¿Cómo funciona un software de gestión empresarial ERP y CRM?

Los software ERP y CRM son algunas de las herramientas de gestión empresarial más valoradas y fáciles de usar del mercado, pero aún existen muchas dudas al respecto que quiero resolveros.

El software ERP para empresas es una solución de negocio integral, es decir, permite gestionar a través de una única base de datos todos los procesos relativos a tu empresa; desde los departamentos de ventas a los de recursos humanos, pasando por logística o producción. Todo está unificado. Lo que no es tan conocido es cómo funciona un software de este tipo, así como las peculiaridades que presenta.

¿Cómo funciona un software ERP? 

El software ERP (Entreprise Resource Planning) es un sistema de gestión de recursos empresariales que presenta unas características particulares en su funcionamiento. Son sistemas de información gerenciales que integran y utilizan muchas de las grandes corporaciones dedicadas al sector de la producción, distribución y bienes y servicios. Son generalmente llamados sistemas backoffice, ya que el cliente y el público en general no están directamente involucrados con él. Es decir, es un programa de gestión interno que trata directamente con los proveedores y permite establecer un protocolo de actuación que mejora la eficiencia y la productividad de los empleados.

Como se verá a continuación, los ERP de última generación incluyen una serie de módulos especializados en la mejora integral de todos los departamentos de los que se puede componer una empresa. Algunos ejemplos de estos módulos son los de manufactura o producción, logística y almacenamiento y hasta sistemas de contabilidad y recursos humanos.

Características del software ERP

Modular: el software de gestión ERP se compone de diferentes módulos o aplicaciones que permiten mejorar la experiencia del cliente. Existen módulos de diferente temática, como por ejemplo los de producción, gestión de recursos humanos o ventas y marketing. Todos ellos son regulables y permiten al cliente escoger aquellos que más se ajusten a sus necesidades.

Integral: al utilizar una sola base de datos, todos los departamentos y empleados de una empresa se encuentran interrelacionados. Al compartir la información en tiempo real, se evitan duplicidades de funciones y se aumenta la productividad de los trabajadores.

Escalable: puede ajustar sus prestaciones según el nivel requerido por el cliente. Si la empresa crece y aumenta de trabajadores o crea nuevos departamentos para hacer frente a sus necesidades, el programa ERP se ajusta a estas necesidades sin que su rendimiento disminuya.

Auditable: es otra de las ventajas que tiene un software ERP, ya que deja constancia de todas las acciones realizadas en su base de datos. Con lo cual, permite realizar consultas o analizar errores descubriendo quién los ha realizado.

Seguro: gestiona los datos de todos los usuarios y mantiene alejados a hackers de los documentos e información confidencial de tu negocio.

Recientemente ha salido una noticia en rrhhpress.com sobre Microsoft, uno de los principales productores de tecnología ERP en la actualidad. Y es que KPMG y Microsoft han anunciado que ofrecerán una nueva generación de soluciones de negocio, análisis de datos y cloud computing. KPMG, que es una compañía de servicios profesionales, ya ha asesorado a muchos clientes sobre la implementación de tecnología Microsoft en sus empresas, como por ejemplo Bussines Intelligence, Análisis y Microsoft Dynamics, la tecnología en la que están categorizados los ERP. Esta noticia viene a confirmar la tremenda evolución del software ERP en España, que se ha situado en los últimos años como el líder de los programas de gestión empresarial. De hecho, un estudio reciente de Busco el mejor, un comparador de software que encuentra la mejor solución de ERP, CRM y recursos humanos, ha señalado que el 80% de las pymes en España tienen implantado un software ERP. Sólo el 15% de las empresas se ha decantado por esta última opción, una de las más seguras y flexibles en la actualidad.

En definitiva, el funcionamiento de un software ERP es complejo, pero su usabilidad es intuitiva y muy fácil de aprender. Además, las prestaciones que aporta a tu empresa permitirán que crezca de forma sostenible y con una organización interna adecuada. Al contar con un sistema de actualización de la información instantánea, debido a que utiliza la nube para su administración, mejora la eficiencia y productividad de tus trabajadores al impedir el solapamiento de funciones. Además del software ERP, existen otros software de gestión empresarial destinados a la correcta gestión y explotación de las bases de datos de clientes. Es el caso del CRM (customer relationship management), un software que permite a la empresa que lo utiliza establecer una mejor relación con los clientes. En Quonext.com podéis ver más detalles del software.

¿Qué es un CRM?

Un CRM es, por lo tanto, una herramienta indispensable para crear una estrategia de negocio enfocada al usuario, consiguiendo así relaciones a largo plazo y un grado de satisfacción mayor con la marca.

En concreto, el CRM almacena y gestiona la mayor cantidad posible de información referente a los clientes para la correcta gestión de su relación con la empresa. Al almacenar los datos de cada cliente, este software es capaz de analizar las preferencias de los clientes, con lo que se planifica mejor la producción en base a la demanda y del público objetivo y se ofrecen los productos o servicios adecuados a cada cliente.

Salesforce, Oracle CRM, SAP CRM y Microsoft Dynamics son los CRMs de pago mejor posicionados en el mercado por sus múltiples funcionalidades aunque también existen otros de carácter gratuito con sus evidentes limitaciones comoSugarCRM, VTiger CRM, Zoho CRM y Civi CRM.

En definitiva, se mejora la productividad de la empresa y la eficacia de la relación con el público. Es lo que se conoce como marketing relacional. Y es que una estrategia orientada al cliente es la clave para generar mejoras competitivas.