¿Cómo despedir a un colaborador?

En las últimas semanas hemos publicado cómo desarrollar al Talento Humano, partiendo desde la medición y pasando por la capacitación y desarrollo, esto pensando siempre en conservar a nuestro Talento, en reconocerlo como nuestro activo más importante, pero que pasa cuando a un activo de éste tipo hay que darle de baja en nuestro inventario, cuando hay que despedir a un colaborador, por la razón que sea, es una situación por naturaleza incómoda y hay algunas consideraciones que tomar en cuenta.

Cuando comenzaba el segundo año de Ingeniería, fui a trabajar con los cuñados de una tía, ellos tenían dos colegios y entre a laborar como profesor de inglés en uno de ellos, acercándome a una actividad que me agrada, la docencia, pero el objetivo principal era que me ayudara a hacer una carrera laboral para mi CV, sin embargo al mes y medio de haber comenzado el Director me llamo a su oficina y me despidió, sus palabras fueron las siguientes " Gabriel, vamos a tener que dejar la cosa, algunos profesores me están pidiendo aumento y debo recortar personal, por tenerte confianza prefiero despedirte a vos, dile a tu papá que me disculpe y explícale la razón", al salir de su oficina su asistente me dice "Gabriel, estoy entregando nuevos horarios pero no me dieron el suyo", y yo le contesté "No, yo no aparezco porque me acaban de despedir" (Creo que hasta con una sonrisa) a lo cual respondió "Y tan tranquilo que lo dice" con una expresión de confusión, una profesora compañera me dijo inmediatamente "Que lo siento, espero que te coloqués pronto" deseandome que encontrara pronto un nuevo empleo, le dije gracias aunque lo único que pensaba era en regresar a clases en el horario de la mañana en la universidad, en ese entonces no comprendí sus comentarios ni los aprecié correctamente, sino hasta años después cuando estuve del otro lado, cuando tuve que despedir a alguien.

Cuando contratamos a una persona y es por tiempo definido lo mejor es dejarlo claro desde el principio así al terminar el contrato o actividad que se desarrolle ambos sabrán que terminó la relación laboral, pero cuando se contrata a alguien por tiempo indefinido, se adquiere con la persona también una responsabilidad social, su persona, su desarrollo dentro de la empresa, su desarrollo profesional y personal tanto individual como familiar, lamentablemente ese compromiso no siempre es recíproco, en una capacitación recientemente en la Asociación de Gerentes de Guatemala el facilitador daba un consejo "Tarda en contratar y apresúrate en despedir", si ya hemos agotado las instancias de motivación, capacitación y hasta medidas disciplinarias con el colaborador creo que es necesario por el bien de la organización, despedir, pero esto debe hacerse correctamente, sin importar las causas o el nivel jerárquico del colaborador, algunas ideas que consideramos se deben tomar en cuenta son las siguientes:

Antes del Despido: La Preparación es importante en todo lo que realizamos, así que para una tarea como ésta también debe existir planificación, ya la decisión se ha tomado, ahora corresponde la acción, sin embargo, previo a comunicársela al colaborador se debe manejar la información con estricta confidencialidad, antes del despido:

1. Analizar las repercusiones de su despido, si es un puesto clave cómo se va a cubrir y si se puede prescindir del colaborador inmediatamente o es necesario que prepare informes y avances de su trabajo.
2. Notificar a Recursos Humanos que se despedirá al empleado para que preparen la información sobre sus prestaciones, cobros que deba saldar y activos a su nombre que deberá entregar.
3. Realizar un "Backup" de la información a su cargo, la información es un activo intangible de la empresa y deberá resguardarse por seguridad, incluso si es necesario restringir accesos.
4. Preparar la información que respalda los argumentos del despido.

El despido: La parte más tensa para ambas partes es ésta, acá se necesitará ser lo más empático con la persona, el despido lo deberá hacer el jefe inmediato pues es la persona que mejor conoce al colaborador, si considera que puede haber algún problema es conveniente que se apoye con una Gerencia o el Departamento de Recursos Humanos, pero no delegar la difícil tarea sino tenerlos de respaldo y testimonio de lo que ocurra, en la novela de Up in the air de Walter Kirn, aunque es una novela, toca un tema muy importante, el despido necesita ser algo personal, no puede ser a través de terceros en realidad y mucho menos por un correo electrónico por ejemplo, se le solicita llegar a una oficina o un lugar privado para hablarle, durante el despido:

1. Informar inmediatamente de qué se trata la reunión, no postergar la notificación, pero tampoco ser tan insensible en la forma de decirlo, pero sin tantos rodeos dejar claro que no es una llamada de atención sino una acción definitiva, es conveniente comenzar diciendo la razón del despido, por ejemplo: "En los últimos meses hemos hablado que debías mejorar en..." o "Debido al último problema que tuvimos..." e inmediatamente después informar que se ha decidido despedirle.
2. Mostrar una línea de tiempo donde se le explican las oportunidades que tuvo de mejorar y corregir los motivos que llevan a la empresa a despedirle, incluso si fuera un recorte de personal las razones por las cuales la empresa esta reduciéndose y por qué se decidió incluirlo entre las personas a despedir.
3. No justificar la decisión, asumimos claro que se está despidiendo a la persona por una justa razón, así se evita abrir las puertas para una discusión que se puede convertir incluso en algo más complicado.
4. Solicitar su última actividad y esclarecer la ayuda que se dará o no se dará tras el despido, tales como terminar la jornada, extender una carta de recomendación o simplemente retirar sus pertenencias personales.
5. Dar instrucciones claras de lo que sigue, firma de documentos, entrega de equipos, tiempo para entregar liquidación por poner algunos ejemplos.

Después del despido: Lo que acaba de pasar fue difícil, pero para quien acabas de despedir lo más difícil comienza ahora, Stephen Balzac en su libro Organizational Development menciona que la pérdida de un empleo por despido se asemeja al duelo, la noticia puede estar asimilándola y le será necesario comunicar a su familia, a sus compañeros, quizás despedirse de ellos y algún tiempo solo en su oficina, después del despido:

1. Proporcionar la ayuda necesaria para organizar sus cosas.
2. Explicar algunas dudas sobre cómo proceder ahora, puede que ya lo hayan explicado pero después de recibir esa noticia la atención que pudo prestar fue menor.
3. Explicar los pormenores de su liquidación de forma que no existan sorpresas para el colaborador.
4. Dar las gracias por el tiempo que colaboró con la empresa y expresar sinceramente lo que se desea para el colaborador.

Esta situación es el último recurso para un colaborador, si se ha tenido la necesidad de llegar hasta éste extremo es necesario hacerlo de la mejor manera posible y ésta es solo una idea que puede servir de referencia.