Como enfrentar las “terribles reuniones”

Todos en menor o mayor medida nos tocan padecer “LAS REUNIONES”

Esa incontenible necesidad de juntar personas en un lugar físico durante un tiempo indefinido para un propósito también indefinido. Mi experiencia y mi instinto de conservación me dicta evitarlas a toda, usándolas solamente como último recurso. Ahora cuando ya no nos queda otra que organizar o asistir a una reunión, existen una serie de TIPS que nos permitirán pasar este mal trance de manera mucho fácil, en un tiempo más corto  y sobre todo sacando real provecho de ellas.

1) Preparar la  reunión y comunicar los temas a tratar: Antes de entrar a una reunión se debe tener en claro cuáles son los temas a tratar. Se puede preparar un breve informe, hacer un análisis o una estimación, sacar unos números, pensar en ideas creativas para un problema que vamos a tratar, o simplemente revisar los últimos emails enviados por un cliente.

Cuando sabes a lo que vas, sabes lo que se busca, y además lo preparas, conoces el suelo que pisas, y tus aportaciones cuentan más. Todo el equipo realmente suma más. Y esa reunión termina por ser dinámica y eficaz.

2) Definir acciones para cada tema a tratar en la reunión: “tablero de acciones”. El tablero consiste en tres columnas donde ir registrando:

• QUÉ: es lo que hay que hacer (la acción o acciones en sí).
• QUIÉN: lo va a hacer. Con nombre, apellidos… y número del DNI si hace falta
• CUÁNDO: la fecha tope en la que hay entregarlo, enviarlo…. hacerlo.

3) Definir claramente la duración máxima de la reunión y el tiempo a dedicar a cada tema Es muy bueno tener un reloj de pared en la sala de reuniones esto evita que el tiempo se escape de forma inmisericorde, ya que cuando nos ponemos a hablar tendemos a perder la noción de la hora que es.

4) Evitar todas las distracciones externas: Los celulares en silencio, apagados o, mejor, fuera de la sala de reuniones.  En realidad lo ideal es la ausencia total de equipos informáticos, pero como eso es muy difícil que pase, estaría muy bueno que solo lo utilicemos para tomar nota evitando consultar las rede sociales o contestar mensajes.