Cómo gestionar correctamente las fechas en OPTIMA3®

La gestión de los recordatorios asociados a fechas es uno de los aspectos de la metodología de efectividad personal OPTIMA3^® en el que las diferencias con GTD^® son notables.

En este post vamos a tratar en detalle las diferencias en la gestión de fechas entre ambas metodologías y cómo gestionar correctamente las fechas en OPTIMA3^®.

Las fechas en GTD^®

En GTD^® se define muy claramente qué tipo de recordatorios pueden ir a la herramienta Calendario:

• Recordatorios de acciones que hay que realizar en una fecha concreta.
• Recordatorios de acciones que hay que realizar en un momento concreto.
• Información que hay que tener presente o es útil en una fecha concreta.

Sin embargo, el contenido de estas tres categorías no termina de estar claro y las explicaciones que aparecen sobre ello en el libro son aparentemente contradictorias. Así, en una parte del libro Getting Things Done^® aparece textualmente «the calendar should be sacred territory. If you write something there, it must get done that day or not at all», pero en otra parte posterior dice: «[…], you can pick an appropriate date and put a reminder about the project in your calendar for that day. It should go in some day-specific (versus time-specific) calendar slot for the things you want to be reminded of on that day», lo cual contradice lo anterior, ya que al ser una fecha elegida arbitrariamente («you want») podría ponerse igualmente el día antes, el día después o, en realidad, cualquier otro día.

Por otra parte, GTD^® tampoco marca pautas claras en cuanto a cómo gestionar el resto de fechas. Este hecho puede suponer un rasgo positivo de flexibilidad para muchas personas y un rasgo negativo de indefinición o ambigüedad para otras muchas. Por ejemplo, GTD^® no indica cómo gestionar las siguientes acciones ni los proyectos que hay que hacer antes de una fecha límite.

Se sobreentiende que una posible forma de hacerlo sería poner un recordatorio en el Calendario, pero esta opción puede resultar poco práctica a la hora de ir a elegir siguientes acciones de un contexto, sobre todo si la fecha límite es lejana en el tiempo, ya que no veremos el recordatorio del Calendario durante las revisiones semanales hasta que la fecha límite se aproxime, lo cual podría ser demasiado tarde.

En cuanto a los elementos con fecha de inicio posterior a la fecha actual, GTD^® plantea utilizar lo que en español se ha traducido como «archivo de seguimiento» (una mejor traducción sería «registro de vencimientos»). También aquí, la metodología puede resultar confusa para algunas personas, ya que en este «archivo de seguimiento» pueden coexistir recordatorios asociados a fechas objetivas con otros asociados a fechas subjetivas.

En resumen, GTD^® marca unos criterios claros en cuanto al uso del Calendario, ofrece una alternativa útil y sencilla para gestionar las fechas de inicio y deja completa libertad a la hora de gestionar las fechas límite, tanto de las siguientes acciones como de los proyectos, permitiendo en todos los casos mezclar fechas subjetivas con fechas objetivas, aunque desaconsejando la autoimposición de fechas límite subjetivas.

Las fechas en OPTIMA3^®

Por el contrario, OPTIMA3^® prohíbe el uso de fechas subjetivas y establece unas pautas muy concretas sobre cómo gestionar todos los recordatorios asociados a fechas.

Algunos detalles importantes que conviene recordar antes de continuar:

• En OPTIMA3^® únicamente trabajamos con «fechas objetivas», un concepto inexistente en GTD^®.
• En OPTIMA3^® trabajamos con «vistas» en lugar de con «listas».
• Las vistas de OPTIMA3^® muestran únicamente recordatorios de UPAs y resultados, existiendo dos vistas específicas para gestionar los recordatorios de UPAs y resultados asociados a fechas:
  • La vista de Fechas Objetivas Concretas (FOC).
  • La vista de Fechas de Referencia Futura (FRF).

Los recordatorios referentes a información que debes saber o tener presente en una fecha objetiva concreta, o de qué tienes que estar haciendo en un momento objetivo concreto, se gestionan fuera del sistema de vistas, en la herramienta Calendario. Por ejemplo, si has quedado en llamar a un cliente el lunes, estaría en tu vista de FOCs, pero si has quedado en llamarle el lunes a las 10:30, entonces estaría en tu Calendario.

El criterio para saber qué recordatorios tienen que estar en el Calendario y cuáles tienen que estar en el sistema de vistas es sencillo:

• Si decides a priori qué vas a estar haciendo en un momento concreto, está en el Calendario.
• Si conservas algún grado de libertad para elegir qué hacer en cada momento, entonces está en tu vista FOC.

Otros conceptos relevantes en la gestión de recordatorios asociados a las fechas en las que se hay o se puede completar una UPA o resultado son:

• FLO: Fecha Límite Objetiva = Antes de una fecha objetiva.
• FPO: Fecha Puntual Objetiva = En una fecha objetiva, ni antes ni después.
• FIO: Fecha de Inicio Objetiva = A partir de una fecha objetiva.

Un aspecto muy importante a tener en cuenta es cómo afecta la FLO a un RAT o a un RFT. En la mayoría de los casos, cuando un RAT o un RFT tiene FLO, eso significa que únicamente la última UPA tiene FLO, por lo que es un error grave asignar artificialmente la FLO al resto de UPAs que forman parte del RAT o RFT.

Por ejemplo, si un RAT es «Propuesta comercial enviada a cliente X antes del 15/3/18», (FLO = 15/3/18) la única UPA que tiene FLO es la de «enviar la propuesta». Todas las posibles UPAs previas (hacer una consulta en la base de datos de clientes para ver los productos que hay que incluir en la propuesta, crear un Excel con posibles escenarios de descuento por volumen, buscar el logo del cliente en Internet y descargarlo…) NO tienen ninguna FLO.

Las vistas de fechas en OPTIMA3^®

Por otra parte, tanto las FOC como las FRF son exclusivamente recordatorios asociados a «fechas objetivas concretas». El motivo por el que se separan en dos vistas es para facilitar su usabilidad, ya que la frecuencia con la que tiene sentido y es útil revisar unos recordatorios u otros es distinta.

La vista FOC contiene los recordatorios asociados a fechas objetivas que cumplen los siguientes criterios:

• Son UPAs y resultados.
• Tienen FLO.
• Su FIO puede ser anterior, igual o posterior a la actual.

En la práctica, la vista FOC ofrece la información sobre los recordatorios de UPAs o resultados estructurada de la siguiente forma:

• Hoy: FIO <= Hoy + FLO = Hoy.
  • FIO < Hoy, es decir, que se podrían haber hecho antes de Hoy, pero que aún no se han hecho y para las que Hoy es la fecha límite objetiva.
  • FIO = Hoy, es decir, que no se podían hacer hasta Hoy.
• Iniciadas: FIO <= Hoy + FLO > Hoy.
  Estas UPAs, RATs o RFTs se pueden agrupar opcionalmente por FLO en categorías como: Mañana, En 2 a 3 días, En 4 a 7 días, En 8 a 14 días, En más de 14 días.
  Como digo, esto es opcional y su uso, así como el número de categorías, depende del volumen de recordatorios que se esté gestionando.
  Muy importante: En el 100% de los casos hablamos de fechas objetivas, nunca autoimpuestas.
• No iniciadas: FIO > Hoy + FLO > Hoy.
  Se pueden agrupar opcionalmente igual que las Iniciadas, es decir, por FLO. Esto es particularmente útil para UPAs o resultados sobre las que todavía no se puede hacer nada y para las que la distancia entre su FIO y su FLO es muy pequeña, por ejemplo, si hoy es lunes, algo que no puedo empezar a hacer hasta el miércoles pero que tengo que haber terminado sin falta para el viernes.

Por su parte, la vista FRF contiene los recordatorios asociados a fechas objetivas que cumplen los siguientes criterios:

• Son UPAs y resultados.
• No tienen FLO.
• Su FIO es posterior a la fecha actual.

La vista FRF es una vista auxiliar que puede resultar muy útil revisar durante las revisiones de mantenimiento del sistema o en las revisiones proactivas del mismo (más adelante escribiré un post específico sobre los tipos de revisión en OPTIMA3^®).

Y esto es todo por ahora. Ya sabes que OPTIMA3^® se desarrolla con vocación de beta-permanente, por lo que todo el contenido anterior puede ir cambiando a lo largo del tiempo si con ello considero que mejora la metodología.