¿Cómo diseño mi sistema GTD en formato digital?

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Llegar a conformar un sistema GTD en formato digital no es nada sencillo, sobre todo debido al gran número de aplicaciones que existen para implementar cada una de las herramientas básicas que vamos a necesitar. Cabe decir que cada persona deberá diseñar su sistema basándose siempre en los principios básicos de GTD, es decir basándose en el qué es lo hay que hacer y adaptando sus herramientas a sus diversas formas de hacer o estar, es decir definiendo el cómo lo va a hacer.

CARACTERISTICAS GENERALES DEL SISTEMA

PORTABILIDAD. ¿Debería ser nuestro sistema portable?. En mi opinión si, al menos de forma parcial. Poder acceder a tu sistema más allá de donde estés te confiere un gran potencialidad productiva. Al menos deberías poder consultar tu calendario y tus listas de acciones siguiente en los  contextos de movimiento, tales como los de @recados, @compras, @agendas o lugares concretos. Ahora bien, el concepto de portabilidad ha cambiado mucho en los últimos años, con la aparición de los NetBooks, los SmartPhones y las Tabletas. Ya no se trata de disponer de toda la información almacenada en todos tus dispositivos, de lo que realmente se trata es de poder acceder a ella desde cualquier lugar.

INFORMACIÓN LOCAL O EN LA NUBE. Disponer de tu sistema sólo en modo local implica que debes acordarte regularmente de sincronizarlo con tus dispositivos, hecho que puede provocar la pérdida de consistencia de las bases de datos que almacenan tu información con la correspondiente posible pérdida de información. La solución a ello pasa por usar un sistema que se sincronice de forma automática a través de la NUBE. El problema que se plantea en este caso es la esporádica falta de conectividad que cada vez es menos usual. Pero, ¿deberíamos poder acceder a dicha información ubicada en la NUBE desde cualquier tipo de plataforma o dispositivo?, aquí entra en juego la siguiente característica general.

PLATAFORMA ÚNICA O MULTIPLATAFORMA. Si montas tu sistema en una plataforma única, bien sea Windows, Linux o Mac, puedes tener el inconveniente que si no dispones a mano de algún dispositivos con tu sistema, no podrías acceder a tu información a menos que lo lleves contigo. Por otro lado puede verse perjudicada la capacidad de compartir información. Puede darse el caso que en casa tengas Mac y en el trabajo tengas Windows. ¿Como resuelves el problema?. La solución pasaría por una implementación multiplataforma con sincronización a través de la NUBE. En este caso podrías acceder a tu información desde cualquier tipo de dispositivo, independientemente de la plataforma que uses.

Como puedes ver de entrada, estas tres características generales pueden traerte algún que otro quebradero de cabeza, pero son interesantes tenerlas en cuenta porque de la decisión que se tome al respecto dependerá el uso de ciertas herramientas.

HERRAMIENTAS ESPECÍFICAS PARA LA IMPLANTACIÓN DE GTD

CALENDARIO. Como ya sabemos el calendario se constituye como el corazón de nuestra sistema. Se trata de la herramienta que debe mostrarnos nuestros compromisos del día y por ello, deberíamos poder consultarla en cualquier situación en la que nos encontremos. Entre los servicios más usados en la nube están Google Calendar e iCloud Calendar. Por otro lado podemos usar los calendarios locales ubicados en nuestros sistemas, opción poco recomendable.

GESTOR DE LISTAS DE ACCIONES. Esta herramienta debería permitirnos gestionar nuestras listas de ACCIONES SIGUIENTES, nuestra INCUBADORA y al menos nuestro sistema de gestión de PROYECTOS. El sistema debería permitirnos poder llevar a cabo los cinco pasos para la gestión del flujo de trabajo. Capturar, procesar y organizar, revisar a través de aplicar filtros a las acciones por contextos, tiempo y nivel de energía para posteriormente hacer. Se hace también imprescindible poder gestionar de forma automática como mínimo las fechas de inicio y limite. La fecha de inicio nos marcaría a partir de cuando una acción pasa a ser siguiente y la fecha límite nos delimitaría el periodo máximo que tenemos para llevar a cabo una acción. La mayoría de gestores que existen en el mercado de forma comercial realizan esta tarea más o menos de forma cómoda, pero carecen a mi entender de una buena conexión con la herramienta de Calendario. Las acciones que hay que hacer durante un día concreto, no son acciones siguientes y deberían aparecer en el calendario al igual que las acciones que caducan o vencen en un día concreto. Esta integración hoy por hoy es casi inexistente y que yo conozca solo la soporta tal y como describo Facilethings mediante la sincronización con Google Calendar.

Respecto a la gestión de los PROYECTOS, cabe decir que con una simple lista de los que están en curso y la vinculación de cada una de las acciones siguientes a cada uno de ellos sería suficiente, aún no estarían de más, algunas funcionalidades extra que aumenten nuestra productividad respecto a estos elementos.

ARCHIVO. El sistema de archivo juega un papel fundamental ya que servirá de soporte a toda la información que deseemos conservar, bien sea en el ámbito de la mera referencia para consulta o bien como material de apoyo para los proyectos. En este sentido con unas simples carpetas en nuestro sistema, organizadas como tales, es más que suficiente. El problema radica en que los sistema de archivo de los sistemas actuales siguen siendo un poco rudimentarios. Se limitan solo a eso y limitan un poco el acceso a la información. Las nuevas tendencias nos llevan a aplicaciones como DevonThink que implementan la clasificación de la información incluso de forma guiada. Pienso que este es el futuro de los sistema de archivo digitales. A la hora de movernos en la nube las opciones más recomendables son Dropbox y Evernote.

GESTOR DE LOS NIVELES DE PERSPECTIVA. Estos elementos pueden gestionarse de distinta forma. En mi opinión las más recomendables son las herramientas visuales como pueden ser los mapas mentales aunque también pueden sustituirse por simples listas de control. Entre las herramientas mas destacadas se encuentran MindManager y MindMap.

HERRAMIENTAS DE CAPTURA DIGITALES. Por último resulta de crucial importancia poder hacer capturas en formato digital en cualquier lugar en el que nos encontremos. Por ello, cada vez es más usual tomar notas de texto, imágenes, vídeos e incluso notas de voz desde nuestros dispositivos móviles, hecho que a mi entender aumenta de forma espectacular nuestra productividad. Todos los dispositivos móviles suele soportar estos formatos, pero lo hacen de forma desconectada con nuestro sistema. El uso de aplicaciones de captura tales como Evernote, favorecen la integración de todos estos elemento concentrándolos en un solo lugar y manteniendo sincronizado nuestro sistema.

Como puedes ver montar tu sistema de GTD en formato digital no es tarea sencilla, requiere de un trabajo de análisis exhaustivo por tu parte y aun tomando decisiones sobre ciertas herramientas puedes darte cuenta que tu sistema aún no funciona del todo bien. Cuanto más integradas estén las distintas herramientas mejor.

¿Cómo saber cuando tu sistema es el correcto?. En primer lugar cuando se mantiene totalmente fuera de tu mente y por consiguiente funciona mejor que esta. En segundo lugar cuando funciona de forma silenciosa y en tercer lugar cuando le dedicas poca atención. Recuerda que la estabilidad en un nivel más bajo implica que se consigue más creatividad en un nivel superior por lo que si tu sistema no te provee de estabilidad difícilmente podrás ir aclarando tus niveles superiores de perspectiva.

¿Cómo tienes has diseñado tu sistema GTD en formato digital?. Compártelo con nosotros si te atreves …