¿Cómo funciona un software de gestión documental?

Para las empresas, los sistemas de gestión documental se han convertido en un factor clave para manejar el volumen de información que generan y deben procesar. La información cada día crece y los viejos sistemas de almacenamiento presentan carencias.

Este tipo de sistema debe asegurar tener una información eficiente y organizada, que beneficie la productividad empresarial. Por eso, es necesario conocer ¿para qué sirve implementar un sistema de gestión documental de forma digital? ¿Cuáles son las ventajas? y ¿Cómo seleccionar el mejor sistema de gestión documental?

¿Qué es un sistema de gestión documental?

Un sistema de gestión documental es un programa diseñado para almacenar, administrar y controlar la circulación de documentos dentro de una organización.

Es una forma de disponer las imágenes y documentos digitales en un núcleo centralizado, al que los empleados pueden acceder de manera sencilla y fácil.

A este tipo de gestión también se le conoce como document management system (DMS). Se trata de una gestión de documentos en forma digital, pues las copias y los papeles que antes usaban las compañías, están pasando a un segundo plano.

El manejo, la organización y la disposición de la información, se ha transformado en un aspecto clave para el éxito de muchas compañías en la actualidad. No obstante, esta debe tener algunas características especiales.

7 ventajas de los sistemas de gestión documental

Hemos considerado las ventajas más importantes de un buen sistema de gestión documental. Las describimos a continuación:

1. Digitalización de documentos en papel

En un sistema de gestión documental se comienza a trabajar en la digitalización de documentos impresos en papel; esto se realiza con apoyo de un escáner, así los documentos en físico se transforman en documentos digitalizados. Estos pueden ser almacenados en una localización centralizada.

El proceso de digitalización de documentos en papel, puede parecer tedioso e incluso excesivo; sin embargo, este proceso es prioritario llevarlo de manera organizada y planificada, para aprovechar al máximo y en forma correcta el sistema.

2. Centralización de la información

La cantidad de vías por las cuales llega información a las compañías es muy amplia; esto propicia que gran cantidad de documentos queden repartidos y desestructurados entre los diferentes sistemas de la empresa. Pero, con un sistema de gestión documental se compila, ordena y se centraliza todo el volumen de información que fluye del trabajo a diario.

La empresa debe decidir qué trabajadores tendrán acceso a la información centralizada, por medio de un mecanismo de concesión de permisos.

Con la centralización de la información, se evitará la búsqueda infinita de la documentación esparcida en otras redes de carpetas, agilizando de forma efectiva el ritmo de trabajo.

3. Flujo de trabajo eficiente

Un sistema de gestión documental dinamiza los flujos de trabajo, haciéndolos más eficientes, rápidos y productivos. Esto lo permite la automatización de las funciones y, con ellas, el DMS ofrecerá una imagen general de los procesos de trabajo al interior de la empresa.

El control de procesos es capaz de seguir las tareas por culminar, detectar aquellas que han concluido o automatizar las tareas repetitivas, con lo cual se ahorrará tiempo en el trabajo.

4. Información asegurada

Todavía hay compañías que mantienen su información ordenada en ficheros físicos, de esta forma se corre un alto riesgo de extravío de documentos o deterioro.

Un sistema de gestión documental minimiza este riesgo, pues crea copias digitales de los documentos en papel. Esto garantiza que la empresa trabaje con la información asegurada y ubicada en un mismo sistema, del cual puede recuperarla.

5. Compartir documentos

Muchos documentos se crean para ser revisados por varios empleados o para compartir. Los DMS facilitan estas gestiones de dos maneras; por medio de la organización de grupos o con acceso a la localización central de forma ilimitada.

Los documentos digitalizados pueden ser distribuidos al interior de la compañía como hacia el exterior.

Los gestores documentales logran que diferentes grupos externos a la compañía, bien sean clientes o proveedores, tengan acceso a documentos claves para mantener la relación de trabajo.

Con este tipo de gestión, es innecesario utilizar las memorias USB, o los mensajes por correo electrónico con diferentes versiones de un mismo documento.

6. Asistencia documental

Si la documentación está centralizada, alojada en un mismo lugar, varias personas pueden trabajarla al mismo tiempo, esta es una característica de algunos sistemas de gestión documental.

Los empleados podrán acceder en cualquier momento a una visión general del documento y, de ser necesario, le pueden hacer modificaciones.

La colaboración o asistencia documental, hace posible intercambiar ideas e información entre los trabajadores en la compañía de manera veraz y simple. Sin embargo, si el DMS no está asentado totalmente en la compañía u organización, los inconvenientes de colaboración documental se mantendrán.

En la guía de gestión documental están contenidos los problemas más frecuentes que las empresas pueden encarar, para sacar el mayor rendimiento a este tipo de cooperación documental.

7. Inspección de versiones de documentos

Los resultados de la encuesta realizada por Perforce, señalan que 81% de los empleados de oficina, han trabajado sobre una versión incorrecta de algún documento. Si un documento realizado en grupo, puede ser rectificado muchas veces, inspeccionar los distintos cambios del mismo resulta complicado, ya que no se sabría cuál de ellos es la última versión.

Los gestores documentales procuran controlar este problema, por medio del historial de versiones; los DMS brindan la posibilidad de acceder a las versiones realizadas en el texto, bien para recuperar alguna información, eliminarla o incorporarle información.

¿Cómo seleccionar un DMS?

Las opciones de sistemas de gestión documental es muy amplia, ante la variedad de costes, modelos, fabricantes y características, inclinarse por uno de ellos no es sencillo.

No obstante, en la guía de gestión documental están contenidos y analizados los diferentes sistemas existentes en el mercado, por sector al cual se dirigen, con la intención de apoyar las decisiones de selección que estimen las empresas.

En Caltico somos expertos en la implementación de sistemas de gestión documentales por lo que si necesitas ayuda no dudes en contactanos.