Cómo gestionar eficazmente tus tareas rutinarias

Si sigues este blog desde hace un tiempo, ya sabes que recomiendo usar listas de acciones para gestionar el trabajo pendiente.

Una pregunta que recibo frecuentemente es hasta qué punto hay que apuntar las tareas. Es obvio que debes gestionar bien las acciones que pertenecen a este proyecto tan importante, ¿pero qué hacer con las tareas más rutinarias?

Si pasas cada día un rato contabilizando los tíquets de gasto en la contabilidad de la empresa, ¿deberías definir esta actividad como un proyecto? Además, ¿debería ser cada factura una acción en tu lista?

En primer lugar, llevar la contabilidad de la empresa no es un proyecto, porque no existe un estado final en que has terminado el proyecto. Llevar la contabilidad es una responsabilidad.

La planificación en concreto depende de la situación y del tamaño de la responsabilidad. A continuación explico tres maneras de planificar responsabilidades o tareas rutinarias utilizando en tres ejemplos: preparar la comida, regar las plantas y revisar la planificación de la semana.

Preparar la comida

Supongo que no tienes la acción ‘Preparar la comida’ apuntada en tu lista de acciones o en tu calendario. ¿Porque no? Pues, porque es un hábito.

“Ya sabes cuándo debes cepillarte los dientes, ¿pero cómo gestionas otras tareas rutinarias?”

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Hay cosas que son tan obvias y tan pequeñas que no es necesario planificarlas al detalle. Ya sabes a qué hora debes preparar la comida, igual que sabes cuándo debes cepillarte los dientes, a qué hora debes ir a la oficina y cuando debes encender el ordenador.

No hace falta controlar estas acciones, porque no existe ningún riesgo de no saber que hacer.

Por cierto, eso es la razón porque valoro tanto a mis rutinas y rituales, porque son acciones que tengo delegadas a mi subconsciencia y no consuman mi atención.

Regar las plantas

También hay acciones repetitivas del tipo ‘regar las plantas’, que es algo que debes hacer con cierta frecuencia—por ejemplo, más o menos cada dos semanas—pero no está fijado en qué día y qué momento debes hacerlo.

Otros ejemplos de este tipo de acción son procesar el correo (lo hago más o menos dos veces al día), regar las plantas (cada dos días) y descargar las copias de seguridad del blog (cada mes). Son acciones pequeñas que debes hacer en un periodo concreto, pero dentro de este periodo tienes libertad.

Algunas de estas acciones son acciones rutinarias o hábitos que no requieran seguimiento. Por ejemplo, no tengo apuntado que tengo que clasificar mi correo electrónico, porque ya lo hago automáticamente. Tampoco apunto cuando tengo que limpiar el coche, porque al usarlo ya noto cuando está sucio.

No obstante, para regar las plantas necesito un poquito de ayuda para no olvidarlo.

Existen varias posibilidades para hacer este tipo de seguimiento: puedes crear una tarea repetitiva en tu aplicación de acciones, puedes trabajar con un checklist diario o semanal con cosas que debes hacer cada día o puedes usar una aplicación especial para este tipo de tareas como por ejemplo Productive o While.

Revisar la planificación de la semana

Finalmente, hay tareas del tipo ‘Revisar la planificación de la semana’ que son como las tareas anteriores (puedes hacerlo cualquier día de la semana), pero como necesitas un periodo bastante grande sin interrupciones, quizás es mejor planificarlo en el calendario para asegurarte que tienes tiempo libre para realizarlo.

Para volver al ejemplo inicial de la contabilidad, puede ser que también deberías reservar un tiempo cada día para hacerlo, aunque no es necesario crear una cita para cada factura.

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Seguramente tu también tienes acciones rutinarias como los tres ejemplos anteriores. Solo hay que mirar si esas acciones coinciden con uno de los tres modelos que he explicado. ¿Qué tareas rutinarias tienes y cómo las gestionas?

Jeroen Sangers

Fundador del Canasto, formador y consultor artesano especializado en mejorar el rendimiento de personas, equipos de trabajo y organizaciones utilizando las modernas técnicas y herramientas de efectividad y colaboración.