Cómo digitalizar el área de gestión de personas

El área de gestión de personas es una de las que más puede beneficiarse de la digitalización de procesos. De hecho, toda empresa necesita un sistema centralizado que almacene la información de los empleados y al mismo tiempo le permita estructurar dicha información (quién está en qué puesto, quién depende de quién, qué nivel de experiencia y conocimientos poseen las personas, su retribución económica, las métricas de desempeño, registros de jornada, etc).

Por otro lado, gestionar equipos de forma eficiente implica analizar factores internos a la compañía y externos que afectan al sector y que deben ser tenidos en cuenta a la hora de tomar decisiones estratégicas. Afortunadamente, el esfuerzo de los últimos años por integrar cada vez más sistemas y funcionalidades de las operaciones propias del área de recursos humanos ha permitido que la transformación digital en este área arroje un balance muy positivo.

La automatización en la gestión de personas

Cuando hablamos de automatización a menudo tendemos a pensar en la eliminación de puestos de trabajo. En este caso particular, lo que se elimina realmente es el trabajo rutinario. En el área de gestión de personas existe una elevada de carga administrativa que puede ser canalizada a través de un software que automatice o reduzca el tiempo dedicado a estas tareas. Dicho de otra manera, si liberamos a la gente de lo que no aporta valor, podremos poner el foco en lo que realmente sí contribuye a mejorar las operaciones.

Si tienes un rol de RRHH en tu compañía, tu trabajo diario consiste en proyectos, interacciones y actividades que harán que tu éxito dependa del desarrollo de un conjunto de capacidades complejas. Evaluar la capacidad de un candidato para liderar un equipo, mentorizar a personas para que se desarrollen profesionalmente y alcancen nuevos retos, analizar el impacto de modificar ciertas condiciones laborales, etc. es lo que realmente da una auténtica dimensión de la responsabilidad que se asume. Y esto no lo hace la tecnología aunque sí que nos puede arrojar algo de luz para tomar buenas o mejores decisiones.

La transformación, digital o no, como tendencia global en la gestión de personas

El área de gestión de personas, también conocida tradicionalmente como recursos humanos, desempeña un papel esencial en cualquier compañía. Esto se hace notar de manera especial en aquellas empresas que tienen un alto grado de dinamismo por su situación de mercado, por las operaciones que realizan o por la estructura de personas que trabajan en ella. La cuestión es que la digitalización de este área supone una fuerte ventaja competitiva frente a aquellas que aún no han recorrido la senda de esta transformación.

La información que se maneja en el área de gestión de personas es enormemente sensible y representa una fuente de datos imprescindible para tomar decisiones estratégicas que afectan al global de la empresa. No hablamos solamente de conocer y analizar cómo evoluciona la estructura salarial de la empresa y en base a qué criterios sino también el mapa de talento con el que se cuenta, el desempeño por empleado/a, la consecución de objetivos en hitos temporales determinados y un largo etcétera de indicadores que se derivan del factor humano de la compañía que afectan tanto al negocio como al propio bienestar de las personas.

Al margen de lo anterior, en las organizaciones del siglo XXI el concepto de transformación va más allá de la simple digitalización. Todos estamos orientados a servir a los clientes de la mejor forma posible y en función de las necesidades que van surgiendo. Esto conlleva que el mapa de competencias laborales va mutando, al igual que los propios roles que se desempeñan. Por tanto, en este escenario laboral tan variable es muy útil contar con herramientas que te permitan acometer cambios con agilidad, tanto a efectos de diagnóstico de la situación como a la hora de mejorar las operaciones.

Consejos antes de digitalizar el área de gestión de personas

Este proceso conlleva tiempo y esfuerzo que debes dimensionar con antelación. No se trata de contratar un software, sino sobre todo de nutrirlo de información relevante. Por tanto, antes de embarcarte en este proceso:

• Documéntate y analiza las distintas soluciones existentes en el mercado. Existen diferencias importantes en precio, funcionalidades y servicios posventa.
• Una vez tomada la decisión, planifícate una importante bolsa de horas para las tareas de implantación del software. Te llevará semanas o meses de intenso trabajo.
• Piensa qué atributos o campos de información quieres incorporar en el software. Normalmente encontrarás un núcleo de información estable al que podrás agregar otros campos que sean de tu interés.
• Identifica tus fuentes de datos y localiza los documentos donde se encuentra la información que debes volcar en el software.
• Establece los distintos roles y permisos que tendrán en el software. Personas con responsabilidades distintas, deben tener acceso a la información que les afecta y no al resto.
• Coordina con las personas de tu equipo las distintas fases de implantación. Habrá módulos concretos en los que deberás hacer partícipe a las personas involucradas (nóminas, recruiting, formación, evaluación del desempeño, registros de ausencias, calendarios, etc.).
• Haz las pruebas que necesites antes de poner en funcionamiento el software con el global de la compañía y revisa muy bien los permisos para acceder a la información que les corresponde en base a su rol.
• Piensa en qué información vas a querer consultar de manera periódica para poder diseñar informes personalizados (dependiendo del software o del plan contratado).
• Configura tu dashboard con los paneles de información que te resulten más útiles. Lo habitual es que tengas una vista predeterminada pero podrás crear otras adaptadas a tus necesidades.

Ventajas de la digitalización del área de gestión de personas

De lo comentado hasta ahora se desprenden algunas ventajas de la digitalización pero para ser más concreto aquí te indico algunas que considero relevantes:

• Información centralizada y disponible. Antes aludía a la existencia de fabricantes de software que acometen soluciones parciales. Esto supone que la información la tienes repartida o diseminada entre distintos productos, documentos, hojas de cálculo, etc. Cuando dispones de un único cuadro de mando en el que puedes visualizar y explotar toda la información del área, las decisiones pueden tomarse con mayor agilidad y precisión.
• Planificación de ciclos automatizados. Por ejemplo, tener la posibilidad de que puedas programar diferentes eventos para que ocurran en ciertos momentos del año puede liberarte de un trabajo que no aporta valor (convocatorias para rellenar cuestionario de desempeño, análisis periódico del clima laboral, etc.).
• Alertas de fechas clave. Existen hitos temporales que se deben tener muy presentes, como por ejemplo, finalización de los periodos de prueba, vencimiento de contratos, etc.
• Usabilidad para la gestión diaria de los trabajadores/as. Aportar una herramienta que facilite sus gestiones diarias conlleva un impacto positivo (fichajes, solicitudes de días, nóminas, firma de docs., formación, desempeño, etc.).
• Integraciones con otras herramientas. Habitualmente, los fabricantes de este tipo de software ofrecen una API que puede expandir las capacidades del software integrándose con otros sistemas que ya posea la empresa (ERP, herramientas de comunicación interna, etc.). Si bien esta no es una característica que se de en todos los casos, contar con una API siempre es un plus para poder explotar la información cruzando datos aunque probablemente conllevará un sobrecoste en el precio de la licencia del software.
• Visualización de datos. Uno de los valores de este tipo de software es que la visualización de los datos permite entender mejor lo que está ocurriendo en tu empresa a nivel de gestión de personas y por tanto podrán interpretar la evolución de ciertos indicadores (ritmos de contratación, .
• Ahorro de tiempo en procesos de recruiting. Algunas herramientas incorporan como funcionalidad su propio ATS por lo que se incrementa el grado de control y de coordinación de las personas implicadas en las distintas fases (recruiter, manager, responsable de contratación, etc.).
• Mejora del employer branding y del proceso de onboarding. Toda empresa debe aspirar a crear fans de su marca. Contar con herramientas que agilizan, unifican y profesionalizan los procesos repercute en la percepción de los empleados y de los candidatos a serlo. La posibilidad de programar ciertos automatismos como correos electrónicos cuando un candidato/a cambia de fase y que de esta forma exista un flujo continuo de comunicaciones es una buena práctica a la hora de crear una relación profesional con los aspirantes al puesto.

Aspectos a tener en cuenta al elegir un software para el área de gestión de personas

• Funcionalidades. Identifica claramente cuales son tus necesidades y flujos de trabajo.
• Escalabilidad y precio. Ten claro el número de licencias actual que vas a necesitar pero también una previsión a medio plazo. Algunos fabricantes siguen un modelo de pago por usuario mientras que otros lo hacen por tramos. Si tu empresa está creciendo, es necesario que tengas una proyección a medio plazo y valores la inversión a realizar. Migrar de un software a otro no es algo que se deba hacer a la ligera.
• Interoperabilidad. Valora si ese software permite realizar integraciones con otros sistemas de tu empresa. Puede ser una característica interesante a la hora de cruzar datos con otras áreas de la empresa.
• Ciclos de innovación. Analiza el roadmap del fabricante. Si no es un software en constante evolución y actualización es posible que en poco tiempo se vea superado por otros players. Cualquier SaaS que se precie debe acometer mejoras y nuevos desarrollos que permitan a sus usuarios mejorar su experiencia.

Algunas soluciones existentes en el mercado para el área de gestión de personas

El mercado del software es muy dinámico y no dejan de aparecer nuevas soluciones continuamente. No obstante, y sin ánimo de ser exhaustivo, aquí te comparto esta infografía con algunas de las opciones que puedes encontrar en la actualidad.

Imagen de fondo usada en la infografía by Bench Accounting on Unsplash