Cómo elegir un software de gestión documental

A la hora de elegir un software de gestión documental para tu empresa, hay que tener en cuenta muchas cosas. Estos programas están diseñados para ayudarte a ti y a tu equipo a organizar sus registros digitales y a realizar los cambios y ediciones que sean necesarios.

Sin embargo, no todos los sistemas de gestión documental son iguales. Algunos son más fáciles de usar que otros, y algunos programas son más complejos y tienen un coste más elevado. Entonces, ¿Cómo saber cuál es el mejor para tu empresa?

A continuación le presentamos algunos aspectos que debe tener en cuenta a la hora de elegir un gestor documental para tu empresa:

Qué hace un sistema de gestión documental

Un sistema de gestión de documentos ayuda a las empresas a almacenar y acceder a archivos, datos y documentos vitales para la empresa. Tanto si tu empresa maneja grandes archivos de datos como unos pocos, necesitas un gestor documental que te permita

• Buscar fácilmente archivos
• Simplificar los flujos de trabajo
• Recuperar archivos
• Compartir archivos
• Archivar

A la hora de elegir un software de gestión de documentos, hay algunos factores clave que conviene tener en cuenta. El coste, la facilidad de uso, las integraciones, la seguridad, el almacenamiento y el servicio de atención al cliente son consideraciones importantes.

6 pasos para elegir un software de gestión documental

Coste

Empecemos por el coste. ¿Cuánto cuesta el gestor documental? ¿Es una cuota única o una suscripción recurrente? En general, las soluciones de gestores documentales se basan en una suscripción o en una compra única. Algunas empresas ofrecen ambas opciones.

Por ejemplo, puedes comprar el software directamente, pero luego pagar una cuota de suscripción mensual o anual para las actualizaciones y el soporte.

Uso

La facilidad de uso es otra consideración importante. ¿Cómo de fácil es el uso del DMS? ¿Necesitarás formación para ti y tu equipo?

Algunos gestores documentales son bastante fáciles de usar y pueden aprenderse con bastante rapidez con una formación mínima. Otros son más complejos y pueden requerir más tiempo y esfuerzo para aprender. Todo depende del software específico y de las necesidades de su equipo.

Integraciones

También es importante tener en cuenta las integraciones. ¿Se integra el sistema de gestión documental con otros sistemas y programas que utiliza su empresa?

Por ejemplo, si utilizas un sistema CRM, querrás asegurarse de que el sistema de gestión de documentos se integra con él para poder acceder y gestionar fácilmente sus documentos. Para este punto las herramientas de Microsoft son las que mejor suelen permitir las integraciones.

Seguridad

La seguridad es otra consideración clave. ¿Cómo de seguro es el gestor documental? ¿Dispone de funciones como la protección por contraseña y el cifrado? Es importante elegir un sistema de gestión documental con sólidas funciones de seguridad para proteger los datos de tu empresa.

Almacenamiento

El almacenamiento es otro factor importante a tener en cuenta. ¿Cuánto almacenamiento ofrece el gestor documental? ¿Es ampliable? Algunas soluciones ofrecen almacenamiento ilimitado, mientras que otras tienen opciones de almacenamiento más limitadas. Es importante elegir un DMS que ofrezca suficiente almacenamiento para las necesidades de su empresa.

Asistencia al cliente

Por último, hay que tener en cuenta la asistencia al cliente. ¿Qué tipo de atención al cliente ofrece el DMS? ¿Hay un equipo de atención al cliente disponible las 24 horas del día? Es importante elegir un DMS con un buen servicio de atención al cliente en caso de que tenga alguna pregunta o se encuentre con algún problema.

A la hora de elegir un software de gestión documental, hay algunos factores clave que debes tener en cuenta. El coste, la facilidad de uso, las integraciones, la seguridad, el almacenamiento y el servicio de atención al cliente son consideraciones importantes. Si tienes en cuenta estos factores, podrás elegir el mejor sistema de gestión documental para las necesidades de tu empresa.

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