Como gestionar la carpeta En espera

Tanto en el correo electrónico (lo gestiono con el sistema Inbox 0) como en la gestión de mis tareas, uso la carpeta de En espera. En esta carpeta guardo las acciones que he delegado (para su seguimiento), o bien si estoy esperando algún dato o respuesta externa para algo en lo que estoy trabajando.

Mi prioridad absoluta ha sido siempre que no se me desborde la carpeta de Acciones próximas, pero estos días, me he dado cuenta de una cosa, la de En espera, también tiene sus peligros, ya que a pesar de las revisiones sistemáticas, ha engordado considerablemente.

Esta carpeta o lista contiene acciones que no dependen directamente de mi, pero que si afectan mucho mi trabajo, mi flujo de tareas, mis plazos de entrega y, si algunas tareas delegadas se eternizan, afectan también mis áreas de responsabilidad. Por todo esto, he creído necesario revisar que está pasando y establecerme unas normas claras para la gestión de la carpeta En espera.

En primer lugar, establecer una revisión mínima de dos/tres veces por semana y incorporarla a mi sistema de gestión de tareas. No es que hasta ahora no lo hiciera, lo que pasa es que seguramente no lo concebía como prioritario, por lo tanto he decidido aumentar mi rigor en esta revisión. Además he detectado distintos puntos críticos donde es necesario prestar especial atención.

Recordatorios.

Se deben anotar los recordatorios hechos y planificar los que se tienen que hacer (programar un sistema de notificaciones también seria un buen sistema, aunque a mi no me gustan, y prefiero ser yo mismo con la revisiones, el que recuerde las cosas). Es necesario también encontrar la frecuencia suficiente para no presionar más de lo necesario pero la suficiente para que la tarea no caiga en el olvido, se retrase tu trabajo y tu productividad quede comprometida; como es lógico los recordatorios deben ser proporcionales en tiempo y cantidad a la urgencia/importancia de lo que estás reclamando. Es interesante dividir también entre tareas delegadas, que solo la conservas para hacer un seguimiento, y las que realmente son tareas a la espera. He aplicado también un código de colores dependiendo de la trascendencia de la información que espero o de la tarea delegada; marcar en rojo las acciones con gran repercusión en mis objetivos me hace prestarles especial atención.

Revisar y acordar los plazos.

Fija con el receptor de tu demanda un plazo razonable, yo, además, le añado un par de días dentro de la mi planificación (a modo de margen de seguridad). El primer recordatorio lo envío justo al termino del plazo acordado. Siempre, ni que no lo consideres necesario, fija y acuerda un plazo. Si no tienes prisa, no lo verbalices o lo asumas así, al menos fija un plazo largo (¿3 meses?), evita la frase de: tranquilo, ya me lo darás/enviarás… tu mismo estas provocando una despriorización de tu petición. Y si es tan poco importante o trascendente…igual puedes ahorrarte de dar trabajo a otro, ¿no?

Concreción de la demanda.

Si a pesar de todo ya tienes instaladas tareas perennes en esta carpeta; debes de preguntarte si la delegación ha sido correcta o no, ¿le ha quedado claro a tu interlocutor lo que pides?, también cabe preguntarse si se ha pedido a la persona adecuada ¿tiene los conocimientos, capacidades o disponibilidad?, ¿es un problema de plazos no realistas?. En cualquiera de los tres casos debes de hablarlo y ver cual es la causa, y después de aclarar cual es el problema, reformula petición, fija un plazo realista y reprograma, o en último caso, busca otra fuente.

Recuerda que para ser realmente productivo, no basta solo con serlo tu, debes de ponerlo fácil para que todo tu entorno lo sea.