Cómo evitar los proyectos sin sentido en GTD®

Los proyectos —en GTD^®— son resultados que requieren varios pasos y puedes alcanzar en el plazo de un año.

Diferenciar entre proyectos y acciones te permite diferenciar con claridad entre qué quieres conseguir y qué puedes hacer para conseguirlo.

Contar con una lista de proyectos es muy útil y contribuye significativamente tanto a tu sensación de control como a tu nivel de perspectiva.

Hace un tiempo escribí —en una serie avanzada sobre proyectos GTD^®— sobre los errores más frecuentes. Hoy voy a hacerlo sobre un error adicional a aquellos: definir proyectos sin sentido.

Qué son los proyectos sin sentido

Los proyectos sin sentido son aquellos cuyo resultado aporta un valor nulo.

Recuerda que el valor de un resultado se mide en función de cuánto te acerca a lo que quieres conseguir y cumple con para qué lo quieres conseguir.

Por tanto, si el resultado de un proyecto no cumple con para qué lo quieres conseguir, entonces ese resultado no aporta valor.

Veamos un ejemplo. Imagina que quieres reestructurar tu espacio de trabajo porque a día de hoy te resulta incómodo y te lleva a procrastinar.

El propósito —es decir, el «para qué»— de tu proyecto podría ser «poder trabajar con comodidad en un entorno que me ayude a estar a lo que estoy y disfrutar de lo que hago».

Imagina ahora que defines tu proyecto como «he diseñado mi nuevo espacio de trabajo» o «he comprado todo lo necesario para reestructurar mi nuevo espacio de trabajo».

Cuando consigas esos resultados, ¿habrás logrado tu propósito? Obviamente no. Tener un diseño o el material necesario para tu nuevo espacio de trabajo en nada garantiza alcanzar tu propósito.

Por el contrario, un proyecto definido como «estoy trabajando en mi nuevo entorno de trabajo, estando a lo que estoy y disfrutando de lo que hago» sí asegura que, cuando consigas el resultado, alcances también tu propósito.

No hay valor sin perspectiva

El principal problema de los proyectos sin sentido es que llevan a «hacer por hacer» (en lugar de a «hacer con sentido»). Y ya sabes que la ejecución sin propósito es falsa efectividad.

Otro problema es que facilita la procrastinación.

Hay diversos errores que dan lugar a proyectos sin sentido. Por ejemplo, un error muy habitual es suponer —en lugar de averiguar— qué resultado va a permitir que se cumpla el propósito del proyecto.

Otro error habitual —aún peor— es no pensar siquiera en el propósito. Un tercer error es ignorar por completo la visión del proyecto.

Estos errores se consideran normales cuando empiezas a usar GTD^®, pero es grave cometerlos cuando ya eres una persona usuaria avanzada de la metodología.

Es normal cuando empiezas porque aún no has llegado a la parte de perspectiva de GTD^®. Es grave cuando eres una persona usuaria avanzada porque deberías dominar la parte de perspectiva de GTD^®.

Cómo asegurar que tus proyectos tengan sentido

Cuando empiezas a usar GTD^®, el único objetivo que debe cumplir la redacción de un proyecto es permitirte sacarlo completamente de tu cabeza.

Desde este enfoque, los dos ejemplos iniciales anteriores de proyecto serían correctos, a pesar de no garantizar el cumplimiento del propósito.

GTD^® parte de la base —excesiva e infundadamente optimista en mi opinión— de que antes de dar por finalizado el proyecto vas a evaluar si has cumplido su propósito o no.

Mi experiencia es que en la práctica no lo vas a hacer.

Solo cuando avanzas en el camino para dominar GTD^® te das cuenta de la importancia del propósito, no solo para cualquier proyecto, sino incluso para cualquier acción, por aparentemente simple que parezca.

Por tanto, la clave para que todos tus proyectos tengan sentido es asegurarte siempre de que al conseguir el resultado cumplirás con el propósito. Así de sencillo.

En OPTIMA3^® todos los resultados tienen sentido

A diferencia de lo que ocurre en GTD^®, en OPTIMA3^® se diferencia explícitamente entre el resultado último de un proyecto (el vinculado a su propósito) y los resultados intermedios del mismo.

Esta diferenciación forzada evita los proyectos sin sentido, porque OPTIMA3^® te obliga a pensar —por separado y aunque puedan coincidir— en ambos resultados.

Por una parte, en el primer resultado tachable al que te van a llevar tus acciones (RAT). Por otra, en el resultado final que te va a permitir cumplir tu propósito (RFT).

La buena noticia es que no necesitas usar OPTIMA3^® para que todos tus proyectos tengan sentido.

Solo tienes que asegurarte siempre de que la redacción de todos tus proyectos asegure el cumplimiento de su propósito.

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