Cómo establecer una métrica para medir tu productividad

¿Lo haces por el tiempo que dedicas a tus asuntos, por las tareas que consigues completar, o por los objetivos completados? No es algo complementario, conseguir cerrar temas es importante, pero si estos nos dejan en una vía muerta, sin destinarlo a un propósito toda la energía y el tiempo se pierde. En parte es la dicotomía de trabajar para controlar tu actividad más inmediata, al tiempo que intentas perseguir una visión de futuro.

No te dejes engañar por software que te prometen ayudarte a corregir comportamientos, con métricas que se dirigen a monitorizar el trabajo hecho, indicándote cuánto tiempo destinas a tareas aprovechables y otras marcadas como pérdida. No es un ámbito binario, se asimila más a una paleta de color donde los matices vienen marcados por la perspectiva y la interacción  que existe entre los diferentes factores. Un sumatorio del tiempo que hemos aprovechado o perdido puede ser algo sencillo de comprender, pero engañoso como factor de peso en la toma de decisiones.

Imagen vía HeyThereSpaceman. bajo licencia Creative Commons

Yo mismo me consideraba una persona productiva, de hecho lo soy comparado con del punto del que partí un par de años atrás. He ordenado mis prioridades, soy capaz de trabajar enfocando a una dirección, persigo objetivos concretos que lentamente me ayudan a definir mi visión de lo que debe ser el mañana… Pero todavía hay fugas en el sistema de transmisión: no priorizar las tareas y proyectos adecuados cuando se trabaja en paralelo en varias cuestiones a la vez, crear la sensación de estar haciendo algo necesario por el simple hecho de completar las acciones de un proyecto, sin plantearme si son las necesarias o han de replantearse de cara a aumentar su asertividad, o realizar la planificación natural de forma superficial sin visualizar cuál sería el éxito o lo que se pretende con la suficiente profundidad…

La profundidad también es una magnitud para medir nuestra productividad. La equiparo con la calidad, con la de hacer lo que realmente tienes que hacer. Consiguió huir de la productividad formal en forma de to-do list a completar, buscando la finalidad en forma de sensación o emoción que quiero generar. Si preparo una fiesta de cumpleaños no basta con las acciones relativas a intendencia y logística, hay que buscar la chispa para hacer que todo el mundo lo pase bien, no sólo intentar que no le falte de nada. O satisfacer al cliente con una mejora de su ERP para controlar el almacén, más allá de limitarse a devolver un informe quiero darle la información que precisa para generar una visión global de su stock y su sistema de abastecimiento. ¿Crees que sabes lo que  tienes que hacer o crees en lo que hay que hacer?

Viajamos hacia un horizonte, en forma de visión de futuro construida a través de la consecución de objetivos. No podemos perderlo de vista, conformándonos con mirar el paisaje que nos rodea.

Para medir tu progreso de forma cuantitativa y cualitativamente, establece una escala para indicar el grado de prioridad de las acciones y proyectos completados. Divide tu actividad en grupos según su relevancia y contabiliza, te darás cuenta si te decantas en exceso por lo más banal y abandonas lo que debe ayudarte a alcanzar los hitos que persigues. Un posible modelo:

• El indicador principal son nuestros objetivos a completar en 1 o 2 años vista. La actividad que se derive debe estar en lo más alto de la lista.
• Proyectos marcados con una fecha de vencimiento próxima, si no nos viene impuesta por terceros somos nosotros los que tenemos que definir un límite para su cierre, a partir del cual se tomen decisiones si no se ha hecho el trabajo. Las actividades inacabadas una vez superada la fecha de vencimiento serán objeto de revisión para tomar una decisión: Renegociar, Replantear o desestimar.
• Más allá de la actividad relacionada con los objetivos y sin un vencimiento próximo nos organizamos según lo generado en nuestras áreas de responsabilidad. Una ejecución correcta y equilibrada nos permite mantener nuestra vida bajo control, identificando asuntos a resolver con tiempo para evitar que se conviertan en problemas.
• El peldaño más bajo de la escalera son las rutinas – tareas periódicas – y otras actividades casuales y de mantenimiento. Cuidado con no sobrecargarse con acciones de este tipo: Recopilamos todo lo que se nos ocurra la cabeza y tenga que ver con nuestra actividad pero sabiendo descartar aquello que no aporta nada, de lo contrario llenaremos de serrín nuestras listas de acciones y pasaremos de caminar hacia nuestra visión de futuro, a mantenernos ocupados.

Uno de los primeros síntomas de mejora es descubrir que el número de incendios a apagar a tu alrededor se reducen progresivamente hasta llegar a cero.

Las emergencias son un tema aparte, puedes eliminar los incendios provocados por ti pero no anticipar los generados por tu entorno. El salto cualitativo se produce cuando eres capaz de distanciarte de la sensación de urgencia provocada por la inmediatez y tratando de canalizar el problema a través de tu flow de trabajo, recopilando, lo y encaminando a través del sistema de listas, convirtiendo el extraordinario en una acción o proyecto ordinario más.

La cuantificación me lleva a la reflexión. Teniendo los criterios claros de que es lo realmente importante podemos dar un vistazo atrás y evaluar lo que hemos hecho. Realizar una revisión mensual de tus proyectos puede ayudarte a reconducirlos. Intenta realizar este ejercicio  y estoy seguro de que llegaras a conclusiones interesantes.