Cómo escribir bien los proyectos en GTD®

Una de las preguntas que me plantean habitualmente las personas que ya han recorrido parte de el camino para dominar GTD^® es si existe alguna buena práctica recomendada referente a la forma de enunciar o escribir los proyectos.

La respuesta es sí, hay una serie de buenas prácticas recomendadas para redactar los proyectos en GTD^®.

Lo primero a tener en cuenta es que la definición de proyecto en GTD^® es «resultado deseado». Puede parecer simplemente un matiz, pero es importante ya que un «resultado deseado» es distinto de un «resultado obtenido».

Esto significa que lo que tenemos en nuestra lista de proyectos es una relación de resultados que vamos a intentar que ocurran o vamos a lograr. Luego los lograremos o no, ya que pasará lo que tenga que pasar, porque la realidad es tozuda.

Es importante definir cuál es el resultado deseado porque ese es el «motor» que va a impulsar nuestra acción.

Definir qué queremos conseguir es el primer paso para poder conseguirlo. Si lo piensas, tiene sentido. Si no tienes claro qué quieres conseguir, mal empezamos…

Una de las utilidades de definir con claridad los proyectos en GTD^®, es decir, los resultados deseados, es que te te ayuda a visualizarlos. Cuando eres capaz de visualizar algo, es cuando empiezas a creer que puedes alcanzarlo.

Por eso, cuando aclaras los elementos de tus bandejas de entrada, lejos de crear realidades ficticias, lo que estás haciendo es ganar nitidez sobre qué te mueve a la acción.

La realidad queda fuera de tu zona de influencia, pero tus deseos están al 100% dentro de ella. Por eso tienes que dar forma y concretar tus deseos.

El único requisito que tiene que cumplir la redacción de un proyecto en GTD^® es que tiene que contener un verbo. Esto es algo indispensable, ya que es el verbo lo que da concreción al resultado deseado.

Por ejemplo, «pliego de adecuación legal» es simplemente un nombre. No nos da ninguna información sobre qué tiene que ocurrir para que podamos darlo por conseguido o por finalizado.

¿Estamos hablando de recibirlo, de escribirlo, de enviarlo…?

Por eso, la forma correcta de redactar este proyecto sería, por ejemplo, «redactar el pliego de adecuación legal».

Esta redacción sí aporta nitidez a la hora de identificar si hemos logrado o no el resultado deseado. ¿Lo has terminado de redactar? Perfecto, entonces has finalizado el proyecto. ¿Aún no lo has terminado de redactar? Bien, entonces ¿cuál es la siguiente acción física y visible para poder darlo por terminado?

Normalmente, en los cursos de Nivel 1 de formación GTD^® oficial que facilitamos en OPTIMA LAB nos limitamos a explicar esta buena práctica: incluye siempre un verbo en la redacción de tus proyectos.

En los cursos de Nivel 2, sin embargo, proponemos otra buena práctica alternativa, que puede resultar algo más potente que incluir simplemente un verbo.

Me refiero a redactar detallando qué ha tenido que ocurrir para poder dar por completado el proyecto.

Siguiendo con el ejemplo anterior, «redactar el pliego de adecuación legal» pasaría a redactarse como «pliego de adecuación legal redactado».

Esta nueva forma de redactar los proyectos presenta algunas ventajas sobre la anterior. Por ejemplo, ayuda a diferenciar con más claridad las acciones de los proyectos.

Con esta forma de redacción, las acciones van a comenzar siempre por un verbo mientras que los proyectos van a terminar siempre con un verbo.

Otra ventaja de esta forma de redactar es que describe con más nitidez el resultado deseado, es decir, qué es lo que quieres que haya ocurrido para poder dar por finalizado el proyecto. ¿Está redactado el pliego? Entonces el proyecto ha terminado. ¿Aún no está redactado? ¿Cuál es la siguiente acción para seguir avanzando hacia que sí lo esté?

Ya en los cursos de Nivel 3 proponemos otra buena práctica que, en mi experiencia, resulta aún más potente que la anterior: incluir a los actores en la redacción del resultado deseado.

En el ejemplo que estamos usando, «pliego de adecuación legal redactado» pasaría a ser «he redactado el pliego de adecuación legal» (si lo voy a redactar yo), o «tengo redactado el pliego de redacción legal» (si yo soy responsable de tenerlo redactado, aunque tal vez la redacción la haga otra persona).

Ya como «extra-bonus», otra buena práctica de cosecha propia que resulta muy útil para los proyectos delegados. Lo que yo hago con la redacción de este tipo de proyectos es incluir quién va a conseguir el resultado que yo he delegado.

Por ejemplo, «he conseguido tener el pliego de adecuación legal redactado gracias a Elena». La clave común de todas estas formas de redactar es la misma: cuanta más claridad y concreción, mejor.

Para finalizar, me gustaría insistir en que todas estas formas de redactar los proyectos son igualmente válidas. El único requisito indispensable es la presencia de un verbo.

Dependiendo de dónde estés en el camino para dominar GTD^®, algunas de estas formas te pueden parecer complicadas, excesivamente rebuscadas o simplemente extrañas. Si este es tu caso, te recomiendo que utilices la que te resulte más útil.

Más adelante, según continúes avanzando en el camino para dominar GTD^®, es probable que te apetezca experimentar con otras formas de redacción.

Y si no es así, tampoco pasa nada. Sigue utilizando la forma de redactar que mejor te ayude a lograr tus resultados deseados. Porque eso es lo realmente importante, ¿verdad?