Projects & Priorities».

Como ves, el desarrollo de la efectividad personal con GTD^® es un camino muy bien estructurado, que además ahora puedes recorrer con la compañía experta de OPTIMA LAB, profesionales de la efectividad.

Para poder recorrer con confianza el camino que te llevará de la información a la experiencia. Con todas garantías.